Оформлення особової картки працівника є важливою частиною кадрового діловодства на підприємстві. Одним із основних документів, що ведеться кадровою службою, є особова картка працівника за типовою формою № П-2. Саме в цьому документі зберігається основна інформація про працівника, його освіту, трудову діяльність, сімейний стан, військовий облік та інші важливі дані. Правильне заповнення картки допомагає систематизувати кадрову інформацію та забезпечує порядок у документації підприємства
Особова картка — основний обліковий документ працівника. Роботодавець обліковує особовий склад підприємства за допомогою картотеки особових карток. Особова картка працівника заповнюється на кожного працівника після прийняття його на роботу. Вона є складовою особової справи працівника і ведеться протягом усього періоду роботи на підприємстві. Після звільнення працівника картка передається до архіву та зберігається відповідно до встановлених вимог законодавства.
Процес оформлення починається зі збору необхідних документів. Працівник подає паспорт або інший документ, що посвідчує особу, реєстраційний номер облікової картки платника податків, документи про освіту, військово-облікові документи (за наявності), трудову книжку або відомості про трудову діяльність, а також інші документи, які можуть бути потрібні для оформлення трудових відносин. На підставі цих документів кадровик вносить інформацію до форми П-2. Зразок заповнення особової картки працівника є далі у статті.
Особова картка містить кілька розділів, які заповнюються поступово. У першому розділі зазначаються загальні відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце проживання, контактні дані, освіта та спеціальність. Далі вказується інформація про прийняття на роботу, посаду, структурний підрозділ та дату початку роботи. Наступні розділи стосуються трудової діяльності, переведень, підвищення кваліфікації, відпусток і заохочень.
Окрему увагу приділіть розділу щодо військового обліку, який заповнюється відповідно до військово-облікових документів працівника. У разі змін у даних працівника, наприклад зміни прізвища, місця проживання або освіти, відповідні зміни вносяться до особової картки на підставі підтвердних документів.
