Електронний документообіг в Україні вже довів свої переваги. Наразі все більше підприємств переходять на цю форму документування. Тож розглядаємо особливості формування та зберігання електронних документів з урахуванням змін у законодавстві.
Електронний документообіг в Україні
Державна політика у сфері електронного документообігу в Україні реалізована у таких основних нормативно-правових актах як:
Таким чином електронний документообіг, законодавство про який розвивалося в Україні впродовж 20 років, наразі набуває нових удосконалених юридичних норм.
Отже, розглянемо електронний документообіг на підприємстві, основні правила ведення якого визначено Порядком № 1886/5 та безпосередньо змінами до нього.
Зміни у електронному документообігу
Електронні документи та електронний документообіг
Закон № 851-ІV трактує поняття «електронний документ» як документ, інформацію в якому (у т. ч. обов’язкові реквізити) зафіксовано у вигляді електронних даних. Тобто, він створений, переданий, збережений, а також перетворений електронними засобами у візуальну форму, придатну для сприйняття його змісту людиною.
Електронний документообіг — це сам процес роботи з електронними документами за допомогою спеціального програмного забезпечення (систем електронного документообігу — СЕД): перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів та ін.
Електронні документи мають такі характеристики:
- електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;
- електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);
- форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатися в кількох різних файлах;
- електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;
- електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).
Погодження створення кадрових документів велектронній формі
Електронний документообіг: переваги та недоліки
Електронний документообіг, переваги якого доведено організаціями, які його впровадили, також має й певні недоліки. Розглянемо по черзі ці аспекти.
Переваги електронного документообігу:
- можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;
- можливість використання заздалегідь заготовлених форм;
- висока швидкість передачі інформації за великою кількістю людей;
- економія паперу;
- висока компактність архіву;
- висока швидкість пошуку і одержання інформації;
- можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.
Основні переваги, які отримує організація від використання СЕД у діловодних процесах, можна розділити на кілька груп:
1. Фінансові — покращення фінансово-економічних показників діяльності організації можна пояснити зниженням рівня вартості документа, що зумовлюється зменшенням витрат на виготовлення документів, а також зменшенням площ на зберігання документа та часу їх обробки; зниженням витрат на діловодний персонал за рахунок автоматизації: найбільш рутинних й трудомістких операцій у діловодних процесах.
2. Управлінські — підвищення рівня ефективності виконання як управлінських, так і виробничих функцій зумовлено скороченням витрат часу на організацію роботи з документами, а також можливістю спільної роботи над проектом документа, що, у свою чергу, призводить до скорочення часових витрат.
3. Надійність захисту інформації — підвищення рівня захисту інформації уможливлюється завдяки використанню електронного цифрового підпису (далі — КЕП), який вважається значно надійнішим засобом захисту інформації, ніж власноручний підпис та мокра печатка.
Ознайомлення працівника з документами під цифровий власноручний підпис
4. Контролюючі — використання електронних документів в системах електроні документообігу дає змогу ефективніше контролювати виконання документів завдяки функціям автоматизованого нагадування системою про закінчення термінів виконання документа тощо.
5. Правові — електронний документ за умови наявності обов'язкових реквізитів в українському законодавстві прирівняний до традиційного документа з власноруч підписом майже в усіх випадках, крім передбачених статтею 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Обов'язковою умовою юридичної чинності електронного документа, згідно з українським законодавством, є підписання його електронним цифровим підписом.
Проблеми впровадження систем електронного документообігу:
- консерватизм персоналу, небажання навчатись і підвищувати кваліфікацію, побоювання прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає внаслідок впровадження системи електронного документообігу;
- різноманітність програмних засобів, які використовуються для автоматизації документообігу в органах державного управління;
- часті структурні зміни в організації, слабка формалізація бізнес-процесів;
- паралельне існування традиційних «паперових» і систем електронного документообігу.
Порядок роботи з електронними документами
Порядок № 1886/5 установлює, що електронний документ оформлюється за загальними правилами документування відповідно до ДСТУ 4163-2020. Тобто містить ті ж реквізити, що й документ на паперовому носії.
Однак є реквізити, оформлення яких у електронному документі має свою суто технологічну специфіку:
01 — зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим;
2 — зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
10 — дата документа;
16 — гриф затвердження документа;
17 — резолюція;
25 — гриф погодження (схвалення) документа;
29 — відмітка про виконання документа;
31 — запис про державну реєстрацію.
Розглянемо детальніше, як їх укладати в системах електронного документообігу:
Реквізити «Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим», «Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)» додаються до форм електронних документів у форматі, передбаченому для фотоелектронних документів: PDF/A-1, TIFF, FLAC, Matroska, MPEG-4 AVC/H.264 (Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання).
Інструкція з кадрового діловодства
Реквізит «Дата» зазначається в реєстраційно-моніторинговій картці (РМК) електронного документа, у метаданих та в імені файла електронного документа у форматі: рік, місяць, число. Наприклад, 2023.06.30. Відповідно до вимог паперового документообігу реквізит «Дата» фіксується:
- у змістовій частині електронного документа;
- при відтворенні дати іншого реквізиту, створеного після підписання електронного документа.
Наприклад: 27.03.2023 або 27 березня 2023 року.
Реквізити «Гриф затвердження», «Гриф погодження», «Запис про державну реєстрацію» (за наявності) оформлюються, як і на паперових документах. На кожен із цих реквізитів накладається кваліфікований електронний підпис (КЕП), хоча під час створення документа їх вже й засвідчено КЕП автора.
Примітка!
Поняття «електронний цифровий підпис», «електронна печатка» відповідно до Закону № 2155-VIII замінено на «кваліфікований електронний підпис» та «кваліфікована електронна печатка».
Відповідно, з Порядку № 1886 вилучено поняття «електронний цифровий підпис-віза», а натомість введено поняття «кваліфікований електронний підпис для візування». Поняття «паперовий примірник електронного документа» змінено на «засвідчена паперова копія електронного документа», яка є паперовою формою електронного документа, що створюється відповідно до вимог інструкції з діловодства підприємства. Створювати документ тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі Порядок № 1886 не вимагає.
Електронний кадровий документообіг також зазнав змін. Кадрові документи тепер не погоджують з архівною установою. Їх створюють за загальними правилами, які закріплено в інструкції з діловодства підприємства (Порядок № 1886).
Реквізити «Резолюція», «Відмітка про виконання документа» створюються окремо від електронного документа та оформлюються з використанням КЕП. Ці реквізити зберігаються в РМК електронного документа. Автоматизована система логічно поєднує РКК з відповідними електронними документами.
На роздрукованому документі ці реквізити будуть відтворені у вигляді QR-коду з такими даними:
- найменування установи;
- дата реєстрації та реєстраційний індекс документа, до якого створено реквізит;
- прізвище, ім’я, по батькові підписанта;
- офіційна назва кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який сформував кваліфікований сертифікат відкритого ключа для підписанта;
- серійний номер кваліфікованого сертифіката відкритого ключа підписанта;
- інформація про початок і закінчення дії кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.
Особі, яка оформила в електронному документі резолюцію або позначку про виконання документа і направлення його до справи, не обов’язково зазначати дату, ініціали та прізвище. І при друці, і на екрані компʼютера ця інформація відтворюватиметься автоматично — з позначки часу та даних про підписанта, що містяться в КЕП відповідного реквізиту.
Важливо!
Електронний документообіг підприємства змінився. Так, скасовано форму Журналу реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів. Натомість запис про знищення електронних документів робиться у Журналі обміну електронними документами у розділі «Відмовлено в реєстрації».
Також скасовано вихідне та вхідне електронне повідомлення про отримання або відхилення вхідних електронних документів та їх реєстрацію. До цього вихідний електронний документ вважався надісланим адресату, якщо він електронним повідомленням поінформував про надходження документа.
Введено нове поняття «уповноважений засвідчувач» служби діловодства та структурних підрозділів. Уповноважений засвідчувач підписує копії документів, що створюються в електронній формі. Переліки документів постійного та тривалого зберігання і список уповноважених осіб затверджуємо розпорядчим документом, наприклад, наказом керівника підприємства.
Як ознайомити працівників з кадровими документами під особистий підпис
Створення електронного документа
Проєкти електронних документів формуються за допомогою автоматизованих інформаційних систем.
Увага!
В органах виконавчої влади створення ЕД регламентовано Порядком використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 10.09.2003 № 1433.
Норми підготовки електронних документів містяться в Типовій інструкції № 55 та ДСТУ 4163-2020. На основі цих нормативно-правових актів розробляється індивідуальна інструкція з діловодства на підприємстві. При створенні індивідуальної інструкції слід урахувати структуру організації, обсяг документообігу та технічну базу.
Назви для файлів електронних документів обирають з урахуванням Вимог щодо найменування файлів електронних документів від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Вимоги щодо найменування електронних документів).
Увага!
Назви файлу проєкту електронного документа і оригіналу електронного документа мають збігатися. Однак вони можуть мати різне розширення і в різних форматах і відповідно.
Формати електронних документів наведено у Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Перелік форматів).
Якщо проєкт створено в іншому форматі, ніж визначено Переліком, то перед підписанням його конвертують у потрібний формат.
Створення електронного документа завершується накладанням на нього КЕП. Електронні підписи кількох посадових осіб накладаються у послідовності, визначеній для підписання конкретного виду документа на паперовому носії.
Підприємства, що працюють в системах електронного документообігу, застосовують КЕП чи печатку відповідно до спільного наказу Міністерства цифрової трансформації України та Державної служби спеціального зв’язку України «Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг» від 30.09.2020 № 140/614, а також Закону № 2155- VIII.
✍️ Зразки документів для кадровика
Щодо формування електронного підпису, то в Порядку теж внесено зміни.
Зокрема:
- для документів тимчасового терміну зберігання можна застосовувати удосконалені та інші види електронних підписів;
- інші види електронних підписів в електронному документообігу суб’єкти електронного документообігу використовують на договірних засадах (ст. 6 Закону № 851-IV);
- архівний документ постійного або тривалого терміну зберігання із накладеним на ньому удосконаленим видом електронного підпису засвідчує власним КЕП керівник архіву чи особа, відповідальна за ведення архіву підприємства.
Формування електронних документів з додатками
Додатки покликані пояснювати або доповнювати зміст основного документа (таблиці, списки, схеми, графіки). Електронні документи з додатками формують у XML-документ так:
- об’єднують з документом в одному файлі в тій послідовності, в якій наведено посилання на них. На проєкт електронного документа з додатками накладається КЕП;
- додатки, які є самостійними електронними документами без адресної частини і надсилатимуться із супровідним листом, об’єднуються з електронним документом, що містить супровідний лист, в одному XML-файлі;
- додатки, які затверджуються або вводяться в дію розпорядчим документом, об’єднуються з відповідним електронним розпорядчим документом в єдиному XML-файлі, що сформовано працівником служби діловодства. Ця вимога має бути закріплена в інструкції з діловодства та посадовій інструкції. Такий XML-документ засвідчується КЕП особи, яка підписала розпорядчий документ.
У тексті супровідного листа або розпорядчого документа посилання на додатки, в тому числі електронні додатки оформлюються так:
Додаток: на 7 арк. в 1 прим. (804-0000065672-2012022900000-000000034-00.pdf).
Або:
Затвердити план роботи на ІІ півріччя 2023 року, що додається (804-0000065672-20130522-00000000000124-00.pdf).
Примітка!
XML-документ у системі електронного документообігу — документ формату XML, створений відповідно до еталонної XML-схеми.
Кваліфікована електронна печатка
Кваліфікована електронна печатка є по суті спеціальним електронним підписом. Її застосовують, коли необхідне засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам (ст. 5 Закону № 852-IV) і лише за наявності в організації аналогічної «реальної» печатки, призначеної для документів із паперовим носієм інформації.
Електронну печатку на електронних документах проставляє уповноважений працівник, який має право проставляти печатку на «паперових» документах.
Створення копій електронних документів
Електронний документообіг підприємства вважається законним, якщо додаткові примірники (електронні копії) документів створені у форматах, рекомендованих Переліком форматів.
Якщо документ створено у іншому форматі, його конвертують у відповідний до Переліку форматів. Щоб створити електронну копію для паперового документа, його сканують і зберігають у форматі TIFF (*.tif) (формат для фотоелектронних документів). До конвертованого електронного документа додають відмітку про засвідчення копії та інші елементи, відповідно до порядку створення та засвідчення копій.
Електронну копію засвідчують проставленням на документі реквізиту «Відмітка про наявність документа в електронній формі» (штрих-коду або QR-коду), який згідно з ДСТУ 4163-2020 містить:
- скорочене найменування юридичної особи;
- дату реєстрації;
- реєстраційний індекс.
Відмітку про наявність документа в електронній формі розміщують у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.
Для електронних документів має проставлятися аналогічний реквізит у тому самому місці, що й для попередньої відмітки — відмітка про наявність у електронного документа примірника з паперовим носієм інформації. Наприклад:
Примірників із паперовим носієм інформації — 1.
Важливо!
Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) термінів зберігання обов’язкові паперові копії. Вони можуть створюватися як одночасно, так і в різний час.
На копію електронного документа накладається КЕП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері прописується в інструкції з діловодства підприємства.
Зберігання електронних документів
Електронний документ, його реквізити та метадані зберігаються в інформаційній автоматизованій системі (ІАС) починаючи від часу створення електронного документа до моменту його знищення або передавання в архів.
Всі дані електронного документа зберігаються в РКК і повинні містити такі відомості:
- імена файлів,
- ім’я файла XML-документа, що об’єднує електронний документ з його додатковими реквізитами та метаданими, посилання на ці файли в ІАС підприємства;
- ім’я та посилання на файл проєкту;
- термін зберігання;
- дані про збільшення тимчасового терміну зберігання електронного документа та рішення щодо продовження цього терміну (дата і номер протоколу засідання експертної комісії (ЕК) організації).
Склад обов’язкових реквізитів РКК електронного документа, передбачених Порядком № 1886/5, може бути розширений з огляду на потреби служби діловодства.
Експерт підкаже алгоритм із шести кроків, щоб правомірно залучити до роботи у вихідний. Акцент — на особливості, що діють під час воєнного стану. На допомогу — три таблиці та чотири зразки кадрових документів.
Конвертування та зберігання конвертованих електронних документів
Електронні документи, які зберігаються в організації в форматах, не визначених Переліком форматів, підлягають конвертуванню.
Терміни зберігання оригіналів електронних документів аналогічні термінам для паперових документів, встановленим типовими й галузевими переліками. Конвертовані версії зберігаються разом із оригіналом електронного документа.
З другого конвертування конвертують не оригінал електронного документа, а його останню конвертовану версію.
З третього конвертування починають видаляти конвертовані документи, що передували передостанній конвертованій версії.
Результати виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів, що підлягають конвертуванню, оформлюють такими документами:
- електронний акт про конвертування електронних документів; скачати
- електронний акт про знищеня конвертованих електронних документів, якщо разом з оригіналом зберігаються дві версії конверування; скачати
- електронний акт про внесення змін до XML-документів скачати.
Взірцева колекція кадрових документів
Конвертуванню підлягають:
- обов´язково електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання;
- документи тимчасового терміну зберігання – якщо це обумовлено в інструкції з діловодства підприємства або в окремому розпорядчому документі;
- усі дані, що містяться у файлі електронного документа, крім КЕП. Тобто, електронний документ слід передавати на конвертування без КЕП.
Підготовчі заходи з конвертування проводить служба діловодства, зокрема виявляє проєкти електронних документів, що потребують конвертування.
Подальшу роботу проводить служба інформаційного забезпечення. Вона:
- визначає програмні засоби для конвертування;
- контролює зберігання конвертованих електронних документів і їх оригіналів;
- виявляє вже конвертовані електронні документи, які підлягають черговому конвертуванню при зміні форматів, визначених Переліком форматів.
Результати роботи оформлюють такими документами:
- електронний акт про конвертування електронних документів;
- електронний акт про знищеня конвертованих електронних документів, якщо разом з оригіналом зберігаються дві версії конверування;
- електронний акт про внесення змін до XML-документів.
Акти створюють у форматі PDF/A-1 (див. Перелік форматів), а назви файлів обирають на підставі Вимог щодо найменування електронних документів. Акти подаються на розгляд ЕК організації для схвалення, після чого їх затверджує керівник організації.
Установлення неповного робочого часу директору
На підставі електронного акта служба інформаційного забезпечення конвертує відібрані документи. При конвертуванні має бути присутній відповідальний за організацію конвертування працівник служби діловодства. На конвертовані документи накладається КЕП двох осіб: безпосередньо конвертувальника та особи, яка контролювала процес.
Назви конвертованих електронних документів відрізняються від оригіналів лише номером версії конвертування.
Усі електронні документи, зазначені в акті про знищення конвертованих електронних документів, служба інформаційного забезпечення видаляє з ІАС. Служба діловодства видаляє всі конвертовані електронні документи з XML-документів (Порядок), однак забезпечує в РКК електронного документа таких відомостей про конвертування:
- ім’я та посилання на файл конвертованого електронного документа;
- дата конвертування;
- дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів;
- ім’я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на цей файл в ІАС;
- ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснила конвертування;
- ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснювала контроль за конвертуванням;
- формат файла до конвертування;
- формат файла після конвертування;
- дата знищення файла конвертованого електронного документа;
- дата та індекс акта про знищення конвертованого електронного документа;
- ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, що здійснила знищення.
Строки зберігання документів
Зміни до архівних електронних XML-документів (конвертовані електронні документи та метадані, які описують процес конвертування), вносить служба діловодства або архів організації на підставі електронного акта.
Якщо в XML-документі вже зберігаються дві попередні версії конвертованих електронних документів, перед додаванням нової версії з XML-документа видаляють меншу за номером версію конвертованого електронного документа.
На редагований XML-документ накладається КЕП осіб, відповідальних за створення XML-документів та архівних електронних документів.
