Організація зберігання документів на підприємстві завжди викликає низку питань. Який перелік строків зберігання документів? Чи існує єдиний термін зберігання кадрових документів? Усе про строк зберігання документів на підприємстві, чіткий перелік типових документів та строки їх зберігання шукайте у статті.
Частіше за все строки зберігання документів на підприємстві спливають протягом:
3 років;
5 років.
Приклад:
На підприємстві зберігають 3 роки документи, які не ввійшли до складу особових справ (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) та до наказів з кадрових питань (особового складу).
Терміни зберігання документів «5 років» встановлюються, зокрема, для документів (планів, звітів, листів) про стажування, а також для певних видів листування тощо.
Тривалий термін зберігання документів
Строки зберігання кадрових документів можуть бути і довготривалими. До документів, що мають тривалий строк зберігання (понад 10 років), належать, зокрема, деякі види документів з питань охорони праці — акти розслідування професійних захворювань та отруєнь, акти, висновки, протоколи розслідувань нещасних випадків тощо.
До категорії документів, що мають тривалий (понад 10 років) строк зберігання, належать також документи, для яких Переліком № 578/5 передбачено зберігання «До ліквідації організації». Це документи, що характеризують основні напрями діяльності організацій, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду. Такі організації не передають свої документи до державних архівів для постійного зберігання. У державних архівних установах їх включають до так званого Списку № 3. У переважній більшості це — підприємства, засновані на приватній та іншій недержавній формі власності (публічні та приватні акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю), а також організації, діяльність яких має допоміжний характер та основною функцією яких є господарське обслуговування.
Цей термін означає, що документи заборонено знищувати незалежно від того, як довго їх зберігали. Якщо підприємство, що зберігає документи, ліквідується або якимось іншим чином припиняє свою діяльність, документи з цієї категорії потрібно передати до державних архівних установ.
Приклад:
Який термін зберігання на підприємстві для Додатка № 2 до Форми державних статистичних спостережень № КН (річна) «Список кандидатів наук, які вибули у звітному періоді»?
Річні зведені таблиці по області про кандидатів наук (форма № КН (річна) «Картка обліку кандидата наук», затверджена наказом Держстату від 13.11.2014 № 343; далі — форма № КН, Наказ № 343) постійно зберігають у територіальному органі статистики. Підстава — Методичні рекомендації щодо комплектування державних архівних установ статистичною документацією, схвалені Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву від 22.12.2015, протокол засідання № 7. Список кандидатів, які вибули у звітному періоді (далі — Список), — це додаток № 2 до форми № КН. Його також зберігають постійно в тому самому органі статистики.
На підприємстві Список зберігають 5 років (ст. 303 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
