Организация хранения документов на предприятии всегда вызывает ряд вопросов. Каков список сроков хранения документов? Есть ли единый срок хранения кадровых документов? Все о сроке хранения документов на предприятии, четком перечне типовых документов и сроках их хранения ищите в статье.
Сроки хранения документов «5 лет» установливаются, в частности, для документов (планов, отчетов, писем) о стажировке, а также для определенных видов переписки и тому подобное.
Длительный срок хранения документов
Сроки хранения кадровых документов могут быть и продолжительными. К документам, имеют длительный срок хранения (свыше 10 лет), относятся, в частности, некоторые виды документов по вопросам охраны труда — акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений, акты, заключения, протоколы расследований несчастных случаев и тому подобное.
К категории документов, имеющих длительный (более 10 лет) срок хранения, относятся также документы, для которых Перечнем № 578/5 предусмотрено хранение «До ликвидации организации». Это документы, характеризующие основные направления деятельности организаций, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда. Такие организации не передают свои документы в государственные архивы для постоянного хранения. В государственных архивных учреждениях их включают в так называемый Список № 3. В подавляющем большинстве это - предприятия, основанные на частной и другой негосударственной форме собственности (публичные и частные акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью), а также организации, деятельность которых имеет вспомогательный характер и основной функцией которых является хозяйственное обслуживание.
Этот термин означает, что документы запрещено уничтожать независимо от того, как долго их хранили. Если предприятие, сохраняет документы, ликвидируется или иным образом прекращает свою деятельность, документы по этой категории нужно передать в государственных архивных учреждений.
Пример:
Срок хранения на предприятии для Приложения № 2 к Формы государственных статистических наблюдений № КН (годовая) "Список кандидатов наук, выбывших в отчетном периоде»?
Годовые сводные таблицы по области о кандидатах наук (форма № КН (годовая) «Карточка учета кандидата наук», утвержденная приказом Госкомстата от 13.11.2014 № 343, далее — форма № КН Приказ № 343) постоянно сохраняют в территориальном органе статистики. Основание — Методические рекомендации по комплектованию государственных архивных учреждений статистической документацией, одобренные нормативно-методической комиссией Укргосархива от 22.12.2015, протокол заседания № 7. Список кандидатов, выбывших в отчетном периоде (далее — Список) — это приложение № 2 к форме № КН. Его также сохраняют постоянно в одном и том же органе статистики.
На предприятии Список сохраняют 5 лет (ст. 303 Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578 / 5).
