Работник имеет право требовать справку о работе на предприятии. Работодатель обязан ее выдать. Как готовить справки и структурный подразделение отвечает за это - в статье
В справке указываем специальность, квалификацию, должность, время работы и размер заработной платы (ст. 49 КЗоТ).
Справка о заработной плате
Форма справки о заработной плате, денежное обеспечение, вознаграждение по гражданско-правовому договору определяет Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.
Указанные справки выдают на основании документов, которые сохраняют следующие структурные подразделения: кадровая служба, бухгалтерия, а также документов, уже передали на хранение в архивное подразделение предприятия.
Справка — служебный исходный документ. Чтобы учитывать справки, их регистрируют и записывают данные о документе по установленной на предприятии регистрационной форме.
Как готовить справки и какое структурное подразделение отвечает за это? Обычно справки готовит кадровая служба.
Служба делопроизводства централизованно регистрирует:
акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым;
корреспонденцию Администрации Президента Украины, ВРУ, КМУ;
поручения высших должностных лиц;
запросы;
обращения;
документы, поступившие на рассмотрение руководителя предприятия и его заместителей;
распорядительные документы;
письма за подписью руководителя и его заместителей;
протоколы и решения коллегиальных органов (п. 3 гл. 3 разд. ІІІ Правил № 1000/5).
Справки о стаже, заработной плате и другие документы, касающиеся направлений деятельности структурных подразделений, готовит структурное подразделение-исполнитель — кадровая служба или бухгалтерия.
На крупных предприятиях справки регистрирует работник соответствующего структурного подразделения.
При значительном объеме справок их регистрируют в отдельной регистрационной базе: журнале, картотеке или разделе (модули) автоматизированной системы делопроизводства, например, в журнале регистрации справок о работе, стаже, заработной плате работников. Указанную функцию определяют в инструкции по делопроизводству, в положении о кадровой службе при ее наличии как отдельного структурного подразделения, в должностной инструкции работника.
На малых предприятиях, где объем справок незначительный, их регистрирует централизованно служба делопроизводства в журнале регистрации исходящих документов.
Во время регистрации справке присваивают условное цифровое обозначение — регистрационный номер.
⭐️ Элементы регистрационного индекса справки:
порядковый номер записи о регистрации;
индекс дела, в котором хранить копию справки, по номенклатуре дел.
Порядковый номер записи о регистрации ставят в Журнале регистрации справок, если справки регистрирует структурное подразделение, или в Журнале регистрации исходящих документов, который ведет служба делопроизводства.
Журналы регистрации справок вносят отдельным заголовком в номенклатуру дел структурного подразделения, где регистрируют справки, и сводной номенклатуры дел предприятия.
Архивная справка
Справки, которые готовят на основании информации из архивных документов, переданных на хранение в архивное подразделение предприятия, присылают запрашивающему вместе с сопроводительным письмом. Письмо подписывает руководитель предприятия (п. 4 гл. 4 разд. XII Правил № 1000/5). Справка будет приложением к письму.
Регистрируйте только сопроводительное письмо в общей базе — журнале исходящих документов предприятия или в отдельном журнале или отдельном модуле электронной системы документооборота (см. Инструкцию по делопроизводству и пункты 2 и 3 главы 3 раздел III Правил № 1000/5).
Архивная справка должна иметь регистрационный номер и дату оформления. Поэтому в отдельной регистрационной форме (журнале) архивный подразделение имеет учитывать справки, подготовленные им (п. 18 разд. III Порядка выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформление архивных справок (копий, выписок), утвержденного приказом Минюста от 02.03.2015 № 295/5).
Ежегодно учитывает с № 1. Указанный номер через правостороннюю косую черту добавляйте к регистрационного индекса сопроводительного письма. Порядок регистрации закрепите в инструкции по делопроизводству. Дата сопроводительного письма должно совпадать с датой справки.
