Как составить номенклатуру дел предприятия или учреждения, сведенную или структурного подразделения на примере отдела кадров, получить образцы номенклатур дел — предлагаем воспользоваться нашими советами в этой статье
Определение термина «номенклатура дел» дано в Законе № 3814:
Номенклатура дел — это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел.
Номенклатура дел обеспечивает такие процессы в деловодстве
систематизация документов
определение сроков хранения дел (документов)
учет дел, закрепление их индексов
формирование выполненных документов в дела
поиск документов по виду и содержанию
составление описаний дел
Существуют такие виды номенклатуры дел: типовая, примерная, номенклатура дел учреждения, номенклатура дел структурного подразделения.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с одинаковой структурой, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Сроки хранения дел, предусмотренные типичной или примерной номенклатурой, переносим в номенклатуру дел учреждения без изменений.
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждое учреждение должно иметь собственную номенклатуру дел
Составление номенклатуры дел
Напомним, что порядок составления сводной номенклатуры дел учреждения, предприятия и номенклатуры дел структурных подразделений должен быть прописан в индивидуальной инструкции по делопроизводству предприятия.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Для качественного составления номенклатуры дел необходимо проанализировать деятельность учреждения, а именно: положения (уставы) об учреждении и его структурных подразделениях, штатном расписании, типовых или примерных номенклатурах дел, номенклатуры и описания дел за прошлые годы; классификаторы документов и корреспондентов; регистрационно-учетные и контрольные картотеки, типовые и ведомственные (отраслевые) перечни с указанием сроков их хранения, а также учесть задачи учреждения на следующий год.
На предприятии разрабатываются, согласовываются и утверждаются: сводная номенклатура дел, номенклатуры дел каждого структурного подразделения
Номенклатура дел учреждения, предприятия (сводная номенклатура) составляется службой делопроизводства. Методическая помощь в составлении номенклатуры дел предоставляется архивом учреждения (должностным лицом, ответственным за архив).
Номенклатура дел учреждения (сводная) состоит из номенклатур дел его структурных подразделений и содержит заголовки всех дел, заведенных в этом учреждении
При составлении номенклатуры дел учреждения используется структурный или функциональный принцип его построения. Структурный принцип используется при четко установленной структуре учреждения. В случае распределения основных функций (направлений деятельности) в бесструктурном учреждении между его работниками используется функциональный принцип. В случае производственной необходимости возможно сочетание этих принципов построения номенклатуры дел.
Структурный принцип построения номенклатуры дел
Функциональный принцип построения номенклатуры дел
Канцелярия
Организация работи
Организационный отдел
Планирование
Плановий отдел
Финансирование
Отдел кадров
Прогнозирование
Профсоюзный комитет
Работа з кадрами
Внимание!
Не забываем о номенклатуре дел первичной общественной организации (например, профсоюза), действующей на предприятии
Номенклатура дел учреждения на предприятии подписывается руководителем службы делопроизводства учреждения, визируется руководителем архива учреждения (должностным лицом, ответственным за архив) и одобряется ЭК учреждения.
Государственные архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов предприятий, учреждений и организаций. Одной из задач экспертизы ценности является выявление состава юридических и физических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда (НАФ). Факт принадлежности (или не принадлежности) к этим учреждениям влияет на процедуру согласования номенклатуры дел соответствующим архивным учреждением
Учреждения, в деятельности которых образуются документы НАФ
подают свою номенклатуру дел* на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК), (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела городского совета не позднее одного года с начала деятельности
далее согласовывают свою номенклатуру дел с соответствующим государственным архивом один раз в пять лет или безотлагательно**
далее ежегодно согласованная с ЭПК (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела городского совета номенклатура дел* учреждения, предприятия позже декабря текущего года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем учреждения и вводится действие с 1 января следующего календарного года
Учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ
представляют свою номенклатуру дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК), (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела городского совета не позднее одного года с начала деятельности
далее согласовывают свою номенклатуру дел с соответствующим государственным архивом один раз в пять лет или безотлагательно**
далее ежегодно согласованнаяа с соответствующим архивным учреждением и ЭК органа высшего уровня номенклатура дел* учреждения, предприятия позже декабря текущего года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем учреждения и вводится действие с 1 января следующего календарного года
Учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ и не имеются высшего уровня учреждений
номенклатура дел одобряется собственной ЭК
далее ежегодно согласованная с собственной ЭК номенклатура дел учреждения, предприятия позже декабря текущего года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем учреждения и вводится действие с 1 января следующего календарного года
*одобрена собственной ЭК
**в случае существенных изменений в собственности имущества, структуре, функциях и характере работы учреждения, утрате силы типовым (отраслевым) перечнем документов с указанием сроков их хранения
Согласованную ЭПК соответствующего государственного архива номенклатуру дел утверждает руководитель учреждения.
Номенклатура дел учреждения составляется в четырех экземплярах*
первый (неприкосновенный) сохраняется в делопроизводстве
второй (используется службой делопроизводства как рабочий)
третий — передается в архив учреждения для контроля за формированием дел в структурных подразделениях
четвертый — направляется в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета или орган высшего уровня
* Учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ, составляют номенклатуру дел учреждения в трех экземплярах, если у них нет органа высшего уровня
В конце года номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел закрываются итоговыми записями о фактическом наличии заведенных за год дел.
Номенклатура дел учреждения, предприятия (сводная) составляется по унифицированной форме, приведенной в приложении 10 к Правилам 1000/5.
Номенклатура дел структурного подразделения, в том числе и отдела кадров, составляется по унифицированной форме, приведенной в приложении 11 к Правилам 1000/5.СКАЧАТЬ
Номенклатуру дел на следующий год каждое структурное подразделение (в том числе отдел кадров) должно разработать до 15 ноября текущего года.
Подготовку проекта номенклатуры дел отдела кадров, как правило, осуществляет ответственный работник этого отдела с привлечением других специалистов. Методическую помощь в подготовке и оформлении номенклатуры дел оказывают работники службы делопроизводства. Ответственность за подготовку номенклатуры по делам отдела кадров несет руководитель отдела.
Номенклатура дел отдела кадров подписывается руководителем отдела и визируется руководителем архива учреждения (должностным лицом, ответственным за архив).
Унифицированная форма номенклатуры дел подразделения предусматривает 5 граф:
Индекс дела;
Заголовок дела (тома, части);
Количество дел (томов, частей);
Срок хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню;
Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
Графа первая — «Индекс дела» — состоит из индекса структурного подразделения предприятия (согласно штатному расписанию) и порядкового номера дела, например: 05-03, где 05 — индекс отдела кадров; 03 — номер дела в соответствии с порядком нумерации в пределах раздела. Например: «05-03. Приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения».
Графа вторая — «Заголовок дела» — В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок должен кратко и в самом общем виде раскрывать основное содержание и состав документов дела. Недопустимо употреблять в заголовках формулировку типа: «разные переписки», «общие материалы», «то же самое» и проч., а также сложные грамматические обороты.
Формулировки заголовков предлагаем сверять с Перечнем № 578/5.
Размещение заголовков дел в номенклатуре должно соответствовать степени важности вопросов.
Как правило, первой размещают группу дел, включающую документы органов высшего уровня (указы, постановления, приказы, поручения). Например «05-01. Нормативно-правовые акты Президента Украины, государственных органов и органов местного самоуправления, касающиеся работи с кадрами».
Далее — группа организационно-распорядительной документации. Например: «05-02. Приказы по основной деяльности (копии)».
Потом размещают организационные документы, относящиеся к деяльности структурного подразделения. Например: «05-09. Положение об отделе кадров (копия), должностные инструкции работнков отдела (копии)».
За ними указывается планово-отчетная документация. Например: «05-15. Годовой план работы по военному учету».
После этого указывается группа дел, которая начинается со слова «документы». После термина «документы» в скобках обязательно приводятся основные виды документов, находящихся в деле. Например: «05-16. Документы (справки, отчеты, ведомости) о зайнятости и трудоустройстве граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, трудоустройстве лиц с инвалидностью». В этой группе дел рекомендуем размещать личные дела и карточки работников, трудовые книжки.
Следующая группа дел, которая начинается со слова «переписки». В этой группе первыми размещаются дела, содержащие переписку с органами высшего уровня, затем переписку с другими учреждениями. Например: «05-41. Переписка о подготовке, переподготовке и повышении кваліфікации работников».
Завершают номенклатуру учетно-справочные виды документов (книги, журналы, картотеки, реестры) и номенклатура дел. Примеры:«05-41. Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения», «05-48. Журнал учета личных дел», «05-74. Номенклатура дел отдела кадров».
Графу третью номенклатуры дел — «Количество дел» — заполняют с окончанием делопроизводительного года, когда известно, какое количество дел образовалось в прошлом делопроизводственном году. Эти данные отражают также в итоговой записи, которую обязательно оформляют по окончании делопроизводительного года.
Сроки хранения и ссылки на статьи Перечня 578/5 или соответствующего отраслевого перечня документов со сроками хранения указывают в четвертой графе номенклатуры дел. Основные разделы Перечня 578/5, важные для определения сроков хранения дел в номенклатуре дел отдела кадров, это: «Розділ I. Документи, що створюються в управлінській діяльності», «Розділ 5. Трудові відносини», «Розділ 6. Робота з кадрами».
Обратите внимание!
Не приобщаем к делам документы с разными — постоянным и временным — сроками хранения
В графе 5 «Примечание» делаются отметки о переходных делах; о форме создания документов дела (электронное, бумажное, смешанное); о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в архив учреждения или других учреждений для их продления и т. п.
Номенклатура дел должна включать всю документацию структурного подразделения, в том числе, внутреннюю документацию и получаемую извне. В номенклатуру дел включаются, как правило, оригиналы документов. По решению ЭК учреждения в номенклатуру дел могут включаться копии тиражируемых документов.
В номенклатуру дел включаются также электронные документы.
Переходные дела, которые ведутся несколько лет, вносят в номенклатуру дел под одним индексом.
Не следует механически переносить из старой номенклатуры названия дел, которые фактически не заводят.
В номенклатуру не включают:
печатные издания;
брошюры;
справочники;
реферативные журналы;
экспресс-информацию и т.д.
Номенклатура дел отдела кадров как структурного подразделения составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается службе делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел учреждения, второй остается в отделе кадров для использования в работе.
В течение делопроизводительного года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатуры дел, в частности, при необходимости включают в них новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя резервные индексы в конце номенклатуры (это 3-5 номеров).
В конце года уточненная номенклатура дел структурного подразделения (отдела кадров) обязательно закрывается итоговой записью, в которой указываются количество и категории фактически заведенных за год дел. Лицо, ответственное за делопроизводство, проставляет в графе 3 номенклатуры количество фактически заведенных дел. Затем подсчитывает: сколько было заведено дел постоянного, длительного (более 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Отдельно по каждому сроку проставляет количество переходных дел и дел с отметкой ЭПК.
Экземпляр закрытой номенклатуры дел отдела кадров передают в службу делопроизводства.
Відповідно до Закону України 24 грудня 1993 р. № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон 3814) і Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі - Правила 1000/5), усі установи незалежно від форми власності не пізніше одного року з початку діяльності мають підготувати номенклатуру справ і погодити її з відповідною державною архівною установою або архівним відділом міської ради.
складання описів справ
Профспілковий комітет
Профспілковий комітет
В течение делопроизводительного года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатуры дел, в частности, при необходимости включают в них новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя резервные индексы в конце номенклатуры (это 3-5 номеров).
В конце года уточненная номенклатура дел структурного подразделения (отдела кадров) обязательно закрывается итоговой записью, в которой указываются количество и категории фактически заведенных за год дел. Лицо, ответственное за делопроизводство, проставляет в графе 3 номенклатуры количество фактически заведенных дел. Затем подсчитывает: сколько было заведено дел постоянного, длительного (более 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Отдельно по каждому сроку проставляет количество переходных дел и дел с отметкой ЭПК.
Экземпляр закрытой номенклатуры дел отдела кадров передают в службу делопроизводства.
