Номенклатура справ — це фундамент організації документообігу. Вона визначає порядок формування, зберігання та використання документів. Що передбачає номенклатура справ 2025 року? Яка номенклатура справ відділу кадрів на 2025 рік? Відповіді на ці та інші питання а також номенклатура справ (зразок 2025) — у статті.
Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого зберігання, а також для обліку справ тимчасового зберігання.
Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови.
Принцип побудови номенклатури
Особливості принципу
Структурний принцип
використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту продукції тощо). При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства, наступними розділами — структурні підрозділи, у тому числі відокремлені структурні підрозділи установи, що не мають статусу юридичної особи, у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів. Саме тут має місце номенклатура справ відділу кадрів 2025 року. Наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів установи (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо).
Функціональний принцип
Використовується в разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) у безструктурній установі між її працівниками. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).
У разі виробничої потреби можливе поєднання структурного та функціонального принципів побудови номенклатури справ.
Номенклатура справ установи підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.
Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
Номенклатура справ відділу кадрів 2025 — це важливий документ, який визначає порядок формування, зберігання та використання кадрових документів у організації. У 2025 році, з урахуванням динамічних змін у трудовому законодавстві та розвитку технологій, до складання номенклатури слід підходити особливо уважно.
Чому номенклатура справ відділу кадрів на 2025 рік так важлива?
Законодавчі зміни: регулярні зміни в трудовому законодавстві вимагають оновлення номенклатури.
Зростання обсягів кадрової документації: збільшення кількості працівників, ускладнення трудових відносин призводять до накопичення великого обсягу документів.
Перехід на електронний документообіг: багато організацій переходять на електронний документообіг, що вимагає адаптації номенклатури до нових форматів документів.
Захист персональних даних: з посиленням вимог до захисту персональних даних, особливу увагу слід приділяти зберіганню кадрових документів.
ВАЖЛИВО!
Номенклатура справ відділу кадрів має враховувати не лише традиційні кадрові документи, а й документи з військового обліку та захисту персональних даних.
