Должностные инструкции: как разработать

RU UA
Автор
порталу «Кадровик-01»
Работодатель должен разъяснить работнику его права и обязанности, обеспеченные необходимыми для работы средствами (ст. 29 КЗоТ). Как это сделать? Направляет другой нормативный акт: обязанности, права и ответственность работников закрепляют в должностных и рабочих инструкциях. Вас могут привлечь к ответственности за их возникновение. Ведь суд квалифицирует это как нарушение законодательства о труде.

Должностные инструкции в Украине 

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определены основные задачи, обязанности, права и ответственность работника при выполнении работы в определенной должности (по соответствующей профессии).

Должностная инструкция должна быть разработана для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Обязанность работодателя — проинструктировать работника и определить рабочее место до начала работы по заключенному трудовому договору (ст. 29 КЗоТ). В частности, работодатель должен обеспечить работника необходимыми средствами, разъяснить права и обязанности.

Наличие должностных инструкций — обязательно на каждом предприятии. Их отсутствие во время проверки инспектор труда будет квалифицировать как нарушение законодательства о труде.

Конечно, разрабатывают должностные инструкции не только для того, чтобы избежать штрафных санкций. Их польза — неоспорима: работник четко осознает, каких результатов от него ждут, как будет оцениваться работа, какая ответственность предусмотрена за невыполнение установленных требований.

К примеру, если работника при приеме на работу не ознакомили с должностной инструкцией, а через некоторое время уволили за непрохождение испытания, — суд будет на стороне работника. Ведь ему не разъяснили, что и как следует делать.

Отсутствие должностной инструкции влечет за собой и проблемы при увольнении в связи с систематическим неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором (если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания согласно п. 3 ст. 40 КЗоТ).

Типовая должностная инструкция

Унифицированные формы для должностной и рабочей инструкций содержит Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный протоколом Методической комиссии Госкомархива от 20.06.2006 № 3. Скачайте бланк и составьте должностную инструкцию по шаблону.

Типовая должностная инструкция СКАЧАТЬ

Структура должностной инструкции

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

  • Общие положения
  • Задачи и обязанности
  • Права
  • Ответственность
  • Должен знать
  • Квалификационные требования
  • Взаимоотношения (связи) по профессии, должности

Рабочая инструкция имеет такую же структуру текста, но при необходимости ее можно дополнить разделом «Примеры работ».

Разделы следует нумеровать арабскими цифрами и размещать в определенной последовательности.

Содержание разделов должностных инструкций

Название раздела

Содержание

Примечания

Общие положения

Укажите основные сведения о должности:

  • наименование в соответствии со штатным расписанием;
  • название структурного подразделения;
  • подчиненность;
  • категорию персонала (руководитель, профессионал, специалист, технический служащий)

Обобщенно осветите сущность, особенности и цели выполняемых задач и работ

Укажите:

  • порядок назначения на должность и увольнения с нее;
  • непосредственную подчиненность и наличие подчиненных;
  • порядок замещения при временном отсутствии работника (отпуск, болезнь, командировка и другие уважительные причины)

Укажите, кто будет заменять работника

Перечислите нормативные документы, которыми сотрудник будет руководствоваться в профессиональной деятельности

Задачи и обязанности

Раскройте содержание работ, которые будет выполнять работник. Для этого приведите конкретные виды работ. Их характеризуют по организационно-юридическим признакам: осуществляет, организует, рассматривает, выполняет, обеспечивает, контролирует, принимает участие, готовит и т. п

Определите самостоятельный участок работы:

  • в соответствии с положением о структурном подразделении;
  • выделением группы вопросов из соответствующих направлений;
  • закреплением за работником перечня объектов управления или как перечня относительно самостоятельных вопросов.

Стоит привести перечень видов работ и функции, выполняемые

В рабочей инструкции охарактеризуйте рабочее место

Укажите обязанности работника при выполнении трудовых функций. В частности, работник обязан:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, стандартных сроков подготовки документов, требований по конфиденциальности служебной информации;
  • рационально и эффективно организовывать труд;
  • соблюдать нормы технологических процессов;
  • не допускать брака;
  • знать и выполнять требования нормативных актов по охране труда и окружающей среды;
  • соблюдать нормы, методов и приемов труда;
  • при необходимости использовать средства предупреждения и устранения природных и непредвиденных негативных явлений (пожары, аварии, наводнения и тому подобное)

Задачи и обязанности в инструкции должны соответствовать квалификационной характеристике должности или рабочей специальности Справочника квалификационных характеристик профессий работников (ДКХП).

Основные и типичные задачи и обязанности по профессионально-квалификационной характеристики можно дополнять другими видами работ, предусмотренными технологическими картами, локальными нормативными документами, трудовым договором — при условии соблюдения правил охраны труда и санитарных норм

Скачать содержание полностью

Кто разрабатывает должностные инструкции

В идеале проект должностной (рабочей) инструкции работника разрабатывает непосредственный руководитель при методической и консультационной поддержке кадровой службы. Далее этот документ подают на согласование в кадровую и юридическую службы предприятия. Однако на практике этим зачастую занимаются кадровые службы, которые привлекают руководителей структурных подразделений.

Если на вашем предприятии еще не разработаны такие инструкции, предлагаем использовать десять правил: они будут полезными и там, где права, обязанности и ответственность работников четко регламентированы.

Как составить должностную инструкцию: 10 правил

Правило 1 Создавайте должностные (рабочие) инструкции для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Права и обязанности работников должны быть регламентированы локальными нормативными актами предприятия.
Правило 2

Для руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих разрабатывайте должностные инструкции, для других категорий персонала — рабочие.

Комендант объекта, бармен, экскурсовод, визажист, охранник, монтажник ... Какие инструкции разрабатывать — должностные или рабочие? Вопрос о том, к какой категории относится та или иная профессия, можно решить с помощью кода по Классификатору профессий (КП). Подсказкой служить первая цифра кода КП. Так, цифра «1» будет свидетельствовать, что работник принадлежит к руководителям (менеджерам, управляющим). Если код КП начинается с цифры «2», профессия отнесена к категории профессионалов (для которых предусмотрен в первую очередь высокий уровень знаний в области физических, математических, технических, биологических, гуманитарных наук). Это, как правило, научные сотрудники, инженеры, врачи, исследователи, преподаватели, учителя, юристы, переводчики и др.

Правило 3 Оформляйте должностную (рабочую) инструкцию по установленной форме. Она приведена в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом Методической комиссии Государственного комитета архивов Украины от 20.06.2006 № 3 (далее — Сборник унифицированных форм ОРД). А структура и содержание должностных и рабочих инструкций определены и Общими положениями СКХП и СКХПР.

Скачать 10 правил

Внесение изменения и дополнений в должностной инструкции

Нормативные акты не обязывают работодателя просматривать должностные инструкции. Однако инструкции действуют длительное время и являются инструментом организации труда. Поэтому целесообразно периодически их просматривать.

Необходимость просматривать и вносить изменения в инструкции может быть обусловлена ​​рядом причин, например:

  • изменение наименования предприятия или структурного подразделения;
  • изменение организационной структуры;
  • изменение штатного расписания;
  • изменение положения о структурном подразделении (изменение задач структурного подразделения);
  • поправка обязанностей работника, появление новых видов деятельности, приводящие к перераспределению должностных обязанностей в связи с изменением в связи с изменением в организации производства и труда.

В должностные инструкции можно вносить изменения и дополнения только на основании приказа руководителя предприятия с согласия работника (абз. 7 п. 6 Общих положений гл. 1 Вып. 1 СКХПР; абз. 8 п. 6 Общих положений гл. 2 Вып. 1 СКХПР).

Итак, внесите изменения в должностной инструкции по следующему алгоритму:

1. Лицо, уполномоченное предлагать изменения в инструкции, подает письменные предложения руководителю кадровой службы. Он оценивает их целесообразность, выражает свое мнение руководителю предприятия, при необходимости организует разработку и согласование изменений.

2. Руководитель кадровой службы определяет, приведут изменения в инструкции к изменению обязанностей и трудовой функции работника, то есть, приведет ли это к изменению существенных условий труда.

3. Если изменения в инструкции вызванные изменениями в организации производства и труда, что привело к изменению существенных условий труда, предупредите работника за два месяца (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).

3.1. Письменно сообщите работнику о предстоящих изменениях (уточнениях) в инструкции. К сообщению добавьте проект новой инструкции. Сообщение готовьте в двух экземплярах: один — работнику, другой останется в кадровой службе.

3.2. На экземпляре кадровой службы работник после ознакомления с проектом будущей инструкции фиксирует согласие или несогласие продолжать работу с новыми обязанностями.

3.2.1. Если работник не согласен продолжать работу в новых условиях, прекратите действие трудового договора по пункту 6 статьи 36 КЗоТ с выплатой выходного пособия в размере среднего месячного заработка (ст. 44 КЗоТ).

3.2.2. Если работник соглашается с изменением обязанностей, подготовьте проект приказа. Согласие работника укажите в качестве основания для издания приказа. Приказ зарегистрируйте в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения. Так новая инструкция вводится в действие.

4. Не предупреждайте работника за два месяца, но получите от него согласие, если речь идет об уточнении задач и обязанностей, обновление перечня нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в работе, детализацию обобщенных задач, при этом сами задачи и обязанности не меняются.

4.1. Уточнение инструкций тоже документируйте приказом.

Пример должностной инструкции

Согласно пункта 14 главы 1 раздела II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 учреждения осуществляют делопроизводство на государственном языке. Документы оформляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине.

Таким образом примеры должностных инструкций на портале вы найдете на украинском языке.



зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді