Работодатель должен разъяснить работнику его права и обязанности, обеспеченные необходимыми для работы средствами (ст. 29 КЗоТ). Как это сделать? Направляет другой нормативный акт: обязанности, права и ответственность работников закрепляют в должностных и рабочих инструкциях. Вас могут привлечь к ответственности за их возникновение. Ведь суд квалифицирует это как нарушение законодательства о труде.
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определены основные задачи, обязанности, права и ответственность работника при выполнении работы в определенной должности (по соответствующей профессии).
Должностная инструкция должна быть разработана для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.
Обязанность работодателя — проинструктировать работника и определить рабочее место до начала работы по заключенному трудовому договору (ст. 29 КЗоТ). В частности, работодатель должен обеспечить работника необходимыми средствами, разъяснить права и обязанности.
Наличие должностных инструкций — обязательно на каждом предприятии. Их отсутствие во время проверки инспектор труда будет квалифицировать как нарушение законодательства о труде.
Конечно, разрабатывают должностные инструкции не только для того, чтобы избежать штрафных санкций. Их польза — неоспорима: работник четко осознает, каких результатов от него ждут, как будет оцениваться работа, какая ответственность предусмотрена за невыполнение установленных требований.
К примеру, если работника при приеме на работу не ознакомили с должностной инструкцией, а через некоторое время уволили за непрохождение испытания, — суд будет на стороне работника. Ведь ему не разъяснили, что и как следует делать.
Отсутствие должностной инструкции влечет за собой и проблемы при увольнении в связи с систематическим неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором (если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания согласно п. 3 ст. 40 КЗоТ).
Типовая должностная инструкция
Унифицированные формы для должностной и рабочей инструкций содержит Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный протоколом Методической комиссии Госкомархива от 20.06.2006 № 3. Скачайте бланк и составьте должностную инструкцию по шаблону.
В идеале проект должностной (рабочей) инструкции работника разрабатывает непосредственный руководитель при методической и консультационной поддержке кадровой службы. Далее этот документ подают на согласование в кадровую и юридическую службы предприятия. Однако на практике этим зачастую занимаются кадровые службы, которые привлекают руководителей структурных подразделений.
Если на вашем предприятии еще не разработаны такие инструкции, предлагаем использовать десять правил: они будут полезными и там, где права, обязанности и ответственность работников четко регламентированы.
До утверждения проекта инструкции визируют должностные или должностные лица. К примеру:
чаще всего — заместитель руководителя предприятия, отвечающий за направление работы структурного подразделения, руководители кадровой и юридической служб, а при отсутствии службы — менеджер по персоналу, юрисконсульт;
при необходимости — руководитель бухгалтерской службы (Рекомендации по составлению и оформлению должностной инструкции Сборника унифицированных форм ОРД).
Порядок визирования инструкций на предприятии регламентируйте инструкции по делопроизводству. Визой оформляют внутреннее согласование документа. Виза относится к так называемым управленческим реквизитам. Визируя документ, должностное лицо в пределах своих полномочий соглашается или не соглашается с его содержанием. Отсутствие визы не влияет на юридическую силу документа.
Подписание
Кто подписывает должностную инструкцию? Согласованный проект инструкции подписывает руководитель структурного подразделения, в составе которого предусмотрена должность. Указывают название должности руководителя подразделения, его собственное имя и фамилию. Руководитель подразделения проставляет личную подпись.
Утверждение должностной инструкции
Кто утверждает должностные инструкции на предприятии? В большинстве случаев утверждение должностных инструкций относится к полномочиям первого руководителя. Впрочем, он может делегировать эти полномочия другому должностному лицу. К примеру, заместителю директора по кадровым вопросам. Делегируют полномочия приказом по основной деятельности.
Кто должен утвердить должностную инструкцию руководителя предприятия, нормативные акты не направляют. Логично, чтобы это сделал высший орган, перед которым директор будет отчитываться за проведенные операции и результаты работы. Пример такого органа — общее собрание учредителей предприятия. Ведь именно учредители определяют принципы управления предприятием, пределы и полномочия, ответственности его руководителя.
Ознакомление с должностной инструкцией
Ознакомьтесь с инструкцией под личную подпись.
Отметку об ознакомлении в инструкции работник проставляет под подписью руководителя структурного подразделения — разработчика. Работник указывает:
личную подпись;
собственное имя и фамилия;
дату ознакомления.
Обычно отметку об ознакомлении размещают на последней странице инструкции. Однако работник отдела кадров может вести отдельный лист ознакомления в произвольной форме и хранить его вместе с инструкцией. Также можно вести отдельный журнал ознакомления с должностными инструкциями.
Если инструкция была разработана после принятия работника на работу, его знакомят до момента ее введения.
Хранение должностных инструкций
Номенклатурой дел предприятия предусмотрите отдельное дело — «должностные инструкции работников». Подключайте к ней оригиналы инструкций. При большом количестве дело может насчитывать несколько томов.
Дело хранят в отделе кадров или в подразделении, которое занимается делопроизводством. В структурных подразделениях дела с копиями инструкций.
Срок действия должностной инструкции: этот документ обновляется при необходимости, например, когда переименовывается учреждение или подразделение; меняют штатное расписание, обязанности подразделений или работников и т.д.
