Відповідно до статті 49 КЗпП у довідці зазначається спеціальність, кваліфікацію, посаду, час роботи і розмір заробітної плати.
Довідка про заробітну плату
Форму довідки про заробітну плату, грошове забезпечення, винагороду за цивільно-правовим договором визначає Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (у редакції постанови КМУ від 26.06.2015 № 439).
Зазначені довідки видають на підставі документів, які зберігають такі структурні підрозділи: кадрова служба, бухгалтерія, а також документів, що вже передали на зберігання до архівного підрозділу підприємства.
Службовий документ, який створило підприємство, вважають внесеним до документаційного фонду підприємства з моменту його реєстрації (Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Довідка — службовий вихідний документ. Щоб обліковувати довідки, їх реєструють і записують дані про документ за встановленою на підприємстві реєстраційною формою.
Довідка про заробітну плату (бланк)
Як готувати довідки та який структурний підрозділ відповідає за це — визначає внутрішній нормативний акт, наприклад інструкція з діловодства. Зазвичай довідки готує кадрова служба.
Як актуалізувати інструкцію з діловодства
Служба діловодства централізовано реєструє:
- акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим;
- кореспонденцію Адміністрації Президента України, ВРУ, КМУ;
- доручення вищих посадових осіб;
- запити;
- звернення;
- документи, що надійшли на розгляд керівника підприємства та його заступників;
- розпорядчі документи;
- листи за підписом керівника та його заступників;
- протоколи і рішення колегіальних органів (п. 3 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).
Довідки про стаж, заробітну плату й інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів, готує структурний підрозділ-виконавець — кадрова служба чи бухгалтерія.
На великих підприємствах довідки реєструє працівник відповідного структурного підрозділу.
При значному обсязі довідок їх реєструють в окремій реєстраційній базі: журналі, картотеці чи розділі (модулі) автоматизованої системи діловодства, наприклад, у Журналі реєстрації довідок про роботу, стаж, заробітну плату працівників. Зазначену функцію визначають в інструкції з діловодства, у положенні про кадрову службу — за її наявності як окремого структурного підрозділу, у посадовій інструкції працівника.
На малих підприємствах, де обсяг довідок незначний, їх реєструє централізовано служба діловодства в Журналі реєстрації вихідних документів.
Під час реєстрації довідці надають умовне цифрове позначення — реєстраційний індекс.
Порядковий номер запису про реєстрацію ставлять у Журналі реєстрації довідок, якщо довідки реєструє структурний підрозділ, або у Журналі реєстрації вихідних документів, який веде служба діловодства.
Журнали реєстрації довідок уносять окремим заголовком до номенклатури справ структурного підрозділу, де реєструють довідки, та зведеної номенклатури справ підприємства.
Архівна довідка
Довідки, які готують на підставі інформації з архівних документів, переданих на зберігання до архівного підрозділу підприємства, надсилають запитувачу разом із супровідним листом. Лист підписує керівник підприємства (п. 4 гл. 4 розд. XII Правил № 1000/5). Довідка буде додатком до листа.
Реєструйте лише супровідний лист у загальній базі — журналі вихідних документів підприємства або в окремому журналі чи окремому модулі електронної системи документообігу (див. інструкцію з діловодства та пункти 2 і 3 глави 3 розділу ІІІ Правил № 1000/5).
Архівна довідка повинна мати реєстраційний номер та дату оформлення. Тому в окремій реєстраційній формі (журналі) архівний підрозділ має обліковувати довідки, підготовлені ним (п. 18 розд. III Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту 02.03.2015 № 295/5).
Щороку обліковуйте з № 1. Зазначений номер через правобічну похилу риску додавайте до реєстраційного індексу супровідного листа. Порядок реєстрації закріпіть в інструкції з діловодства. Дата супровідного листа має збігатися з датою довідки.
