Особливості зберігання трудових книжок

UA RU
Під час оформлення на роботу всі працівники, окрім тих, що працевлаштовуються вперше, зобов’язані подавати на підприємство трудову книжку, складену відповідно до вимог чинного законодавства. А підприємство в свою чергу — забезпечити облік та належне зберігання трудових книжок працівників.

Облік та зберігання бланків трудових

Бланки зберігають в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою у підзвіт особі, яка відповідає за ведення трудових книжок.

Як підготуватися до переходу на електронні трудові книжки

Обліковує бланки бухгалтерія. Для цього використовують Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (далі — Книга), типова форма № П-9 якої затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277 (далі — Наказ № 277).

До Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять усі операції, пов’язані з одержанням і витратою бланків із зазначенням серії та номера кожного з них. Усі записи виконує бухгалтерія. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає до бухгалтерії:

  • звіт про наявність трудових книжок (які вона одержала раніше) і про суми, одержані за заповнені трудові книжки;
  • прибутковий ордер каси підприємства.

Як виправляти помилки в Книзі обліку руху трудових книжок

Облік трудових книжок

Облік руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба. Форма — Книга (типова форма № П-10, затверджена Наказом № 277). Кадровик реєструє в ній усі трудові книжки та вкладиші до них, які прийнято від працівників при прийнятті на роботу або оформлено на працівників, що стали до роботи вперше, зазначає серії та номери.

До внесення першого запису Книга має бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства і печаткою (за наявності) (п. 7.1 Інструкції № 58). Нехтування цією нормою — адміністративна відповідальність у 510-1700 грн за статтею 41 КпАП (постанова Ворошиловського районного суду м. Донецька від 16.02.2011 у справі № 3-471/11).

Зберігання трудових книжок

Зберігайте трудові книжки в сейфі окремо від грошей та матцінностей.

Видавайте трудову книжку на руки лише, якщо працівник звільняється. Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:

  • в особовій картці (типова форма № П-2);
  • у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Трудові книжки та їх дублікати, які працівники не одержали при звільненні, зберігайте два роки в кадровій службі окремо від трудових книжок осіб, які працюють. Після збігу цього строку незатребувані трудові книжки та дублікати передайте до архівного підрозділу підприємства.

Штрафи на роботодавця з 01.10.2022

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді