керівник експертної групи «Експертус Кадри» Цифрового видавництва Експертус, Київ
Під час оформлення на роботу всі працівники зобов’язані подавати на підприємство трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (витяг з електронної трудової книжки).
Роботодавець зберігає трудові книжки працівників, працевлаштованих до 10.06.2021. Працівники, які уклали трудовий договір після цієї дати, зберігають трудові книжки вдома.
Бланки зберігають в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою у підзвіт особі, яка відповідає за ведення трудових книжок.
Обліковує бланки бухгалтерія. Для цього використовують Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (далі — Книга), типова форма № П-9 якої затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277 (далі — Наказ № 277).
До Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять усі операції, пов’язані з одержанням і витратою бланків із зазначенням серії та номера кожного з них. Усі записи виконує бухгалтерія. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає до бухгалтерії:
звіт про наявність трудових книжок (які вона одержала раніше) і про суми, одержані за заповнені трудові книжки;
Облік руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба. Форма — Книга (типова форма № П-10, затверджена Наказом № 277). Кадровик реєстрував в ній усі трудові книжки та вкладиші до них, які прийнято від працівників при прийнятті на роботу або оформлено на працівників, що стали до роботи вперше до 10.06.2021, зазначав серії та номери.
До внесення першого запису Книга мала бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства і печаткою (за наявності) (п. 7.1 Інструкції № 58). Нехтування цією нормою — адміністративна відповідальність у 510-1700 грн за статтею 41 КпАП (постанова Ворошиловського районного суду м. Донецька від 16.02.2011 у справі № 3-471/11).
Зберігайте трудові книжки в сейфі окремо від грошей та матцінностей.
Видавайте трудову книжку на руки лише, якщо працівник звільняється. Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:
в особовій картці (типова форма № П-2);
у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Трудові книжки та їх дублікати, які працівники не одержали при звільненні, зберігайте два роки в кадровій службі окремо від трудових книжок осіб, які працюють. Після збігу цього строку незатребувані трудові книжки та дублікати передайте до архівного підрозділу підприємства, де їх повинні зберігати ще 50 років.
