Особливості зберігання трудових книжок

Облік та зберігання бланків трудових

Бланки зберігають в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою у підзвіт особі, яка відповідає за ведення трудових книжок.

Обліковує бланки бухгалтерія. Для цього використовують Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (далі — Книга), типова форма № П-9 якої затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277 (далі — Наказ № 277).

До Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять усі операції, пов’язані з одержанням і витратою бланків із зазначенням серії та номера кожного з них. Усі записи виконує бухгалтерія. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає до бухгалтерії:

• звіт про наявність трудових книжок (які вона одержала раніше) і про суми, одержані за заповнені трудові книжки;
• прибутковий ордер каси підприємства.

Корисно для кадровика

• Фахові заходи
• Підвищення кваліфікації: оберіть свій варіант

Облік трудових книжок

Облік руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба. Форма — Книга (типова форма № П-10, затверджена Наказом № 277). Кадровик реєструє в ній усі трудові книжки та вкладиші до них, які прийнято від працівників при прийнятті на роботу або оформлено на працівників, що стали до роботи вперше, зазначає серії та номери.

До внесення першого запису Книга має бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства і печаткою (за наявності) (п. 7.1 Інструкції № 58). Нехтування цією нормою — адміністративна відповідальність у 510-1700 грн за статтею 41 КпАП (постанова Ворошиловського районного суду м. Донецька від 16.02.2011 у справі № 3-471/11).

Як вести табель

Ольга Догадіна керівник експертної групи «Експертус Кадри»

Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок

Перейти до оформлення

Зберігання трудових книжок

Зберігайте трудові книжки в сейфі окремо від грошей та матцінностей.

Видавайте трудову книжку на руки лише, якщо працівник звільняється. Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:

• в особовій картці (типова форма № П-2);
• у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Трудові книжки та їх дублікати, які працівники не одержали при звільненні, зберігайте два роки в кадровій службі окремо від трудових книжок осіб, які працюють. Після збігу цього строку незатребувані трудові книжки та дублікати передайте до архівного підрозділу підприємства.