При оформлении на работу все работники обязаны подавать на предприятие трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (извлечение из электронной трудовой книжки).
Работодатель хранит трудовые книжки работников, трудоустроенных до 10.06.2021. Работники, заключившие трудовой договор после этой даты, хранят трудовые книжки на дому.
Записи в трудову книжку: мінікурс
Учет и хранение бланков трудовых
Бланки хранят в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдают по заявке в подотчет лицу, отвечающему за ведение трудовых книжек.
Учет бланков ведет бухгалтерия. Для этого используют Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — Книга), типовая форма № П-9 которой утверждена приказом Минстата от 27.10.1995 № 277 (далее — Приказ № 277).
В Книгу учета бланков
трудовых книжек и вкладышей в них вносят все операции, связанные с получением и расходованием бланков с указанием серии и номера каждого из них. Все записи делает бухгалтерия. По истечении каждого месяца лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек, подает в бухгалтерию:
- отчет о наличии трудовых книжек (которые она получила ранее) и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки;
- прибыльный ордер кассы компании.
Учет трудовых книжек
Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба. Форма — Книга (типичная форма № П-10, утвержденная Приказом № 277). Кадровик регистрировал в ней все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при принятии на работу или оформленные на работников, которые стали к работе впервые до 10.06.2021, отмечал серии и номера.
До внесения
первой записи Книга должна была быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя предприятия и печатью (при наличии) (п. 7.1 Инструкции № 58). Пренебрежение этой нормой — административная ответственность в 510-1700 грн по статье 41 КоАП (постановление Ворошиловского районного суда г. Днепр от 16.02.2011 по делу № 3-471/11).
Хранение трудовых книжек
Сохраняйте трудовые книжки в сейфе отдельно от денег и матценностей.
Выдавайте трудовую книжку на руки только, если работник увольняется. Работник должен поставить подпись о получении трудовой книги:
- в личной карточке (типичная форма № П-2);
- в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Трудовые книги и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, храните два года в кадровой службе отдельно от трудовых книг работающих. После истекшего срока невостребованные трудовые книжки и дубликаты передайте в архивное подразделение предприятия, где их должны хранить еще 50 лет.
