Трудовая книжка работника хранится на предприятии в течение всего срока трудовой деятельности, и возвращается ему при увольнении.
Ведение Книги учета движения трудовых книжек
Органом, ответственным за централизованный учет и хранение трудовых книжек в компании есть отдел управления персоналом, так называемая кадровая служба. На уполномоченного специалиста кадровой службы возлагается обязанность вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме № П-10, утвержденной приказом Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.1995 № 277.
В Книгу учета трудовых книжек необходимо вносить информацию о всех трудовых книжках и вкладышам к ним, принятых от работников при приеме на работу или оформлено на них, если лицо трудоустраивается впервые, при этом отмечается серии и номера.
Каждая страницы Книги должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью директора предприятия.
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки следует хранить в надежном защищенном месте, как правило — в сейфах отдельно от материальных ценностей и денег. Для удобства трудовые книжки складывают в ящички в алфавитном порядке. Если предприятие с большим количеством работников, трудовые книжки целесообразно хранить по каждому подразделению отдельно.
При увольнении работнику выдается его трудовая книжка. Факт возврата трудовой книжки регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и в личной карте и заверяется личной подписью работника. В дальнейшем, в случае возникновения спорных ситуаций, именно наличие подписи работника в указанных документах будет свидетельствовать о получении им трудовой книжки.
Трудовые книжки, которые по каким-либо причинам не были получены сотрудниками, должны храниться в течение двух лет в кадровой службе отдельно от трудовых книжек лиц, которые продолжают работать в компании. После завершения двух лет невостребованные трудовые книжки передаются в архив компании, где хранятся в течение пятидесяти лет, а по завершении указанного срока — уничтожаются в установленном порядке.
За несоблюдение приведенных правил уполномоченные лица кадровой службы, непосредственно осуществляющие учет, хранение и оформление трудовых книжек, несут дисциплинарную ответственность. При этом, общая ответственность за надлежащий порядок учета, хранения и оформления трудовых книжек в компании возлагается на директора.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
