Працівник, влаштовуючись на нове місце роботи, зобов’язаний надавати трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 КЗпП)
На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 2 ст. 48 КЗпП).
Розгляньмо порядок заповнення трудової книжки працівника, який працевлаштовується на перше місце роботи.
Працівник має оплатити вартість бланка трудової книжки
Якщо працівник працевлаштовується вперше і бажає оформити трудову книжку, роботодавець зобов’язаний її оформити. Якщо на підприємстві є бланки трудових книжок, керуючись пунктом 6.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58), власник чи уповноважений ним орган, виписуючи трудову, оформлюючи вкладиш до неї чи дублікат трудової книжки, стягує з працівника певну суму коштів.
Особу, якій оформлюють трудову вперше, працівник кадрової служби чи інша уповноважена на це особа направляє до каси бухгалтерії, де та має оплатити вартість бланка самої трудової книжки. Факт оплати вартості бланка засвідчує прибутковий касовий ордер, що має оформлений за установленим порядком. Крім того, на підставі касового ордеру з-під звіту відповідальної особи кадрової служби списують бланки трудових книжок, одержані в бухгалтерії. Звітність про використання бланків трудових, вкладишів до них та списання їх з-під звіту працівника кадрової служби має відповідати встановленому порядку, визначеному в локальних нормативних актах підприємства.
Які записи вносити у трудову книжку
Працівник кадрової служби, отримавши прибутковий касовий ордер, що свідчить про внесення оплати за бланк трудової, обов’язково має поставити відмітку на ньому, зазначивши серію та номер бланка трудової книжки, яка надалі буде оформлена працівнику.
Заповнення титульного аркуша трудової книжки
Згідно з пунктами 2.11, 2.12, 3.1 Інструкції № 58 на титульній (першій) сторінці зазначають відомості про працівника — прізвище, ім’я, по батькові (причому жодних скорочень не допускається) і дата народження. Особисті відомості працівника вписують на підставі паспорта.
Надалі працівник, перевіривши правильність зазначених кадровиком даних, зобов’язаний поставити свій підпис (п. 2.12 , 3.1 Інструкції № 58).
Зразок заповнення трудової книжки (титульний аркуш)
Засвідчення підписом і печаткою трудової книжки
Окрім підпису працівника, правила оформлення трудової книжки вимагають наявності на першій (титульній) сторінці підпису особи, яка відповідає за видачу трудових книжок.
Відтак, на тому самому титульному аркуші має бути поставлена печатка організації (або відділу кадрів), на якій вперше заповнюється трудова книжка. Заповнену трудову книжку з внесеним записом про прийняття на роботу поверніть працівнику на зберігання.
