Електронні трудові: 5 відповідей на актуальні запитання

У Пенсійному Фонді надали роз'яснення щодо переходу на електронні трудові книжки у форматі відповідей на запитання.

Як сканувати трудові книжки й передати до ПФУ

Насамперед надамо визначення від ПФУ:

Електронна трудова книжка (ЕТК) — це цифровий аналог паперової трудової книжки, що зберігається у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

А ось питання, на які відповів Фонд:

1. До якої дати потрібно перевести в електронний формат паперові трудові книжки? Для чого це роблять?
   Перевести паперові трудові книжки в електронний формат потрібно до 10 червня 2026 року. П’ятирічний перехідний період встановлено Законом України №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
   Переведення трудових книжок в електронний формат має на меті:
   • захист даних (унеможливлення втрати або пошкодження паперового документа);
   • спрощення процедур (автоматичне нарахування пенсії без особистого звернення, що зменшить бюрократичне навантаження);
   • уникнення втрати стажу;
   • прозорість і доступність (у будь-який момент можна перевірити інформацію про страховий стаж);
   • оптимізація роботи (оскільки паперову книжку повертають працівнику, кадровий документообіг спроститься).
2. Що далі робити з паперовою трудовою книжкою після цієї дати?
   Після оцифрування трудових книжок їх видають працівникам особисто під підпис (коректність внесення інформації можна перевірити самостійно на порталі ПФУ).
   Втім, на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі вносити записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди до трудової книжки.
3. Що буде, якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року?
   Закон України №1217-IX передбачає, що страховий стаж обчислюють за даними, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а за періоди, за які не внесено дані до реєстру — на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Це означає, що під час призначення пенсії записи з паперової трудової книжки будуть враховані.
4. Які дані можна вносити в електронну трудову книжку?
   В електронну трудову книжку вносять дані, що підтверджують страховий стаж. Окрім трудової книжки це можуть бути трудові договори, військовий квиток, диплом, свідоцтво про народження дитини, довідки про підтвердження стажу тощо.
5. Хто і як має вносити дані в електронну трудову книжку?
   Це можуть зробити і роботодавець, і сам працівник, так і роботодавець.
   Відомості про трудову діяльність подаються працівником до територіального органу ПФУ особисто або через вебпортал електронних послуг (з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису).

Результат оцифрування можна перевірити на вебпорталі ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК».

Наразі процес переходу на електронні трудові книжки ще триває. Наприклад, на Хмельниччині оцифрували документи лише 49% найманих працівників.

За інформацією Головного управління Пенсійного фонду України в Хмельницькій області