Електронні документи та електронний підпис

Автор
порталу «Кадровик-01»
Робота з електронними документами відрізняється від роботи з паперовими. Ця стаття допоможе не припуститися помилок і запровадити електронний документообіг за вимогами чинного законодавства. Така навичка стане у пригоді вже сьогодні, адже Україна впроваджує електронний документообіг, електронні документи й електронний підпис у всіх сферах суспільного життя

Що регламентує нормативна база

Як працювати з електронними документами, визначають два Закони:

Базовий документ з електронного документообігу — Закон № 851. Він визначає, як створювати, передавати, зберігати, знищувати електронні документи.

Закон № 851 визначає й основні терміни, насамперед, що таке електронний документ і електронний підпис.

Інший керівний нормативний акт з електронного документообігу — наказ Мін’юсту «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 № 1886/5. Цим наказом затверджені:

  • Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
  • Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;
  • Вимоги щодо найменування файлів електронних документів.

Які реквізити роблять електронний документ чинним

Електронний документ його ознаки та правовий статус визначені в Законі № 851.
Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством (ст. 5 Закону № 851).
Електронний документ має такі ознаки: 
  • електронний документ є програмно-технічно залежним продуктом;
  • електронний документ має широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);
  •  форма електронного документу може бути відокремлена від змісту, а зміст документу може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігатися в кількох різних файлах;
  • електронний документ може мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використання Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;
  • електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, зміна програмно-технічних засобів).
Правовий статус електронного документа та його копії визначені ст. 8 Закону № 851.
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Ірина Житкова шеф-редактор Експертус Кадри, Київ
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
1) свідоцтва про право на спадщину;
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3) в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

Інформація в електронному документі зафіксована у вигляді електронних даних. Електронний документ має статус документа, якщо містить обов’язкові реквізити.

Обов’язковий реквізит електронного документа — це обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не матиме юридичної сили (ст. 1 Закону № 851).

Обов’язкові реквізити документу: 

  • найменування юридичної особи; 

  • назва виду документа (не зазначають на листах); 

  • дата документа; 

  • реєстраційний індекс документа; 

  • заголовок до тексту документа; 

  • текст документа; 

  • підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (п. 4.4 ДСТУ 4163:2020)

Електронний документообіг: від створення до зберігання документів

Що таке електронний підпис і як його отримати

Електронний підпис використовують, щоб ідентифікувати автора електронного документа (ст. 6 Закону № 851).

Електронний підпис — це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються як підпис.

З 07.11.2018, відколи набрав чинності Закон № 2155, використовуємо термін «кваліфікований електронний підпис» (КЕП).

Щоб підписувати електронні документи, подавати електронну звітність, електронні декларації, зайти до вашої електронної трудової книжки на порталі ПФУ, маєте отримати КЕП.

КЕП — це вдосконалений електронний підпис.

Як переконатися, що адресат отримав електронний документ

У нормативних актах натрапите на такі терміни, як «автор електронного документа» й «адресат електронного документа». Розкодуємо, це нескладно. Автор електронного документа — це фізична або юридична особа, яка створила електронний документ, а адресат — фізична або юридична особа, якій електронний документ адресований.

Електронні документи відсилають чи передають в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем. Є ще один шлях — відіслати електронний носій, на який записаний цей документ, наприклад флешку.

11 змін в електронному документообігу

Як зберігати електронні документи

Зберігання електронних документів регламентовано ст. 13 Закону № 851.
Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:
  • інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
  • має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
  • у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.


зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді