Електронні документи поступово витісняють паперові та все частіше використовуються у діяльності працівників кадрової служби. Однак, на сьогодні виникає низка питань щодо їх оформлення: як зробити електронний підпис, як накласти електронний підпис на документ, яку юридичну силу має документ, підписаний електронним цифровим підписом. Ця стаття допоможе не припуститися помилок і запровадити електронний документообіг за вимогами чинного законодавства.
Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;
Вимоги щодо найменування файлів електронних документів.
Які реквізити роблять електронний документ чинним
Електронний документ, його ознаки та правовий статус визначені в Законі № 851.
Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством (ст. 5 Закону № 851).
Електронний документ має такі ознаки:
електронний документ є програмно-технічно залежним продуктом;
електронний документ має широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);
форма електронного документу може бути відокремлена від змісту, а зміст документу може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігатися в кількох різних файлах;
електронний документ може мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використання Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;
електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, зміна програмно-технічних засобів).
Важливо!
Правовий статус електронного документа та його копії визначені ст. 8 Закону № 851.
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
1) свідоцтва про право на спадщину;
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3) в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.
Інформація в електронному документі зафіксована у вигляді електронних даних. Електронний документ має статус документа, якщо містить обов’язкові реквізити.
Обов’язковий реквізит електронного документа — це обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не матиме юридичної сили (ст. 1 Закону № 851).
Обов’язкові реквізити документу:
найменування юридичної особи;
назва виду документа (не зазначають на листах);
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
заголовок до тексту документа;
текст документа;
підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (п. 4.4 ДСТУ 4163:2020)
Електронний підпис використовують, щоб ідентифікувати автора електронного документа (ст. 6 Закону № 851).
Електронний підпис — це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються як підпис.
З 07.11.2018, відколи набрав чинності Закон № 2155, використовуємо термін «кваліфікований електронний підпис» (КЕП).
Щоб підписувати електронні документи, подавати електронну звітність, електронні декларації, зайти до вашої електронної трудової книжки на порталі ПФУ, маєте отримати КЕП.
КЕП — це вдосконалений електронний підпис.
Як переконатися, що адресат отримав електронний документ
У нормативних актах натрапите на такі терміни, як «автор електронного документа» й «адресат електронного документа». Розкодуємо, це нескладно. Автор електронного документа — це фізична або юридична особа, яка створила електронний документ, а адресат — фізична або юридична особа, якій електронний документ адресований.
Електронні документи відсилають чи передають в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем. Є ще один шлях — відіслати електронний носій, на який записаний цей документ, наприклад флешку.
Зберігання електронних документів регламентовано ст. 13 Закону № 851.
Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:
інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
