Трудова книжка — це документ про трудову діяльність, за допомогою якого підтверджують стаж роботи на тому чи тому підприємстві.
⚡ ТОП-5 консультацій ⚡
- Класифікатор професій
- Відсторонення невакцинованого працівника
- Зразок оформлення наказу за ДСТУ 4163:2020
- Звіт про квоту 2022
- Трудовий договір
Правила заповнення трудової книжки
Нормативними актами, що встановлюють порядок ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання й обліку є:
- Кодекс законів про працю України (КЗпП);
- постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301 (далі — Постанова № 301);
- Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).
Бланк трудової книжки та вкладиша до неї затверджено Постановою № 301.
У день оформлення трудових відносин працівник надає роботодавцю належно оформлену трудову книжку. Без трудової книжки приймають на роботу тільки тих осіб, для яких це буде перше місце роботи.
Оформлення трудової книжки при прийнятті на роботу вперше — триваліше, включає 6 кроків для кадровика.
Після того, як працівник надає трудову книжку, її обов’язково реєструють в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Чи на усіх працівників вести трудові книжки?
Трудові книжки ведуть на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у фізичної особи понад 5 днів.
Трудові книжки ведуть також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.
На студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування в організації, також слід вести трудову книжку. Відповідно до частини третьої статті 48 КЗпП студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів трудову книжку слід оформити не пізніше п’яти днів після початку проходження стажування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуть лише за місцем основної роботи (п. 1.1 Інструкції № 58). Тобто, працівник, що працевлаштовується за сумісництвом, трудову книжку не надає.
➤ Унесення запису про роботу за сумісництвом до трудової книжки
Нормативно-правові акти не містять і норми, що зобов’язує працівника подавати копію трудової книжки при прийнятті на роботу за сумісництвом.
Однак, при укладенні трудового договору за сумісництвом роботодавець може запропонувати особі, яка працевлаштовується, подати копію трудової книжки, засвідчену в установленому порядку. Це дасть змогу роботодавцю переконатись, що кандидат має необхідний досвід для зайняття певної посади та основне місце роботи, що є підставою для укладення з працівником трудового договору саме за сумісництвом.
Які відомості слід вносити до трудової книжки, а які — не варто
Якщо маєте справу з працівником-початківцем, заповніть насамперед титульний аркуш трудової книжки(переглянути зразок ➤➤➤). Сюди вносять такі відомості, як:
- прізвище, ім’я та по батькові —повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
- дата народження — на підставі паспорта або свідоцтва про народження (п. 2.11 , 2.12 , 3.1 Інструкції № 58 ).
Далі заповнюємо трудову книжку відомостями про роботу.
Запис про навчання до занесення запису про прийняття
Унесення запису про прийняття на роботу
До внесення запису про прийняття на роботу роботодавець перевіряє трудову книжку та за необхідності вносить такі записи ➤➤➤.
Пунктом 2.14 Інструкції № 58 передбачено внесення у графу 3 трудової книжки запису про прийняття на роботу із зазначенням найменування підрозділу (цеху, відділу, дільниці, виробництва), а також посади (професії) і присвоєного розряду.
Із записом про прийняття на роботу працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці П-2, в якій повторюється відповідний запис із трудової книжки (п. 2.5 Інструкції № 58).
Запис до трудової книжки про переведення
Запис про переведення на іншу постійну роботу вносять до трудової книжки в такому самому порядку, що і записи про прийняття на роботу (п. 2.4, 2.14 Інструкції № 58).
Запис у трудовій книжці про назву роботи (професії, посади), на яку переводиться працівник, обов’язково має відповідати Класифікатору професій.
Ознайомте працівника із записом у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції № 58).
Запис про звільнення у трудовій книжці
Запис про звільнення до трудової книжки вносять у точній відповідності з формулюванням законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону (абз. 1 п. 2.26 Інструкції № 58).
Якщо працівник попередив про звільнення за два тижні, достатньо внести до трудової книжки такий запис: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП».
Окрім зазначених записів, до трудової книжки також потрібно вносити відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками, а також — про заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України. Також уносять відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
➤ Ознайомтеся з іншими зразками записів про звільнення з роботи у трудовій книжці
Які записи не слід вносити до трудової книжки
До трудових книжок не заносяться інформацію премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер.
Записи до трудової книжки про застосування до працівника стягнень — також не заносять.
Строк заповнення трудової книжки
Із пункту 1.1 Інструкції № 58 слідує, що для працівників, які працевлаштовуються не вперше, оформити трудову книжку необхідно на шостий день роботи. Для працівників-початківців строк оформлення трудової книжки менший.
Відповідно до пункту 2.2 Інструкції № 58 вперше трудову книжку заповнює власник або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття студента вищого, учня професійно-технічного навчального закладу, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, на стажування.
Але ця норма Інструкції № 58 суперечить нормі статті 48 КЗпП, відповідно до якої працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформлюється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Оскільки КЗпП має вищу юридичну силу щодо підзаконного акта (інструкції), керуватися слід саме вимогами Кодексу. Отже, заповнювати трудову книжку вперше доцільно на п’ятий день після прийняття на роботу.
Хто купує бланки трудових книжок і вкладишів до них?
Трапляються непоодинокі випадки, коли працівник, який вперше влаштовується на роботу, разом з документами надає бланк трудової книжки. Найчастіше такі бланки особи купують на вуличних розкладках, в місцях стихійної торгівлі. Прийняття кадровою службою такого бланку від працівника неприпустиме і може бути кваліфіковане як п
При виписуванні трудової книжки, вкладиша до неї або дубліката трудової книжки роботодавець стягує з працівника відповідну суму (п. 6.1 Інструкції № 58).
Працівник кадрової служби або спеціально уповноважена особа має направити працівника, якому трудова книжка оформлюється вперше, до каси бухгалтерії для сплати вартості бланка трудової книжки. Документом про сплату вартості бланка трудової книжки слугує прибутковий касовий ордер, оформлений у встановленому порядку. Цей касовий ордер є підставою для списання з-під звіту відповідальної особи кадрової служби бланків трудових книжок, отриманих у бухгалтерії. Порядок подання звітності про використання бланків трудових книжок і вкладишів до них та списання їх з-під звіту працівника кадрової служби встановлюється локальними нормативними актами підприємства.
Ведення обліку та зберігання трудових книжок на підприємстві
Облік руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба або спеціально уповноважена особою, яка оформлює прийняття та звільнення працівників, за допомогою Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.1995 № 277). У Книзі реєструють всі трудові книжки та вкладиші до них, які прийнято від працівників при прийнятті на роботу або оформлено на працівників, що стали до роботи вперше, при цьому зазначаються серії та номери.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.
Згідно із пунктом 3 Постанови № 301 трудові книжки зберігаються в організаціях і видаються лише при звільненні працівників. Трудові книжки слід зберігати в сейфі окремо від грошей та матеріальних цінностей. Зручно їх зберігати у шухлядах, розташувавши в алфавітному порядку. В організаціях з великою кількістю працівників трудові книжки зручніше зберігати окремо по кожному підрозділу, розташовуючи їх в алфавітному порядку всередині кожної групи.
Трудова книжка слід видати працівникові при звільненні, про що працівник ставить особистий підпис:
- в особовій картці № П-2;
- у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Підпис працівника у зазначених облікових формах засвідчує одержання ним трудової книжки.
❔ Де зберігати трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні.
Відповідальність за ведення трудових книжок
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
