Трудова книжка — це літопис невтомної праці особи. Тож ставитися до заповнення трудової книжки кожен кадровик має вкрай відповідально. До уваги — основні вимоги до заповнення та відповідальність за неналежне ведення трудової книжки.
Правила заповнення трудової книжки
Нормативними актами, що встановлюють порядок ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання й обліку є:
Бланк трудової книжки та вкладиша до неї затверджено Постановою № 301.
Увага!
Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають (п. 1 Постанови № 301).
У день оформлення трудових відносин працівник надає роботодавцю належно оформлену трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Оформлення трудової книжки при прийнятті на роботу вперше — триваліше, включає 6 кроків для кадровика.
Чи на усіх працівників вести трудові книжки?
Ні, з 10.06.2021 оформлюють нові трудові книжки працівникам або вносять записи в трудові книжки лише за бажанням працівників (ст. 48 КЗпП).
Які відомості слід вносити до трудової книжки, а які — не варто
Якщо маєте справу з працівником-початківцем, заповніть насамперед титульний аркуш трудової книжки. Сюди вносять такі відомості, як:
- прізвище, ім’я та по батькові — повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
- дата народження — на підставі паспорта (п. 2.11 , 2.12 , 3.1 Інструкції № 58 ).
Далі заповнюємо трудову книжку відомостями про роботу.
Унесення запису про прийняття на роботу
Порядок внесення записів про роботу визначає підрозділ «в» розділу 2 Інструкції № 58. Записи про прийняття вносять до розділу «Відомості про роботу» трудових книжок.
Подавайте відомості про прийняття в такому порядку:
Графа | Відомості |
Центровано |
3 | Повне найменування підприємства |
Нижче, вирівнювання за лівим краєм |
1 | Порядковий номер запису — 1, 2, 3… |
2 | Дата прийняття на роботу — цифровим способом, число і місяць — парами цифр із додаванням нулів за потреби. Наприклад: 25.10.2024 |
3 | Запис про прийняття. Вкажіть: - найменування роботи, професії або посади; - розряд — за наявності; - вид структурної одиниці — цех, відділ, інший підрозділ, дільниця, виробництво; - найменування структурної одиниці |
4 | Дата та номер наказу про прийняття |
Запис до трудової книжки про переведення
Запис про переведення на іншу постійну роботу вносять до трудової книжки в такому самому порядку, що і записи про прийняття на роботу (п. 2.4, 2.14 Інструкції № 58).
Запис у трудовій книжці про назву роботи (професії, посади), на яку переводиться працівник, обов’язково має відповідати Класифікатору професій.
Ознайомте працівника із записом у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції № 58).
Акт про зіпсуття трудової книжки
Запис про звільнення у трудовій книжці
Запис про звільнення до трудової книжки вносять у точній відповідності з формулюванням законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону (абз. 1 п. 2.26 Інструкції № 58).
Якщо працівник попередив про звільнення за два тижні, достатньо внести до трудової книжки такий запис: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».
Окрім зазначених записів, до трудової книжки також потрібно вносити відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками, а також — про заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України. Також уносять відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
Які записи не слід вносити до трудової книжки
До трудових книжок не заносяться інформацію премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер.
Записи до трудової книжки про застосування до працівника стягнень — також не заносять.
Строк заповнення трудової книжки
З частини другої статті 48 КЗпП слідує, що для працівників, які працевлаштовуються вперше, оформити трудову книжку необхідно не пізніше п’ятого дня роботи. Для інших працівників строки не встановлені.
Ведення обліку та зберігання трудових книжок на підприємстві
Облік руху трудових книжок і вкладишів до них працівників, прийнятих до 10.06.2021 веде кадрова служба або спеціально уповноважена особою, яка оформлює прийняття та звільнення працівників, за допомогою Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.1995 № 277). Працівники, яких працевлаштували після 10.06.2024 зберігають трудові книжки вдома.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.
Трудові книжки слід зберігати в сейфі окремо від грошей та матеріальних цінностей. Зручно їх зберігати у шухлядах, розташувавши в алфавітному порядку. В організаціях з великою кількістю працівників трудові книжки зручніше зберігати окремо по кожному підрозділу, розташовуючи їх в алфавітному порядку всередині кожної групи.
Трудову книжку слід видати працівникові при звільненні, про що працівник ставить особистий підпис:
Підпис працівника у зазначених облікових формах засвідчує одержання ним трудової книжки.
Відповідальність за ведення трудових книжок
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
