Порядок заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка - это документ о трудовой деятельности, с помощью которого подтверждают стаж работы на том или ином предприятии.

⚡ ТОП-5 консультацій ⚡

• Класифікатор професій
• Відсторонення невакцинованого працівника
• Зразок оформлення наказу за ДСТУ 4163:2020
• Звіт про квоту 2022
• Трудовий договір

Правила заполнения трудовой книжки

Нормативными актами, устанавливающими порядок ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, поставки и учета являются:

• Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ);

• постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 № 301
  (далее - Постановление № 301);
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты Украины от 29.07.1993 № 58 (далее - Инструкция № 58).

Бланк трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден Постановлением № 301.

В день оформления трудовых отношений работник предоставляет работодателю надлежащим образом оформленную трудовую книжку. Без трудовой книжки принимают на работу только тех лиц, для которых это будет первое место работы.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые - длительное, включает 6 шагов для кадровика.

После того, как работник предоставляет трудовую книжку, ее обязательно регистрируют в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

На всех ли работников вести трудовые книжки?

Трудовые книжки ведут на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица более 5 дней.

Трудовые книжки ведут также на внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, которые проходят стажировку в организации, также следует вести трудовую книжку. Согласно части третьей статьи 48 КЗоТ студентам высших и учащимся профессионально-технических учебных заведений трудовую книжку следует оформить не позднее пяти дней после начала прохождения стажировки.

Для лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведут только по месту основной работы (п. 1.1 Инструкции № 58). То есть, если работник трудоустраивается по совместительству, трудовую книжку не ведут.

Нормативно-правовые акты не содержат и нормы, обязывающей работника подавать копию трудовой книжки при приеме на работу по совместительству.

Однако, при заключении трудового договора по совместительству работодатель может предложить лицу, которое трудоустраивается, подать копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке. Это позволит работодателю убедиться, что кандидат обладает необходимым опытом для занятия определенной должности и основное место работы, является основанием для заключения с работником трудового договора именно по совместительству.

Какие сведения следует вносить в трудовую книжку, а какие - не стоит

Если имеете дело с работником начинающим, заполните прежде всего титульный лист трудовой книжки. Сюда вносят такие сведения, как:

• фамилия, имя и отчество - полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
• дата рождения - на основании паспорта или свидетельства о рождении (п. 2.11, 2.12, 3.1 Инструкции № 58).

Далее заполняем трудовую книжку сведениями о работе.

Запись об учебе до занесения записи о принятии

Ирина Потаповаруководитель экспертной группы Экспертус Кадры

Как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу, если учебное заведение внесло запись о приеме на обучение?

Разъяснение эксперта

Внесение записи о приеме на работу

До внесения записи о приеме на работу работодатель проверяет трудовую книжку и при необходимости вносит такие записи.

Пунктом 2.14 Инструкции № 58 предусмотрено внесение в графу 3 трудовую книжку записи о приеме на работу с указанием наименования подразделения (цеха, отдела, участка, производства), а также должности (профессии) и присвоенного разряда.

С записью о приеме на работу работника знакомят под роспись в личной карточке П-2, в которой повторяется соответствующая запись из трудовой книжки (п. 2.5 Инструкции № 58).

Запись в трудовую книжку о переводе

Запись о переводе на другую постоянную работу вносят в трудовую книжку в таком же порядке, что и записи о приеме на работу (п. 2.4, 2.14 Инструкции № 58).

Запись в трудовой книжке о названии работы (профессии, должности), на которую переводится работник, обязательно должна соответствовать Классификатору профессий.

Познакомьте работника с записью в трудовой книжке под подпись в личной карточке (п. 2.5 Инструкции № 58).

Запись об увольнении в трудовой книжке

Запись об увольнении в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировкой законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (абз. 1 п. 2.26 Инструкции № 58).

Если работник предупредил об увольнении за две недели, достаточно внести в трудовую книжку такая запись: «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ».

Кроме указанных записей, в трудовую книжку также нужно вносить сведения о награждении государственными наградами, а также - о поощрении за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины. Также вносят сведения об открытии, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждения.

Какие записи не следует вносить в трудовую книжку

В трудовые книжки не заносятся сведения о премиях, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

Записи в трудовую книжку о применении к работнику взысканий - тоже не заносят.

Срок заполнения трудовой книжки

Из пункта 1.1 Инструкции № 58 следует, что для работников, которые трудоустраиваются не первый раз, оформить трудовую книжку необходимо на шестой день работы. Для работников начинающих срок оформления трудовой книжки меньше.

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции № 58 впервые трудовую книжку заполняет владелец или уполномоченный им орган не позднее недельного срока со дня приема работника на работу или принятия студента высшего, ученика профессионально-технического учебного заведения, получившие профессию (квалификацию) по образовательно-квалификационному уровню «квалифицированный рабочий», «младший специалист», «бакалавр», «специалист» и продолжают учиться на следующем образовательно-квалификационном уровне, на стажировку.

Но эта норма Инструкции № 58 противоречит норме статьи 48 КЗоТ, согласно которой работникам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после принятия на работу. Поскольку КЗоТ имеет высшую юридическую силу, руководствоваться следует именно требованиями Кодекса. Итак, заполнять трудовую книжку впервые целесообразно на пятый день после принятия на работу.

Кто покупает бланки трудовых книжек и вкладышей к ним?

Бывают отдельные случаи, когда работник, который впервые устраивается на работу, вместе с документами предоставляет бланк трудовой книжки. Чаще всего такие бланки лица покупают на уличных раскладках, в местах стихийной торговли. Принятие кадровой службой такого бланка от работника недопустимо и может быть квалифицировано как нарушение.

При выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или дубликата трудовой книжки работодатель взимает с работника соответствующую сумму (п. 6.1 Инструкции № 58).

Работник кадровой службы или специально уполномоченное лицо должно направить работника, которому трудовая книжка оформляется впервые, в кассу бухгалтерии для оплаты стоимости бланка трудовой книжки. Документом об уплате стоимости бланка трудовой книжки служит приходный кассовый ордер, оформленный в установленном порядке. Этот кассовый ордер является основанием для списания из-под отчета ответственного лица кадровой службы бланков трудовых книжек, полученных в бухгалтерии. Порядок представления отчетности об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и списания их из-под отчета работника кадровой службы устанавливается локальными нормативными актами предприятия.

Ведение учета и хранения трудовых книжек на предприятии

Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба или специально уполномоченное лицо, которое оформляет прием и увольнение работников, с помощью Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.1995 № 277). В Книге регистрируют все трудовые книжки и вкладыши к ним, которые принято от работников при приеме на работу или оформлено на работников, которые приступили к работе впервые, при этом указываются серии и номера.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью.

Согласно пункту 3 Постановления № 301 трудовые книжки хранятся в организациях и выдаются только при увольнении работников. Трудовые книжки следует хранить в сейфе отдельно от денег и материальных ценностей. Удобно их хранить в ящиках, расположив в алфавитном порядке. В организациях с большим количеством работников трудовые книжки удобнее хранить отдельно по каждому подразделению, располагая их в алфавитном порядке внутри каждой группы.

Трудовую книжку следует выдать работнику при увольнении, о чем работник ставит личную подпись:

• в личной карточке № П-2;
• в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Подпись работника в указанных учетных формах свидетельствует получения им трудовой книжки.

Ответственность за ведение трудовых книжек

Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность.