Относиться к заполнению трудовой книжки каждый кадровик должен крайне ответственно. К сведению —основные требования к заполнению и ответственность за ненадлежащее ведение трудовой книжки
Правила заполнения трудовой книжки
Нормативными актами, устанавливающими порядок ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, поставки и учета являются:
Бланк трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден Постановлением № 301.
Внимание!
Трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат (п. 1 Постановления № 301).
В день оформления трудовых отношений работник предоставляет работодателю надлежащим образом оформленную трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования
Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — длительное, включает 6 шагов для кадровика.
На всех ли работников вести трудовые книжки?
Нет, с 10.06.2021 оформляют новые трудовые книжки работникам или вносят записи в трудовые книжки только по желанию работников (ст. 48 КЗоТ).
Какие сведения следует вносить в трудовую книжку, а какие — не стоит
Если имеете дело с работником начинающим, заполните прежде всего титульный лист трудовой книжки. Сюда вносят такие сведения, как:
- фамилия, имя и отчество — полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
- дата рождения — на основании паспорта или свидетельства о рождении (п. 2.11, 2.12, 3.1 Инструкции № 58).
Далее заполняем трудовую книжку сведениями о работе.
Внесение записи о приеме на работу
Порядок внесения записей о работе определяет подраздел «в» раздела 2 Инструкции № 58. Записи о принятии вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовых книжек.
Подавайте сведения о принятии в следующем порядке:
Графа | Ведомости |
Центрированно |
3 | Полное наименование предприятия |
Ниже выравнивание по левому краю |
1 | Порядковый номер записи – 1, 2, 3… |
2 | Дата принятия на работу — цифровым способом, число и месяц — парами цифр с добавлением нулей при необходимости. Например: 25.10.2024 |
3 | - наименование работы, профессии или должности; - разряд — при наличии; - вид структурной единицы — цех, отдел, другое подразделение, участок, производство; - наименование структурной единицы |
4 | Дата та номер наказу про прийняття |
Запись в трудовую книжку о переводе
Запись о переводе на другую постоянную работу вносят в трудовую книжку в таком же порядке, что и записи о приеме на работу (п. 2.4, 2.14 Инструкции № 58).
Запись в трудовой книжке о названии работы (профессии, должности), на которую переводится работник, обязательно должна соответствовать Классификатору профессий.
Познакомьте работника с записью в трудовой книжке под подпись в личной карточке (п. 2.5 Инструкции № 58).
Акт про зіпсуття трудової книжки
Запись об увольнении в трудовой книжке
Запись об увольнении в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировкой законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (абз. 1 п. 2.26 Инструкции № 58).
Если работник предупредил об увольнении за две недели, достаточно внести в трудовую книжку такая запись: «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины».
Кроме указанных записей, в трудовую книжку также нужно вносить сведения о награждении государственными наградами, а также — о поощрении за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины. Также вносят сведения об открытии, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждения.
Какие записи не следует вносить в трудовую книжку
В трудовые книжки не заносятся сведения о премиях, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.
Записи в трудовую книжку о применении к работнику взысканий — тоже не заносят.
Срок заполнения трудовой книжки
Из части второй статьи 48 КЗоТ следует, что для работников, которые трудоустраиваются первый раз, оформить трудовую книжку необходимо не позднее пятого дня работы. Для других работников сроки не установлены.
Ведение учета и хранения трудовых книжек на предприятии
Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним работников, принятых до 10.06.2021 ведет кадровая служба или специально уполномоченное лицо, которое оформляет прием и увольнение работников, с помощью Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.1995 № 277). Работники, которых трудоустроили после 10.06.2024, хранят трудовые книжки дома.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью.
Трудовые книжки следует хранить в сейфе отдельно от денег и материальных ценностей. Удобно их хранить в ящиках, расположив в алфавитном порядке. В организациях с большим количеством работников трудовые книжки удобнее хранить отдельно по каждому подразделению, располагая их в алфавитном порядке внутри каждой группы.
Трудовую книжку следует выдать работнику при увольнении, о чем работник ставит личную подпись:
Подпись работника в указанных учетных формах свидетельствует получения им трудовой книжки.
Ответственность за ведение трудовых книжек
Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность.
