Засвідчення копій документів: покроковий алгоритм

UA RU
Автор
керівник експертної групи Експертус Кадри
Копія документа — це більше, ніж просто фото чи скан. Працівник просить видати копію документа щодо його трудової діяльності? Керівник доручив підготувати копії документів для правоохоронних органів чи партнерів? Скористайтеся інструкцією від експертів, щоб правильно оформити копії, надати їм юридичної сили та мати підтвердження, що видали копії запитувачам вчасно.

Загальні положення

Копія — це точне відтворення змісту та реквізитів оригінального документа.

Копії можуть бути засвідчені й незасвідчені. Юридичну силу мають лише засвідчені копії (п. 8 гл. 10 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Засвідчуємо не всі копії, адже вірність деяких документів може підтвердити лише нотаріус.

Копії документів, які слід засвідчувати на підприємстві:

  • копії, що знімаєте з документів інших установ на вимогу суду чи правоохоронних органів;
  • копії документів з персональними даними, щодо трудової діяльності, які видаватимете працівникам за їх запитами, зокрема для вирішення правових питань в інших установах. Наприклад, заяви, накази про прийняття, переведення, заохочення тощо;
  • копії документів нових працівників для особових справ;
  • копії створених на підприємстві документів, які видаватимете іншим установам чи громадянам за запитами та з дозволу керівника;
  • копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві підприємства;
  • витяги;
  • вільні копії — передруковані чи переписані оригінали.

Копії документів, які відповідно до законодавства потребують нотаріального засвідчення — це тиражовані копії організаційно-розпорядчих документів для внутрішнього використання у підрозділах, філіях, підвідомчих структурах.

Приклади документів:

  • положення;
  • інструкції;
  • правила;
  • плани;
  • накази, тощо.

Щоб одержати незасвідчену копію, достатньо відсканувати оригінал документа. Аби підготувати копію, що має юридичну силу, дотримуйтесь установленого порядку засвідчення копій документів.

Як оформлювати витяги здокументів

Розглянемо детальніше, як відбувається завірення копій документів.

КРОК 1. Перевірте оригінал документа

Переконайтеся, що документ, який копіюватимете, надрукований розбірливо і не містить виправлень.

Правила № 1000/5 забороняють виготовляти копії документів із нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями (п. 7 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).

КРОК 2. Відскануйте документ

Офісні копіювальні апарати точно відтворюють усі зовнішні ознаки документів та художні особливості їх реквізитів.

Копія документа, виготовлена за допомогою копіювального апарата чи сканера, мовою діловодства називається факсимільною (п. 11 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).

КРОК 3. Оформте відмітку про засвідчення копії

Під реквізитом «Підпис» проставте відмітку про засвідчення копії. Структура відмітки:

  • слова «Згідно з оригіналом»;
  • назва посади й особистий підпис особи, яка засвідчує копію;
  • розшифрування підпису — власне ім’я та прізвище;
  • дата засвідчення.

Підстава — пункт 8 глави 10 розділу II Правил № 1000/5, пункт 5.26 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі — ДСТУ 4163:2020).

Зразок засвідчення копій документів

Засвідчення копій документів: покроковий алгоритм

Ви можете засвідчити кожен аркуш копії, якщо цього вимагатиме ваш керівник або запитувач копії.

Ірина Житкова шеф-редактор Експертус Кадри, Київ
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.

КРОК 4. Пронумеруйте сторінки копії

Якщо обсяг копії перевищує один аркуш і сторінки оригіналу не пронумеровані, пронумеруйте сторінки копії (п. 9 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).

Зазвичай документи друкують з одного боку аркуша, що ототожнює поняття «аркуш» і «сторінка».

Номери проставляйте посередині верхнього поля, арабськими цифрами, без слова «сторінка» чи скорочення «стор.» та без розділових знаків (п. 7.10 ДСТУ 4163-2020).

Першу сторінку не нумеруйте.

Відмітку про засвідчення копії доповніть записом про загальну кількість аркушів:

завірення копій документів

КРОК 5. Видайте копію працівнику, складіть супровідний лист для надсилання копії громадянину чи іншому підприємству

Якщо засвідчення копій документів на підприємстві робили для свого працівника — видайте. Якщо підготували їх на запит громадянина або іншого підприємства — складіть супровідний лист у двох примірниках. Копія буде додатком до супровідного листа.

Тепер ви знаєте порядок завірення копій документів. Проте, якщо працівник просить копію документа, що стосується багатьох осіб, підготуйте витяг. Замість втрачених документів виготовляйте дублікати.



зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «Як оформити відстрочку працівникам підприємства: алгоритм і судова практика», який відбудеться 11 липня. Спікер — адвокат, сертифікований експерт із військового обліку Леся Лавренюк

Щоб отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді