Копія документа — це більше, ніж просто фото чи скан. Працівник просить видати копію документа щодо його трудової діяльності? Керівник доручив підготувати копії документів для правоохоронних органів чи партнерів? Скористайтеся інструкцією від експертів, щоб правильно оформити копії, надати їм юридичної сили та мати підтвердження, що видали копії запитувачам вчасно.
Засвідчуємо не всі копії, адже вірність деяких документів може підтвердити лише нотаріус.
Копії документів, які слід засвідчувати на підприємстві:
копії, що знімаєте з документів інших установ на вимогу суду чи правоохоронних органів;
копії документів з персональними даними, щодо трудової діяльності, які видаватимете працівникам за їх запитами, зокрема для вирішення правових питань в інших установах. Наприклад, заяви, накази про прийняття, переведення, заохочення тощо;
копії документів нових працівників для особових справ;
копії створених на підприємстві документів, які видаватимете іншим установам чи громадянам за запитами та з дозволу керівника;
копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві підприємства;
витяги;
вільні копії — передруковані чи переписані оригінали.
Копії документів, які відповідно до законодавства потребують нотаріального засвідчення — це тиражовані копії організаційно-розпорядчих документів для внутрішнього використання у підрозділах, філіях, підвідомчих структурах.
Приклади документів:
положення;
інструкції;
правила;
плани;
накази, тощо.
Щоб одержати незасвідчену копію, достатньо відсканувати оригінал документа. Аби підготувати копію, що має юридичну силу, дотримуйтесь установленого порядку засвідчення копій документів.
Розглянемо детальніше, як відбувається завірення копій документів.
КРОК 1. Перевірте оригінал документа
Переконайтеся, що документ, який копіюватимете, надрукований розбірливо і не містить виправлень.
Правила № 1000/5 забороняють виготовляти копії документів із нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями (п. 7 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).
КРОК 2. Відскануйте документ
Офісні копіювальні апарати точно відтворюють усі зовнішні ознаки документів та художні особливості їх реквізитів.
Копія документа, виготовлена за допомогою копіювального апарата чи сканера, мовою діловодства називається факсимільною (п. 11 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).
КРОК 3. Оформте відмітку про засвідчення копії
Під реквізитом «Підпис» проставте відмітку про засвідчення копії. Структура відмітки:
слова «Згідно з оригіналом»;
назва посади й особистий підпис особи, яка засвідчує копію;
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Якщо обсяг копії перевищує один аркуш і сторінки оригіналу не пронумеровані, пронумеруйте сторінки копії (п. 9 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).
Зазвичай документи друкують з одного боку аркуша, що ототожнює поняття «аркуш» і «сторінка».
Номери проставляйте посередині верхнього поля, арабськими цифрами, без слова «сторінка» чи скорочення «стор.» та без розділових знаків (п. 7.10 ДСТУ 4163-2020).
Першу сторінку не нумеруйте.
Відмітку про засвідчення копії доповніть записом про загальну кількість аркушів:
КРОК 5. Видайте копію працівнику, складіть супровідний лист для надсилання копії громадянину чи іншому підприємству
Якщо засвідчення копій документів на підприємстві робили для свого працівника — видайте. Якщо підготували їх на запит громадянина або іншого підприємства — складіть супровідний лист у двох примірниках. Копія буде додатком досупровідного листа.
Тепер ви знаєте порядок завірення копій документів. Проте, якщо працівник просить копію документа, що стосується багатьох осіб, підготуйте витяг. Замість втрачених документів виготовляйте дублікати.
