Копия документа — это больше, чем просто фото или скан. Работник просит выдать копию документа о его трудовой деятельности? Руководитель поручил подготовить копии документов для правоохранительных органов или партнеров? Воспользуйтесь инструкцией от экспертов, чтобы правильно оформить копии, предоставить им юридической силы и иметь подтверждение, что выдали копии запрашивающим вовремя.
Удостоверяем не все копии, ведь верность некоторых документов может подтвердить только нотариус.
Копии документов, которые следует заверять на предприятии:
копии, снимаемые с документов других учреждений по требованию суда или правоохранительных органов;
копии документов с персональными данными, о трудовой деятельности, издавать работникам по их запросам, в том числе для решения правовых вопросов в других учреждениях. Например, заявления, приказы о приеме, переводе, поощрения и т.п.;
копии документов новых работников для личных дел;
копии созданных на предприятии документов, издавать другим учреждениям или гражданам по запросам и с разрешения руководителя;
копии исходящих документов, остающихся в делопроизводстве предприятия;
выдержки;
свободные копии — перепечатаны или переписаны оригиналы.
Копии документов, которые в соответствии с законодательством нотариального удостоверения — это тиражируемые копии организационно-распорядительных документов для внутреннего использования в подразделениях, филиалах, подведомственных структурах.
Примеры документов:
положения;
инструкции;
правила;
планы;
приказы и тому подобное.
Чтобы получить незаверенную копию, достаточно отсканировать оригинал документа. Чтобы подготовить копию, имеющий юридическую силу, следуйте установленного порядка заверения копий документов.
Рассмотрим подробнее, как происходит заверение копий документов.
ШАГ 1. Проверьте оригинал документа
Убедитесь, что документ, копировать, напечатанный разборчиво и не содержит исправлений.
Правила № 1000/5 запрещают производить копии документов с неразборчивым текстом, подчистками, предписаниями и другими неоговоренные исправления (п. 7 гл. 10 разд. II Правил № 1000/5).
ШАГ 2. Отсканируйте документ
Офисные копировальные аппараты точно воспроизводят все внешние признаки документов и художественные особенности их реквизитов.
Копия документа, изготовленная с помощью копировального аппарата или сканера, языком делопроизводства называется факсимильной (п. 11 гл. 10 разд. II Правил № 1000/5).
ШАГ 3. Оформите отметку о заверении копии
Под реквизитом «Подпись» проставьте отметку о заверении копии. Структура отметки:
слова «Согласно оригиналу»;
название должности и личную подпись лица, заверившего копию;
расшифровка подписи — собственное имя и фамилия;
дата заверения.
Отметка Копия проставляется на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа.
Если объем копии превышает один лист и страницы оригинала не пронумерованы, пронумеруйте страницы копии (п. 9 гл. 10 разд. II Правил № 1000/5).
Обычно документы печатают с одной стороны листа, отождествляет понятия «лист» и «страница».
Номера проставляйте посередине верхнего поля, арабскими цифрами, без слова «страница» или сокращение «стр.» и без знаков препинания (п. 7.10 ДСТУ 4163-2020).
Первую страницу не нумеруйте.
Отметку о заверении копии дополните записью об общем количестве листов:
ШАГ 5. Выдайте копию работнику, составьте сопроводительное письмо для отправки копии гражданину или другому предприятию
Если заверение копий документов на предприятии делали для своего работника — выдайте. Если подготовили их на запрос гражданина или другого предприятия — составьте сопроводительное письмо в двух экземплярах. Копия будет приложением к сопроводительному письму.
Теперь вы знаете порядок заверения копий документов. Однако, если работник просит копию документа, касающегося многих лиц, подготовьте подъемник. Вместо утраченных документов изготавливайте дубликаты.
