Покладення обов’язків на час відпустки: оформлюємо заміну правильно

Покладання обов’язків на час відпустки

Якщо працівник йде у відпустку, необхідно покласти виконання його обов’язків на час відпустки на іншого працівника.

Це можна здійснити такими способами:

1. Замінити працівника іншим працівником, до посадової інструкції якого внесено тимчасове виконання обов’язків відсутнього працівника.
Це, мабуть, найпростіший спосіб покладення обов’язків на час відпустки, наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у цьому випадку видавати не потрібно.

2. Покласти виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника на час відпустки на іншого працівника за його згодою без звільнення його від основних трудових обов’язків з відповідною доплатою.
Для цього керівництвом визначається необхідний обсяг робіт та працівників, на яких можна покласти додаткові обов’язки з відповідною доплатою. Працівник надає письмову згоду на виконання додаткової роботи. Кадрова служба готує наказ про покладання обов’язків на період відпустки, використовуючи зразок наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Аналогічно такому, наприклад, готується наказ про виконання обов’язків на період лікарняного до дати фактичного виходу основного працівника на роботу. У папці з кадровими документами обов’язково має бути файл під назвою «зразок наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника» — зразок, що знадобиться для оформлення такої заміни.

Алгоритм

• Призначення відповідального за ведення військового обліку

Уникайте неформального делегування обов’язків без відповідного наказу. Навіть якщо працівники домовилися між собою про тимчасову заміну, без офіційного документа важко буде довести факт виконання обов’язків, а тим більше — обґрунтувати нарахування доплати. Тому наказ про виконання обов’язків на період лікарняного або відсутності працівника з іншої причини — гарантія як роботодавця, так і працівника.

3. Оформити тимчасове замісництво.
Спосіб стане у пригоді, коли необхідно увільнити працівника від основної роботи та повністю переключити на виконання обов’язків за керівною посадою. Це може бути посада як першого керівника, так і очільника підрозділу. Для оформлення тимчасового замісництва на час відпустки необхідні такі документи:

• • згода працівника;
  • доповідна записка керівника підрозділу;
  • наказ про тимчасове замісництво на час відпустки.

Зразок наказу про замісництво на час відпустки

СКАЧАТИ

4. Оформити тимчасове переведення.
Тимчасове переведення на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається за згодою працівника. Такий спосіб доречний в разі заміни працівника, наприклад, на час відпустки для догляду за дитиною. Підставами, аби видати такий наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, є наказ про надання основному працівнику відпустки для догляду за дитиною та заява працівника про переведення. Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (зразок) знайдете в системі Експертус Кадри.

5. Укласти трудовий договір за «внутрішнім» сумісництвом з працівником підприємства.
Якщо обов’язки відпускника може виконувати інший працівник підприємства у вільний від основної роботи час, то з ним слід оформити виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника наказом про прийняття працівника на роботу за сумісництвом.

6. Укласти строковий трудовий договір з особою, що не є працівником підприємства.
Якщо підібрати заміну на час відпустки з числа працівників не вдається, слід розглядати можливість тимчасового прийняття на роботу іншого працівника за строковим трудовим договором.

Заміна директора на час відпустки

Директор має піти у щорічну відпустку за графіком, із попереднім повідомленням йому про дату початку та на підставі наказу. У цьому випадку писати заяву про надання відпустки директор не повинен. Заява директора на відпустку не є обов’язковим документом. Але директор повинен написати таку заяву на ім'я керівника вищого органу якщо дати його відпустки узгоджуються з цим керівником.

Заява директора на відпустку має містити:

• вид відпустки;
• період відпочинку;
• прохання про погодження відпустки;
• за потреби — пропозиція щодо особи, яка виконуватиме обов’язки.

Цей документ є підставою для подальшого оформлення управлінського рішення.

Коли директор йде у відпустку рекомендуємо складати два накази: безпосередньо наказ «відпустка директора» та про тимчасове виконання обов’язків директора.

Після погодження заяви видається наказ «відпустка директора», який є основним розпорядчим документом. У ньому зазначається:

• підстава для надання відпустки;
• період відсутності;
• особа, яка тимчасово виконує обов’язки;
• порядок збереження управлінських функцій.

Такий наказ є обов’язковим для забезпечення безперервності діяльності підприємства.

Трудові відносини з директором

Також якщо головний бухгалтер йде у відпустку, то необхідно обов’язково доручити іншому працівникові виконувати його обов’язки протягом відпустки. Це закріплює наказ про виконання обов’язків головного бухгалтера, зразок якого має бути в кадровій службі підприємства.

Таким чином, що наказ «Відпустка директора», що , наказ про виконання обов’язків головного бухгалтера (зразок) – запорука ефективного управління підприємством.

Особливої уваги потребує наказ про виконання обов’язків головного бухгалтера зразок, адже ця посада пов’язана з фінансовою відповідальністю.

У наказі обов’язково визначається:

• особа, яка тимчасово виконує обов’язки;
• обсяг делегованих функцій;
• відповідальність за фінансові операції;
• строк заміщення.

Належне оформлення покладення обов’язків — це не формальність, а важливий крок у забезпеченні безперервної роботи організації. Це захищає інтереси як роботодавця, так і працівника, на якого тимчасово покладено нові функції. А отже, оформлюйте документи правильно, користуйтеся перевіреними зразками, і тоді жодна відпустка не стане перешкодою для стабільної роботи вашої установи.