В кадровом делопроизводстве ситуации временного отсутствия работников являются обычной практикой, особенно когда речь идет об отпусках, больничных или командировках. В таких случаях предприятие должно обеспечить непрерывность выполнения служебных функций путем надлежащего оформления и выдать приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, образец которого вы найдете в статье
Если работник уходит в отпуск, необходимо возложить выполнение его обязанностей на время отпуска на другого работника.
Это можно осуществить следующими способами:
1. Заменить работника другим работником, в должностную инструкцию которого внесено временное исполнение обязанностей отсутствующего работника. Это, пожалуй, самый простой способ возложения обязанностей во время отпуска, приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в этом случае издавать не нужно.
2. Возложить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника на время отпуска на другого работника с его согласия без освобождения его от основных трудовых обязанностей с соответствующей доплатой. Для этого руководством определяется необходимый объем работ и работников, на которых можно возложить дополнительные обязанности с соответствующей доплатой. Работник дает письменное согласие на выполнение дополнительной работы. Кадровая служба готовит приказ о возложении обязанностей на период отпуска, используя образец приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Аналогично такому, например, готовится приказ о выполнении обязанностей на период больничного до даты фактического выхода основного работника на работу. В папке с кадровыми документами обязательно должен быть файл под названием «образец приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника» — образец, который необходим для оформления такой замены.
Возложение обязанностей осуществляется, как правило, именно на основании приказа руководителя. В нем указывается, кто именно будет исполнять обязанности отсутствующего работника, на какой срок и предусматривается ли за это дополнительная оплата. Очень важно отметить не только период временного исполнения обязанностей, но и конкретный перечень задач или функций, осуществляемых другим сотрудником. Если объем обязанностей велик или работнику придется совмещать несколько должностей, рекомендуется установить соответствующую доплату. Это позволит избежать конфликтов и станет подтверждением справедливой оплаты труда.
Избегайте неформального делегирования обязанностей без приказа.Даже если работники договорились между собой о временной замене, без официального документа трудно будет доказать факт исполнения обязанностей, а тем более обосновать начисление доплаты. Поэтому приказ об исполнении обязанностей на период больничного или отсутствия работника по другой причине гарантия как работодателя, так и работника.
3. Оформить временное заместительство. Способ пригодится, когда необходимо освободить работника от основной работы и полностью переключить на исполнение обязанностей по руководящей должности. Это может быть должность как первого руководителя, так и руководителя подразделения. Для оформления временного заместительства на время отпуска необходимы следующие документы:
согласие работника;
докладаная записка руководителя подразделения;
приказ о временном заместительстве на время отпуска.
Образец приказа о заместительстве на время отпуска
5. Заключить трудовой договор по «внутреннему» совместительству с работником предприятия. Если обязанности отпускника может выполнять другой работник предприятия в свободное от основной работы время, то с ним следует оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника приказом о принятии работника на работу по совместительству.
6. Заключить срочный трудовой договор с лицом, не являющимся работником предприятия. Если подобрать замену на время отпуска из числа работников не удается, то следует рассматривать возможность временного принятия на работу другого работника по срочному трудовому договору.
ВНИМАНИЕ!
На период действия военного положения или на период замещения временно отсутствующего работника работодателю предоставлено право принимать новых работников по срочным трудовым договорам, независимо от причин его отсутствия (абз. 2ч. 2 ст. 2 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» 15.03.2022 (№ 2136-IX)
Замена директора на время отпуска
Директор должен уйти в ежегодный отпуск по графику с предварительным уведомлением его о дате начала и на основании приказа. В этом случае писать заявление о предоставлении отпуска директор не должен. Заявление директора на отпуск не является обязательным документом. Но директор должен написать такое заявление на имя руководителя высшего органа, если даты его отпуска согласуются с этим руководителем.
Заявление директора на отпуск должно содержать:
вид отпуска;
период отдыха;
просьба о согласовании отпуска;
при необходимости — предложение по лицу, исполняющему обязанности.
Настоящий документ является основанием для дальнейшего оформления управленческого решения.
Когда директор уходит в отпуск, рекомендуем составлять два приказа: непосредственно приказ «отпуск директора» и о временном исполнении обязанностей директора.
После согласования заявления выдается приказ «отпуск директора», являющийся основным распорядительным документом. В нем указывается:
основание для предоставления отпуска;
период отсутствия;
лицо, временно исполняющее обязанности;
порядок сохранения управленческих функций.
Такой приказ обязателен для обеспечения непрерывности деятельности предприятия.
Также, если главный бухгалтер уходит в отпуск, то необходимо обязательно поручить другому работнику выполнять его обязанности в течение отпуска. Это закрепляет приказ об исполнении обязанностей главного бухгалтера, образец которого должен находиться в кадровой службе предприятия.
Таким образом, приказ «Отпуск директора», что приказ об исполнении обязанностей главного бухгалтера (образец) – залог эффективного управления предприятием.
Особое внимание требует приказ об исполнении обязанностей главного бухгалтера образца, ведь эта должность связана с финансовой ответственностью.
В приказе обязательно определяется:
лицо, временно исполняющее обязанности;
объем делегированных функций;
ответственность за финансовые операции;
срок замещения.
Должное оформление возложения обязанностей — это не формальность, а важный шаг в обеспечении непрерывной работы организации. Это защищает интересы как работодателя, так и работника, на которого временно возложены новые функции. Следовательно, оформляйте документы правильно, пользуйтесь проверенными образцами, и тогда ни один отпуск не станет помехой для стабильной работы вашего учреждения.
