Відпустка є однією з найважливіших гарантій працівника, яка забезпечує йому право на відпочинок і відновлення сил після тривалої праці. Як правильно реалізувати невикористані дні відпустки та чи актуальна у використанні щорічна основна відпустка за минулий рік? Відповідь знайдете у статті.
Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) забороняє не надавати щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також не надавати відпустки протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.
Якщо у працівника з певних причин лишилась невикористана відпустка за минулі роки, радимо погасити таку заборгованість, а в подальшому — щороку складати графіки відпусток та дотримуватись їх виконання.
Для того, аби невикористана щорічна основна відпустка за минулі роки не стала для Вас проблемою — запам’ятайте 6 простих правил.
1. Невикористані відпустки не «згорають»
Якщо з вини роботодавця або через його недбалість порушено гарантоване Конституцією право працівника на щорічний відпочинок, то з метою усунення порушення законодавства, невикористану частину щорічної відпустки (а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи, передбачені ст. 19 Закону про відпустки) надаємо працівникові у поточному робочому році.
2. У разі надання невикористаних відпусток обмеження у 59 днів не застосовується
Відповідно до частини третьої статті 10 Закону про відпустки загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.
Додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються понад щорічні основні та додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці, а також понад щорічні відпустки, встановлені іншими законами та нормативно-правовими актами (ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки).
Увага!
Обмеження щодо загальної тривалості щорічних основної та додаткових відпусток встановлено для відпусток, що надають за один робочий період, і не застосовують при наданні відпусток за різні робочі роки.
3. Якщо у попередні роки працівнику взагалі не надавали відпустку, замінити її грошовою компенсацією не можна
За бажанням працівника, невикористана частина щорічної відпустки може бути компенсована грошима (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки). При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.
Увага!
Відшкодування за відпустки можливе тільки за умови, якщо використано 24 календарних днів щорічної основної та додаткових відпусток за цей робочий рік. При цьому кількість днів відпустки, що підлягають компенсації, визначається за бажанням працівника.
Особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
Угоди про відмову від права на мінімальну щорічну оплачувану відпустку або про невикористання такої відпустки із заміною її компенсацією чи іншим чином, відповідно до національних умов, визнаються недійсними або забороняються (ст. 12 Конвенції МОП № 132). Отже, якщо працівник взагалі не отримував відпустку у попередньому році, роботодавець не має права компенсувати грошима ненаданий відпочинок.
Приклад
Працівник працює в організації з 15 лютого 2021 року. Тривалість щорічної основної відпустки становить 24 к. д. За перший і другий робочі роки (15.02.2021—14.02.2022, 15.02.2022—14.02.2023) відпустки взагалі не надавалися. Виплатити компенсацію за 48 днів відпустки, не отриманої за перший і другий робочі роки, не можна, оскільки у ці роки працівник фактично не використав жодного дня відпустки.
Приклад
Працівник, прийнятий на роботу 15 лютого 2018 року, є інвалідом ІІ групи (тривалість щорічної основної відпустки становить 30 к. д., ст. 6 Закону про відпустки), відповідно до індивідуальної програми реабілітації інваліда відсутні обмеження щодо трудової діяльності. Згідно з колективним договором працівник має право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день тривалістю 5 календарних днів. За робочий рік 15.02.2018—14.02.2019 у квітні 2018 у квітні 2014 року працівнику надано частину щорічної основної відпустки тривалістю 28 к. д. Після повернення з відпустки працівник написав заяву з проханням замінити частину щорічної основної відпустки (2 к. д.) і щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день (5 к. д.) грошовою компенсацією.
Чи має право роботодавець задовольнити прохання працівника?
Так, адже 24 календарних дні щорічної відпустки за відпрацьований робочий рік використано, а законодавчі обмеження щодо заміни відпустки грошовою компенсацією через інвалідність відсутні.
4. З метою усунення порушень у наданні відпусток графік відпусток може бути розроблено в середині поточного року
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).
Відповідаю на запитання кадровиків: у яких випадках треба змінювати чи доповнювати графік відпусток, а в яких — ні.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).
Порада
Графік відпусток розробляється наприкінці року на наступний календарний рік. Якщо графік відпусток не було складено своєчасно, виправляйте порушення одразу після його виявлення.
Виявивши порушення, кадрова служба має довести до роботодавця необхідність планування відпочинку працівників (наприклад, доповідною запискою). Роботодавець наказом визначає терміни розроблення графіка , відповідальних виконавців. У констатуючій частині наказу доцільно зазначити, що наказ видається з метою усунення порушень законодавства про відпустки.
5. Включайте у графік відпустки за поточний рік та невикористані відпустки за минулі робочі роки
Радимо включати у графік відпустки за поточний рік плани щодо надання щорічної основної відпустки за минулий рік. Якщо є заборгованості по відпустках за минулі роки, графік дозволить спланувати надання належних працівникам відпусток, насамперед, з урахуванням безперебійної роботи організації, інтересів працівників і можливості для їх відпочинку.
6. Зазначайте у наказах робочі роки, за які надаєте щорічні відпустки
Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше ніж 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки).
У наказі про надання відпустки слід вказати, за які робочі роки та якої тривалості надаєте щорічні відпустки.
Приклад
Працівника прийнято на роботу 30 березня 2018 року, тривалість щорічної основної відпустки працівника — 24 календарних дні. У квітні 2020 року новий інспектор з кадрів виявила: щорічні відпустки працівнику не надавалися.
Інспектор з кадрів визначила, що працівник має право на відпустки за два попередні робочі роки ( 30.03.2018—29.03.2019, 30.03.2019—29.03.2020). У квітні 2020 року для працівника вже розпочався відлік третього робочого року (30.03.2020—29.03.2021). За цей робочий рік працівник також має право на відпустку.
Розрахувавши невикористану відпусток, інспектор з кадрів погодила можливість використання належних відпусток з працівником і керівником структурного підрозділу.
З урахуванням інтересів працівника спланували і зафіксували у графіку відпусток, що з 05.04.2020 працівникові надано 24 дні щорічної основної відпустки за перший робочий рік і 10 днів щорічної основної відпустки за другий робочий рік. У жовтні працівнику буде надано 14 днів відпустки за другий робочий рік. Тож, заборгованість по відпустках за перший і другий робочі роки буде погашено. Водночас спланували з урахуванням побажань працівника, що відпустку за третій робочий рік (30.03.2020—29.03.2021) він використає у грудні 2020 року.
Підставою для видання наказу в нашому прикладі є графік відпусток, розроблений і затверджений всередині поточного року.
Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи в організації (деяким категоріям працівників щорічні відпустки повної тривалості можуть надаватися до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в організації — ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки). Утім, щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року.
Увага!
Якщо графіка немає (або якщо відпустки, не отримані за минулі роки, графіком не передбачено), то невикористані відпустки можуть надаватися за заявою працівника, що буде підставою для видання наказу про відпустку.
