Особова справа працівника, за умови додержання правил її ведення, містить повну інформацію про трудову діяльність та персональні дані цього працівника, тому на підприємстві слід організувати належний порядок зберігання особових справ працівників. Як зберігати особові справи звільнених працівників, читайте у статті
Радимо розміщувати за алфавітом теки у шафі чи файли в сегрегаторі.
Пам'ятайте, що відповідальність за збереження особових справ несе керівник кадрової служби (п. 6 розд. І Правил № 1000/5) або інша посадова особа, відповідальна за ведення кадрового діловодства, якщо окрема кадрова служба відсутня. Доступ до особових справ мають працівники, яким це необхідно для виконання службових обов'язків відповідно до розподілу повноважень та вимог законодавства про захист персональних даних.
Як зберігати особові справи звільнених працівників
Особову справу звільненого зберігайте в кадровій службі два роки після звільнення. Надалі в упорядкованому стані передайте до архівного підрозділу / архіву підприємства для подальшого зберігання та користування (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).
Радимо за можливості організувати зберігання особових справ звільнених працівниківі тих, хто працює, у різних шафах. А як правильно зберігати особові справи звільнених працівників, якщо штатна чисельність незначна і кількість особових справ звільнених невелика — для особових справ звільнених виділіть окрему полицю в шафі, де зберігаєте особові справи тих, хто працює.
Порядок зберігання особових справ працівників, на нашу думку, має містити такі позиції:
забезпечення належних умов зберігання особових справ працівників;
здійснення обліку особових справ працівників з метою збереженості та контролю за наявністю і рухом цих справ;
організація обмеженого доступу до особових справ (доступ мають тільки працівники кадрової служби);
підготовка відповідей на заяви працівників за особовими справами;
забезпечення захисту персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».
Пам’ятайте, що особова справа працівника — джерело найповнішої інформації про його трудову діяльність. Правильне ведення особових справ значно полегшує роботу з ними і сприяє своєчасному внесенню до них необхідних додаткових документів і відомостей, а також дає впевненість під час проведення відповідних перевірок інспектором праці.
Щоб досягти такої впевненості і не хвилюватися за цю частину своєї роботи, проведіть самостійний аудит.
Аудит особових справ працівників рекомендуємо почати з перевірки наявності усіх справ відповідно до списочного складу працюючих на підприємстві.
Після перевірки наявності особових справ можуть бути виявлені працівники, на яких не заведені особові справи. Перед тим, як завести відсутні особові справи, радимо з’ясувати до якої категорії належить працівник відносно того, чи потрібно для нього вести особову справу в обов’язковому порядку.
Так, відповідно до Правил № 1000/5 особові справи в обов'язковому порядку формують на працівників, посади яких належать до професійних груп 1–4 Класифікатора професій. Для інших категорій працівників роботодавець самостійно вирішує питання щодо ведення особових справ, якщо інше не передбачено законодавством.
Для працівників інших категорій, код за КП яких починається цифрами 5-9, основним джерелом відомостей про трудову діяльність є особова картка П-2. Підприємство самостійно визначає, чи формуватиме для цих працівників особові справи.
У державних установах та органах місцевого самоврядування особові справи ведуть на всіх працівників, які обіймають посади державних службовців або є посадовими особами місцевого самоврядування.
На цьому етапі провели перевіряння наявності особових справ, оформили справи, яких бракувало. Тепер рекомендуємо забезпечити належні умови зберігання особових справ відповідно до вимог законодавства.
Не забутьте виокремити особові справи звільнених працівників із усього масиву особових справ.
Далі, переглядаючи кожну особову справу потрібно пересвідчитись, що в ній наявні обов’язкові облікові форми — внутрішній опис, особовий листок та доповнення до нього. Одночасно радимо вилучити «зайві» документи, якщо такі є в справі, зокрема, чернетки, розмножені копії документів та документи, що підлягають поверненню. Крім того, потрібно перевірити, що всі документи справи внесені до внутрішнього опису.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Тепер слід переконатися, що в особових справах наявні особові листки з обліку кадрів. Якщо вони відсутні в окремих справах, то потрібно запросити працівників аби вони заповнили його форму. Це стосується і доповнень до особових листків з обліку кадрів, необхідно зафіксувати усі зміни, які відбувалися з працівником.
Далі слід перевірити наявність копій наказів, що стосуються працівника, в особовій справі. Якщо такі копії не засвідчені, то це потрібно зробити. Також необхідно пересвідчитися, що копії особистих документів працівників в особових справах засвідчені кадровою службою підприємства, а не працівником.
Залишилось перевірити наявність Журналу особових справ та що всі особові справи працівників в ньому зареєстровані.
Якщо підприємство веде кадровий документообіг в електронній формі, особові справи формуються та зберігаються з урахуванням вимог законодавства щодо електронних документів, електронних довірчих послуг та захисту персональних даних. Водночас документи, які відповідно до законодавства повинні існувати в паперовій формі, продовжують оформлюватися та зберігатися на паперових носіях.
Отже, контролюючи порядок зберігання особових справ працівників, перевірте чи:
особові справи сформовані на всіх працівників, щодо яких це обов'язково;
документи розміщені відповідно до внутрішнього опису;
