Як правильно зберігати особові справи
Особові справи зберігайте в кадровій службі окремо від інших справ. Для зберігання в поточному діловодстві використовуйте паперові теки або сегрегатори з прозорими файлами. Зазвичай документи на одного працівника вміщують до одного файлу. Теки чи сегрегатори розміщуйте вертикально у металевих шафах, що надійно замикаються. Таке зберігання особових справ працівників дає змогу дотримати вимог законодавства про захист персональних даних та правил діловодства (п. 3 гл. 3 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
| Професійні шпаргалки | |
| Перелік документів особової справи | Чого не має бути в особовій справі |
Радимо розміщувати за алфавітом теки у шафі чи файли в сегрегаторі.
Пам'ятайте, що відповідальність за збереження особових справ несе керівник кадрової служби (п. 6 розд. І Правила № 1000/5). Доступ до особових справ мають тільки працівники кадрової служби.
✍ Чекліст для аудиту особових справ працівників
Як зберігати особові справи звільнених працівників
Особову справу звільненого зберігайте в кадровій службі два роки після звільнення. Надалі у складі зведеної особової справи передайте до архівного підрозділу / архіву підприємства (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).
Радимо за можливості зберігати особові справи звільнених і тих, хто працює, у різних шафах. Якщо штатна чисельність незначна і кількість особових справ звільнених невелика, для особових справ звільнених виділіть окрему полицю в шафі, де зберігаєте особові справи тих, хто працює.
Пам’ятайте, що особова справа працівника — джерело найповнішої інформації про його трудову діяльність. При цьому вона може містити потенційну небезпеку для кадровика та підказати інспектору праці, чи є трудові порушення стосовно співробітника. Інспектори запитують особові справи незалежно від теми перевірки.
Щоб не хвилюватися за цю частину своєї роботи, проведіть самостійний аудит.
Допоможе вам у цьому стаття-тренінг від журналу «Кадровик-01».
На вас чекають:
- 9 аспектів, які слід врахувати при веденні особових справ;
- експертні роз’яснення до кожного етапу аудиту;
- зразки супровідних документів.
Якщо ви є підписником журналу «Кадровик-01», розпочинайте самоперевірку просто зараз. Якщо ви ще не долучилися до спільноти читачів , активуйте доступ до електронної версії на три дні та встигніть виправити помилки до того, як їх помітить інспектор праці.
