Документи, строк зберігання яких закінчився, знищують централізовано в організації, а не в окремому підрозділі. Це спільна робота представників різних підрозділів — служби діловодства, відділу кадрів, бухгалтерії, інших відділів.
Окремий розділ Переліку № 578 (розділ 6 «Робота з кадрами») присвячено документам, що безпосередньо стосуються діяльності кадрової служби. Деякі види документів, що створюються кадровою службою, але є характерними й для інших підрозділів, відображені в інших розділах Переліку № 578: накази, окремі види протоколів тощо.
Увага!
У Переліку № 578 строки зберігання документів диференційовано для двох груп організацій:
для організацій, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ);
для організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ
Строки зберігання документів, специфічних для певних галузей народного господарства, визначають за відомчими переліками, затверджуваними відповідними міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади.
Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
Відповідно до Переліку № 578 та Правил № 1000/5 документи, зокрема й ті, що утворюються під час діяльності кадрових служб, можуть мати такий строк зберігання:
постійний;
тривалий (понад 10 років);
тимчасовий (до 10 років включно).
Створюємо експертну комісію, проведимо експертизу цінності документів
Звертаємось до державної архівної установи для визначення того, чи належить організація до джерел комплектування НАФ
Експертиза цінності документів — це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду (ч. 1 ст. 1 Закону про НАФ ).
Порядок проведення експертизи цінності документів регламентує розділ 5 Правил № 1000/5. Експертизу цінності документів в архіві організації здійснюють під методичним керівництвом відповідних державних архівних установ, архівних відділів міських рад, у зоні комплектування яких перебуває організація.
Зона комплектування — це адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають юридичні і фізичні особи, і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження державного архіву (архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради) (п. 2 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 08.08.2007 № 1004; далі — Порядок № 1004).
На підставі експертизи відповідно до Методичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків, схвалених протоколом засідання Методичної комісії Державного комітету архівів України від 14.07.2005 № 2, державна архівна установа приймає рішення про включення організації до одного зі списків джерел комплектування НАФ:
списку юридичних осіб, які передають документи до державної і комунальної архівної установи;
списку юридичних осіб, які не передають документи до державної і комунальної архівної установи.
Розробляємо положення про експертну комісію організації, готуємо проект наказу з основної діяльності про створення експертної комісії організації
У подальшому експертизу цінності документів в організації, їх відбір для наступного зберігання або знищення здійснюватиме експертна комісія організації (далі — ЕК).
ЕК має діяти відповідно до Положення про неї.
Порада
Якщо ваша організація заснована на приватній формі власності, то за основу при розробленні Положення про експертну комісію ви маєте взяти Положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, рекомендоване Державною архівною службою України (рекомендації схвалено Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 26.06.2013 № 2).
Порядок утворення та роботи ЕК визначається відповідно до Порядку № 1004.
Так, до складу ЕК державного органу, органу місцевого самоврядування, організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, релігійної організації включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також представники експертно-перевірних комісій державних архівів (експертних комісій архівних відділів районних, районних у мм. Києві і Севастополі держадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи (за згодою).
Виходячи з існуючої практики та рекомендацій державних архівних установ, до складу ЕК організації слід включити працівників структурних підрозділів, під час діяльності яких створюється найважливіша за своїм складом документація. До таких підрозділів, зокрема, крім служби діловодства, належать кадрова служба та бухгалтерія (підрозділ, що відповідає за бухгалтерський облік).
Головою ЕК призначається, зазвичай, заступник керівника юридичної особи, а секретарем — керівник її архівного підрозділу або особа, відповідальна за архів (ч. 2 п. 4 Положення № 1227).
Склад ЕК організації (не менше трьох осіб) та положення про неї затверджують відповідно до повноважень керівників та керівних органів організації: наказом керівника організації або постановою (рішенням) керівного органу організації.
ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводять не рідше одного разу на рік і вважають правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії (п.п. 6, 10 Положення № 1227). Отже, відповідно до Положення про ЕК, в якому визначають, зокрема, порядок роботи комісії, має бути розроблений і План роботи експертної комісії на поточний рік.
Аналізуємо описи справ з особового складу та номенклатуру справ, щоб виявити документи, строк зберігання яких закінчився
Перед тим, як знищувати документи, строк зберігання яких закінчився, необхідно дотриматися низки вимог, передбачених законодавством.
Насамперед, експертній комісії необхідно проаналізувати затверджені описи справ з особового складу, а також номенклатури справ, щоб виявити документи, строк зберігання яких закінчився. Для цього слід уважно проглянути графу 5 описів справ та графу 4 номенклатури справ, де зазначають строк зберігання справ — кількість років зберігання, а не кінцевий рік зберігання.
Зверніть увагу, що відлік строку зберігання певної справи починають з 1 січня, що слідує за роком, у якому цю справу було завершено.
Приклад
В описі справ з особового складу за 1941 рік для справи «Накази № 1-97 директора заводу» встановлено строк зберігання 75 років. Відлік строку зберігання для цієї справи починаємо з 1 січня 1942 року. Справа мала зберігатися до 2016 року включно та вилучена для знищення після 1 січня 2017 року.
Приклад
Номенклатурою справ на 2021 рік було передбачено справу «Документи (програми, навчальні плани, довідки) про професійне навчання» зі строком зберігання 5 років. Відлік строку зберігання для цієї справи починаємо з 1 січня 2022 року. Справа має зберігатися до 2026 року включно та вилучена для знищення після 1 січня 2027 року.
Оформлення Акту про вилучення для знищення документів, не внесених до складу Національного архівного фонду
Документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт). Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлено Правилами № 1000.
Акт складають на усі документи організації (а не окремого структурного підрозділу), строк зберігання яких завершився на день підготовки Акта.
Кожному Акту присвоюють унікальний номер. Нумерація Актів за весь час діяльності організації — валова, починаючи з № 1.
Порада
Під час складання Акта обов’язково звертайте увагу на примітки, наведені у відповідних графах Переліку № 578 та галузевих переліків для різних видів документів. В примітках може бути зазначено, що документи можуть бути знищені, наприклад:
За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства;
Після закінчення строку договору
Якщо відповідно до номенклатури справ договори про надання послуг з підвищення кваліфікації працівників, проведення тренінгів тощо формують у кадровій службі, то при вилученні таких документів для знищення необхідно враховувати дати, коли припинив свою чинність кожний договір.
Приклад
Справа містить договори, строк дії яких закінчився у січні, червні та вересні 2013 року. Ця справа мала зберігатися три роки впродовж 2014-2016 років і включатися до Акта про вилучення документів для знищення не раніше 1 січня 2017 року.
Для деяких документів строк зберігання може визначитися як «Доки не мине потреба». Чи потрібні ще такі документи, визначає саме експертна комісія під час проведення експертизи цінності.
Деякі документи зберігаються «до заміни новими». Якщо документ затверджено в новій редакції, експертна комісія розглядає питання вилучення документа з попередньою редакцією для знищення.
Акт оформлюють у двох примірниках. Записи про однорідні справи за декілька років вносять до Акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ у груп.
Розгляд експертною комісією організації Акту про вилучення для знищення документів, не внесених до складу Національного архівного фонду
Акт подають на розгляд ЕК організації разом з описами справ (їх річними розділами).
На засіданні ЕК організації, у діяльності якої створюються документи НАФ, Акт розглядають одночасно з трьома видами описів:
справ постійного зберігання;
справ тривалого зберігання (якщо такий опис складався);
Акт, складений в організації, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, розглядається на засіданні ЕК разом з двома видами описів:
справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
справ з особового складу.
Акт та описи справ розглядають на засіданні ЕК, яке скликають відповідно до Плану роботи ЕК.
За відсутності зауважень ЕК схвалює подані документи.
Якщо наявні зауваження до Акта або опису справ, ці документи повертають на доопрацювання, а потім повторно подають на розгляд ЕК. Для цього може бути скликане позапланове засідання ЕК організації у строки, визначені головою ЕК з урахуванням строків подання Акта та описів справ на розгляд експертно-перевірної комісії (далі — ЕПК) державного архіву чи ЕК архівного відділу райдержадміністрації або міської ради.
Увага!
Знищення документів без попереднього схвалення Акта та описів справ, а також з порушенням строків зберігання документів, передбачених Переліком № 578, є незаконним і несе за собою відповідальність згідно із законодавством
Рішення ЕК щодо схвалення чи несхвалення та доопрацювання Акта та описів справ оформлюють протоколом, який підписують голова (або інша уповноважена особа, яка вела засідання) та секретар комісії. Рішення ЕК набирає чинності після затвердження протоколу засідання керівником (керівним органом), за рішенням якого створено ЕК.
Погодження Акту про вилучення для знищення документів, не внесених до складу Національного архівного фонду, та описів справ з Експертно-перевірочною комісією державної архівної установи чи Експертною комісією відділу райдержадміністрації (міської ради)
Залежно від того, у зоні комплектування якої архівної установи перебуває організація, схвалений ЕК Акт та описи справ постійного зберігання та з особового складу слід подати на погодження до Експертно-перевірної комісії (ЕПК) державного архіву (Автономної Республіки Крим, області, міст Києва і Севастополя) чи ЕК архівного відділу райдержадміністрації, архівного відділу міської ради.
Погодження Акта оформлюють відповідним грифом погодження, де зазначають дату й номер протоколу засідання ЕПК державного архіву чи ЕК архівного відділу.
Після погодження у державному архіві чи в архівному відділі Акт, а також описи справ постійного зберігання та з особового складу мають бути затверджені керівником організації. Підпис керівника обов’язково засвідчують гербовою (основною) печаткою організації.
Опис справ тривалого зберігання затверджується керівником організації після схвалення ЕК організації, а за наявності органу вищого рівня — також і після погодження з ЕК цього органу
Опис справ тривалого зберігання не подається для погодження до ЕПК (ЕК) державної архівної установи.
Передавання відібраних для знищення документів організаціям, які займаються збиранням і заготівлею вторинної сировини, або за невеликої кількості відібраних документів знищення їх шляхом шредерування
Лише тоді, коли пройдено всі попередні етапи, можна знищувати документи, строк зберігання яких закінчився.
Відібрані для знищення документи передають організаціям, які займаються збиранням і заготівлею вторинної сировини, за накладними, де зазначено вагу макулатури. В акті оформлюють відмітку, яка містить такі відомості:
дата передавання документів для знищення;
вага документів;
номер накладної.
Відмітку засвідчують підписом посадової особи, яка здавала документи для знищення. Поряд проставляють дату оформлення відмітки. Акт уміщують до справи архівного фонду організації, яку ведуть згідно з вимогами Правил № 1000 і зберігають в архіві організації.
Якщо документів незначна кількість, то їх можна знищити за допомогою спеціальних апаратів — шредерів.
Увага!
Якщо документи знищено шляхом шредерування, про це роблять відмітку в акті (зазначають спосіб знищення документів), яку засвідчують підписом посадової особи, яка знищила документи, із зазначенням її посади та дати знищення. Якщо знищення виконували кілька працівників, відмітку засвідчує кожен із них (із зазначенням посади та дати знищення)
Після остаточного оформлення Акт включають до спеціальної справи під назвою «Справа архівного фонду організації». Ця справа має бути передбачена номенклатурою справ організації. Її ведуть згідно з вимогами Правил № 1000 та зберігають в архіві організації впродовж усього строку її діяльності.
