Документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт знищення документів) складають на усі документи організації, а не окремого структурного підрозділу, строк зберігання яких завершився на день підготовки Акта.
Кожному Акта присвоюють унікальний номер. Нумерація Актів за весь час діяльності організації — валова, починаючи з № 1.
✅ Порада
Під час складання Акта обов’язково звертайте увагу на примітки, наведені у відповідних графах Переліку № 578 та галузевих переліків для різних видів документів. В примітках може бути зазначено, що документи можуть бути знищені, наприклад:
за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства;
після закінчення строку договору.
Якщо відповідно до номенклатури справ договори про надання послуг з підвищення кваліфікації працівників, проведення тренінгів тощо формують у кадровій службі, то при вилученні таких документів для знищення необхідно враховувати дати, коли припинив свою чинність кожний договір.
Справа містить договори, строк дії яких закінчився у січні, червні та вересні 2024 року. Ця справа мала зберігатися три роки впродовж 2025–2027 років і включатися до Акта про вилучення документів для знищення не раніше 1 січня 2028 року
Для деяких документів строк зберігання може визначитися як «Доки не мине потреба». Чи потрібні ще такі документи, визначає саме експертна комісія під час проведення експертизи цінності.
Знищення документів, строк зберігання яких закінчився
Деякі документи зберігаються «до заміни новими». Якщо документ затверджено в новій редакції, експертна комісія розглядає питання вилучення документа з попередньою редакцією для знищення.
Акт оформлюють у двох примірниках. Записи про однорідні справи за декілька років вносять до Акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ у груп.
