Документи, строк зберігання яких закінчився, знищують централізовано в організації, а не в окремому підрозділі. Це спільна робота представників різних підрозділів — служби діловодства, відділу кадрів, бухгалтерії, інших відділів.
Причинами передчасного знищення документів можуть бути або неправильне зазначення строків зберігання документів у номенклатурі справ, або помилкове включення справ до акта про вилучення та знищення документів. Будьте уважні, адже за це загрожує штраф.
Ситуація з практики: 5-річний строк зберігання справи з наказами про надання відпусток у 2011 році закінчився. Справа містить накази про надання як щорічних оплачуваних відпусток, так і відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати. Для наказів останніх двох категорій з 2013 року збільшено строк зберігання. Чи можна знищити такі накази за 2011 рік, адже на той час строк їх зберігання був іншим?
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).
Експертна комісія організації здійснює експертизу цінності документів в організації, їх відбір для наступного зберігання або знищення. Діє така комісія на підставі Положення про неї.
