Використовувати Перелік зобов’язані всі державні органи та органи місцевого самоврядування, інші установи, підприємства та організації, незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня i масштабу діяльності, форми власності, під час визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.
Порядок знищення бухгалтерських документів та інших документів детально описано у консультації — «Порядок знищення документів на підприємстві».
Знищувати бухгалтерські документи по завершенню строку зберігання — не завжди дозволено
Склад і строки зберігання, зокрема бухгалтерських документів, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, які затверджують відповідні державні органи, центральні органи та установи за погодженням з Державною архівною службою України (п. 1.3 Переліку).
Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 Переліку). Водночас кожна установа може продовжити строки зберігання документів, передбачені Переліком, якщо така потреба спричинена особливостями її роботи.
Варто зазначити, що строки зберігання документів, що їх установлює Перелік, уточнені примітками. Тобто строки зберігання збільшуються у разі настання умов, визначених у примітках до Переліку. Однією з таких умов є, зокрема, для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності.
Тому, якщо поряд зі строком зберігання якого-небудь бухгалтерського документа, установленим у Переліку, міститься зазначена примітка — такий документ потрібно зберігати доти, допоки органами державного фінансового контролю не буде завершена ревізія.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
