До передчасного знищення документів можуть призвести:
- неправильне зазначення строків зберігання документів у номенклатурі справ;
- помилкове включення справ до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ).
Передчасне знищення документів може бути кваліфіковане як недбале зберігання, навмисне або незаконне знищення архівних документів. Відповідальність за ці правопорушення визначено низкою нормативно-правових актів.
Зокрема, згідно зі статтею 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП) недбале зберігання, псування, незаконне знищення архівних документів тягне за собою попередження або накладення штрафу:
- на громадян — від 3 до 7 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
- на посадових осіб — від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з цих порушень, тягнуть за собою накладення штрафу:
- на громадян — від 7 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
- на посадових осіб — від 10 до 40 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Відповідно до статті 212-4 КпАП навмисне знищення документів, пов’язаних з укладанням чи виконанням зовнішньоекономічних договорів (контрактів) стосовно здійснення міжнародних передач товарів військового призначення та подвійного використання, на підставі яких було отримано дозволи, висновки чи міжнародні імпортні сертифікати, до закінчення строку їх зберігання, передбаченого законом, тягне за собою накладення штрафу:
- на громадян — від 15 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
- на посадових осіб — від 20 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Пункти 44.1 і 44.3 Податкового кодексу України зобов’язують платників податків забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів з дня подання складеної на їх підставі звітності.
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення цих документів організація зобов’язана в п’ятиденний строк з дня події письмово повідомити орган державної податкової служби за місцем обліку в порядку, передбаченому Податковим кодексом України для подання податкової звітності, та митний орган (у разі оформлення ним відповідної митної декларації). Організація зобов’язана відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
