Ситуація з практики: 5-річний строк зберігання справи з наказами про надання відпусток у 2011 році закінчився. Справа містить накази про надання як щорічних оплачуваних відпусток, так і відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати. Для наказів останніх двох категорій з 2013 року збільшено строк зберігання. Чи можна знищити такі накази за 2011 рік, адже на той час строк їх зберігання був іншим?
Якщо на вашому підприємстві виникла подібна ситуація, насамперед, слід провести експертизу цінності документів, вилучити із загальної справи накази тривалого зберігання, створити окрему справу та передати її в архів. Поговорімо про це детальніше.
Читайте також: Строки зберігання документів на підприємстві
Порядок знищення наказів про надання відпустки
Документи зберігають протягом встановлених законодавством строків, які визначаємо за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Після закінчення строку зберігання документів проводять експертизу цінності, щоб з’ясувати — знищити їх чи зберігати й надалі.
Нормативно-методичні засади експертизи цінності документів, порядок її проведення регламентовано в розділі V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Увага!
Забороняється вилучати документи для знищення без попередньої експертизи їх цінності (п. 1 гл. 1 розд. V Правил № 1000/5).
За даними експертизи цінності складають описи справ і акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Читайте також: Порядок знищення документів на підприємстві
Перелік № 578/5 набув чинності з 01.01.2013 і зворотної сили не має. Після цієї дати описи справ і акт про знищення складають з урахуванням його вимог.
Накази про надання щорічних оплачуваних відпусток зберігають 5 років (прим. 2 ст. 16-б Переліку № 578/5).
Вам стане у пригоді зразок наказу про надання щорічної основної відпустки
Натомість для наказів про надання відпусток для догляду за дитиною та відпусток без збереження заробітної плати передбачено строк зберігання 75 років (ст. 16-б Переліку № 578/5). Тому під час експертизи цінності документів зазначені накази вилучаємо із загальної справи. Далі можливі 2 варіанти.
Варіант 1 — формуємо окрему справу з наказами тривалого зберігання (про надання відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати). Попередньо ці накази систематизують за хронологічним принципом. Новоствореній справі надають самостійний заголовок. Наприклад:
Приклад
Накази директора підприємства
про надання відпусток для догляду за дитиною
та без збереження заробітної плати
Цю справу:
- включають до номенклатури справ та відповідного річного розділу опису справ з кадрових питань;
- передають в архів підприємства, установи, організації (далі — підприємство).
Варіант 2 — додаємо вилучені накази до справи з наказами з кадрових питань тривалого зберігання. Це рішення є можливим у разі виконання двох умов:
- його погоджено з державним архівом або архівним відділом райдержадміністрації чи міської ради (залежно від того, до зони комплектування якої архівної установи належить підприємство);
- не порушуватиметься вимога щодо максимального обсягу справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання — 250 аркушів, або 40 мм завтовшки (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).
Найімовірніше, всі накази про відпустки, у т. ч. тривалого зберігання, зареєстровано в загальному журналі (скажімо, в Журналі реєстрації наказів про надання відпусток), для якого в номенклатурі визначено тимчасовий строк зберігання. Цей журнал також не вилучаємо для знищення. Натомість:
- уточнюємо його заголовок — «Журнал реєстрації наказів про надання відпусток: щорічних оплачуваних, для догляду за дитиною, без збереження заробітної плати»;
- змінюємо в номенклатурі справ строк зберігання журналу — 75 років;
- уносимо журнал як окрему справу до опису справ з кадрових питань;
- разом з іншими справами з кадрових питань передаємо в архів.
Корисна консультація: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань
Уточнення до заголовка журналу дописують від руки безпосередньо на обкладинці. Щоб виправити строк зберігання в номенклатурі справ, закреслюємо тонкою рискою попереднє значення (5 р.) і вище вказуємо нове — 75 р. У графі з примітками від руки зазначаємо: «Строк зберігання журналу змінено у зв’язку з реєстрацією у ньому наказів, що мають тривалий строк зберігання».
Перш ніж передавати в архів, в останній графі журналу робимо примітки про вилучення для знищення наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток (із посиланням на акт). Якщо місця недостатньо, запис про вилучення для знищення оформляємо після підсумкового запису — із зазначенням індексів відповідних наказів.
Увага!
Строк зберігання наказів відраховують з 1 січня року, який йде за роком завершення цієї справи в діловодстві. Наприклад, строк зберігання всіх наказів, створених протягом січня-грудня 2011 року, розпочинається з 1 січня 2012 р. Тому видані в 2011 році накази про надання щорічних відпусток, строк зберігання яких відповідно до Переліку № 578/5 становить 5 років, можна вилучати для знищення лише після 1 січня 2017 року.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Вилучення для знищення наказів про надання відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати за попередні роки є порушенням законодавства (навіть якщо в номенклатурі справ за 2010 чи 2011 рік зазначено строк зберігання 5 років, що діяв на момент створення цих документів).
Насамкінець — загальне для всіх підприємств правило: опис справ з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів обов’язково мають розглянути експертна комісія (ЕК) підприємства та експертно-перевірна комісія (ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради (залежно, від того, до зони комплектування якої архівної установи належить підприємство).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
