Вимоги до оформлення, реєстрації та зберігання
Наказ про надання відпустки можна оформити за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової (за умови збереження всіх основних показників, передбачених типовою формою, та дотримання вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, визначених Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003).
Якщо ви вручили письмове повідомлення про початок відпустки працівнику мінімум за два тижні до початку відпустки, наказ про відпустку видайте за 4-5 днів до початку відпустки, щоб мінімум за три дні до її початку виплатити відпускні (ст. 21 Закону про відпустки).
Увага! Типовою формою № П-3 передбачено візування наказу про надання відпустки керівником структурного підрозділу та ознайомлення працівника з цим наказом під особистий підпис. Відповідно до правил діловодства керівник підрозділу візує наказ до того, як його підпише керівник підприємства, а ознайомлення з наказом відбувається вже після підписання наказу та його реєстрації.
Накази про надання відпустки належать до кадрових наказів тимчасового — 5 років — строку зберігання (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Такі накази формують в окрему справу «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання» у межах одного календарного року.
Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання реєструють в окремій реєстраційній формі, наприклад, у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (далі — Журнал). Як і накази, Журнал зберігайте 5 років.
Якщо працівник працює у важких, шкідливих чи небезпечних умовах праці, накази про надання відпусток усіх видів належать до групи наказів з кадрових питань тривалого — 75 років — строку зберігання. Журнал реєстрації наказів також зберігайте 75 років.
Увага! Рекомендований літерний індекс наказів про надання щорічних відпусток — к/тм; наказів про надання відпусток усіх видів працівникам із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці — к/тр.
Зареєструйте наказ та ознайомте з ним працівника. Оригінал наказу долучіть до справи «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання за рік», копію передайте до бухгалтерії. Не долучайте накази про надання відпусток до особових справ, це не передбачено нормативно-правовими актами з діловодства.
Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки за формою № П-3
Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки за формою, відмінною від типової
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
