Требования к оформлению, регистрации и хранению
Приказ о предоставлении отпуска можно оформить по типовой форме № П-3, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489, или по форме, отличной от обычной (при условии сохранения всех основных показателей, предусмотренных типовой форме, и соблюдение требований по оформлению организационно распорядительных документов, определенных Национальным стандартом Украины ДСТУ 4163-2003).
Если вы вручили письменное уведомление о начале отпуска работнику минимум за две недели до начала отпуска, приказ об отпуске выдайте за 4-5 дней до начала отпуска, чтобы минимум за три дня до ее начала выплатить отпускные (ст. 21 Закона об отпусках).
Внимание! Типовой форме № П-3 предусмотрено визирование приказа о предоставлении отпуска руководителем структурного подразделения и ознакомления работника с этим приказом под личную подпись. Согласно правилам делопроизводства руководитель подразделения визирует приказ до того, как его подпишет руководитель предприятия, а ознакомления с приказом происходит уже после подписания приказа и его регистрации.
Приказы о предоставлении отпуска относятся к кадровых приказов временного - 5 лет - срока хранения (ст. 16 Перечня типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5).
Такие приказы формируют в отдельное дело «Приказы по кадровым вопросам временного срока хранения» в пределах одного календарного года.
Приказы по кадровым вопросам временного срока хранения регистрируют в отдельной регистрационной форме, например, в журнале регистрации приказов по кадровым вопросам временного срока хранения (далее - Журнал). Как и приказы, Журнал храните 5 лет.
Если работник работает в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, приказы о предоставлении отпусков всех видов относятся к группе приказов по кадровым вопросам длительного - 75 лет - срока хранения. Журнал регистрации приказов также сохраняйте 75 лет.
Внимание! Рекомендуемый буквенный индекс приказов о предоставлении ежегодных отпусков - к/тм; приказов о предоставлении отпусков всех видов работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда - к/тр.
Зарегистрируйте приказ и ознакомьте с ним работника. Оригинал приказа приобщите к делу «Приказы по кадровым вопросам временного срока хранения за год», копию передайте в бухгалтерию. Не включают приказы о предоставлении отпусков к личным делам, это не предусмотрено нормативно-правовыми актами по делопроизводству.
Образец приказа о предоставлении ежегодного основного отпуска по форме № П-3
Образец приказа о предоставлении ежегодного основного отпуска по форме, отличной от типовой
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
