Порядок уничтожения документов

Предлагаем пошаговый алгоритм уничтожения документов на предприятии.

Установление сроков хранения документов

Основным общегосударственным перечнем, согласно которому мы определяем сроки хранения документов, является Перечень типовых документов, создающиеся в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578). Вступил в законную силу этот документ 1 января 2013 года.

Отдельный раздел Перечня № 578 (раздел 6 «Работа с кадрами») посвящен документам, касающимся деятельности кадровой службы. Некоторые виды документов, которые создаются кадровой службой, но являются характерными и для других подразделений, отображены в других разделах Перечня (приказы, отдельные виды протоколов и др.).

Сроки хранения документов, специфических для некоторых подразделений народного хозяйства, определяют по ведомственным перечням, утвержденным соответствующими министерствами, другими центральными органами исполнительной власти.

Одним из основных нормативных документов, который регулирует вопросы организации экспертизы ценности документов, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Минюста Украины от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000).

Согласно Перечню №578 и Правилам № 1000 документы, в частности и те, которые создаются в ходе деятельности кадровых служб, могут иметь такой срок хранения:

• постоянный;
• длительный (свыше 10 лет);
• временный (до 10 лет включительно).

Создание экспертной комиссии, проведение экспертизы ценности документов

Обращаемся в государственное архивное учреждение для определения того, относится ли организация к источникам комплектования Национального архивного фонда

После окончания временных и длительных сроков хранения документы могут быть изъяты для уничтожения. Правда, законодательство запрещает уничтожение документов без предварительного проведения экспертизы их ценности (ст. 6 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 № 3814-XII, далее — Закон о НАФ; п. 2.13 Общих положений Перечня №578).

Экспертиза ценности документов — это всестороннее изучение документов с целью внесения их в Национальный архивный фонд или с целью извлечения из него, проведение денежной оценки документов Национального архивного фонда, отнесение их к уникальным и установление сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Национальный архивный фонд (ч. 1 ст. Закона о НАФ).

Порядок проведения экспертизы ценности документов регламентирован в разделе 5 Правил № 1000. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется под методическим управлением соответствующих государственных архивных учреждений, архивных отделов городских советов, в зоне комплектования которых находится организация.

Зона комплектования — это административно-территориальная единица, в пределах которой находятся юридические и физические лица, и (или) сфера общественных отношений, на которые распространяются полномочия государственного архива (архивного отдела районной, районной в гг. Киеве и Севастополе госадминистрации городского совета) (п. 2 Порядка образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины «О проведении экспертизы ценности документов» от 08.08.2007 № 1004; далее – Порядок № 1004).

На основании экспертизы, согласно Методическим рекомендациям о порядке отнесения юридических лиц к источникам формирования НАФ и составления списков, одобренных протоколом заседания Методической комиссии Государственного комитета архивов Украины от 14.07.2005 № 2, государственное архивное учреждение принимает решение о включении организации в один из списков источников комплектования НАФ:

• списка юридических лиц, которые передают документы в государственную и коммунальную архивные группы;
• списка юридических лиц, которые не передают документы в государственную и коммунальную архивные учреждения.

Разрабатываем положение об экспертной комиссии организации и готовим проект приказа по основной деятельности о создании экспертной комиссии организации

В дальнейшем экспертизу ценности документов в организации, их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения будет осуществлять экспертная комиссия организация (ЭК). ЭК должна действовать согласно Положению о ней.

Государственные и коммунальные предприятия разрабатывают Положение об ЭК на основании Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденного приказом Минюста Украины от 19.06.2013 № 1227/5 (далее — Положение № 1227).

Порядок образования и работы ЭК определяется согласно Порядку № 1004.

Так, в состав ЭК государственного органа, органа местного самоуправления, организации независимо от формы собственности, объединения граждан, религиозной организации входят руководители службы делопроизводства и архивного подразделения, сотрудники структурных подразделений, а также представители экспертно-проверочных комиссий государственных архивов (экспертных комиссий архивных отделов районных, районных в гг. Киеве и Севастополе госадминистраций, городских советов), в зоне комплектования которых находятся соответствующие юридические лица (по согласию).

Исходя из сложившейся практики и рекомендаций государственных архивных учреждений, в состав ЭК организации следует включить сотрудников структурных подразделений, в ходе деятельности которых создается самая важная по своему содержанию документация. К таким подразделениям, в частности, кроме службы делопроизводства, принадлежит кадровая служба и бухгалтерия (подразделение, отвечающее за бухгалтерский учет).

Главой ЭК назначается обычно заместитель руководителя юридического лица, а секретарем — руководитель его архивного подразделения, ответственный за архив (ч. 2 п. 4 Положения № 1227).

Состав ЭК организации (не менее трех лиц) и положение о ней утверждают согласно полномочиям руководителей и руководителей органов организации: приказом руководителя организации или постановлением (решением) руководящего органа организации.

ЭК работает согласно годовому плану, утвержденному руководителем организации, и подает отчет перед ним о проведенной работе. Заседания ЭК проводят не реже одного раза в год и считают правомочными, если на них присутствуют не менее чем две третьих состава членов комиссии (п. 6, 10 Положения № 1227). То есть, согласно Положению об ЭК, в котором определяют, в частности, порядок работы комиссии, должен быть разработан и План работы экспертной комиссии на текущий год.

Анализируем описания дел из личного состава и номенклатуру дел, чтобы выявить документы, срок хранения которых истек

При уничтожении документов, срок хранения которых закончился, необходимо соблюдать определенные правила уничтожения документов, а точнее требования, предусмотренные законодательством.

Прежде всего экспертной комиссии необходимо проанализировать утвержденные описания дел из личного состава, а также номенклатуры дел, чтобы выявить документы, срок хранения которых истек. Для этого следует внимательно просмотреть графу 5 описаний дел и графу 4 номенклатуры дел, где указывают срок хранения дел — количество лет хранения, а не конечный срок хранения.

Обратите внимание, что отсчет времени конкретного дела начинают с 1 января, который следует за годом, в котором это дело было завершено.

Оформление Акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в состав Национального архивного фонда

Документы, срок хранения которых истек, включают в Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее — Акт). Форма Акта и порядок его составления, согласования и утверждения установлена Правилами № 1000.

Акт составляют на все документы организации (а не отдельного структурного подразделения), срок хранения которых истек на день подготовки Акта.

Каждому Акту присваивают уникальный номер. Нумерация Актов за все время деятельности организации — валовая, начиная с № 1.

Если согласно номенклатуре дел договоры о предоставлении услуг по повышению квалификации сотрудников, проведении тренингов и т. д. формируют в кадровой службе, то при изъятии таких документов для уничтожения необходимо учитывать даты, когда срок действия каждого из договоров истек.

Для некоторых документов срок хранения может определяться как «Пока не закончится необходимость». Нужны ли еще такие документы, установит сама экспертная комиссия во время проведения экспертизы ценности.

Некоторые документы хранятся «До замены новыми». Если документ утвержден в новой редакции, экспертная комиссия рассматривает изъятие документа с предыдущей редакцией для уничтожения.

Акт оформляют в двух экземплярах. Записи об однородных делах за несколько лет вносят в Акт под общим заглавием с указанием количества дел у групп.

Рассмотрение экспертной комиссией организации Акта об изъятии документов, не внесенных в состав Национального архивного фонда

Акт подают на рассмотрение ЭК вместе с описаниями дел (их годовыми разделами).

На заседании ЭК организации, в ходе деятельности которой создаются документы НАФ, Акт рассматривают одновременно с тремя видами описаний:

• дел постоянного хранения;
• дел длительного хранения (если такое описание составлялось);
• дел из кадров (личного состава).

Акт, составленный в организации, в ходе деятельности которой не создаются документы НАФ, рассматривается на заседании вместе с двумя видами описаний:

• дел длительного (более 10 лет) хранения;
• дел из личного состава.

Акты и описания дел рассматривают на заседании ЭК, которое созывают согласно Плану работы ЭК.

При отсутствии замечаний ЭК одобряет поданные документы.

Если есть замечания к Акту или описанию дел, эти документы возвращают на доработку, а потом повторно подают на рассмотрение ЭК. Для этого может быть созвано внеплановое заседание ЭК организации в сроки, установленные главой ЭК с учетом сроков подачи Акта и описаний дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) государственного архива или ЭК архивного отдела райгосадминистрации или городского совета.

Решение ЭК об одобрении или неодобрении и доработке Акта и описаний дел оформляют протоколом, который подписывают глава (или другое уполномоченное лицо, проводившее заседание) и секретарь комиссии. Решение ЭК становится законным после утверждения протокола заседания руководителем (руководящим органом), по решению которого создана ЭК.

Согласование Акта об исключении для уничтожения документов, не внесенных в состав Национального архивного фонда, и описаний дел, с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения или Экспертной комиссией отдела райгосадминистрации (городского совета)

Правила уничтожения документов предусматривают, что в зависимости от того, в зоне комплектования какого архивного учреждения находится организация, одобренный ЭК Акт и описания дел постоянного хранения и из личного состава следует подать на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) государственного архива (Автономной Республики Крым, области, городов Киева и Севастополя) или ЭК архивного отдела райгосадминистрации, архивного отдела городского совета.

Согласование Акта оформляют соответствующим грифом согласования, где указывают дату и номер протокола заседания ЭПК государственного архива или ЭК архивного отдела.

После согласования в государственном архиве или в архивном отделе Акт, а также описания дел постоянного хранения, и из личного состава должны быть утверждены руководителем организации. Подпись руководителя обязательно удостоверяют гербовой (основной) печатью организации.

Описание дел длительного хранения утверждается руководителем организации после одобрения ЭК организации, а при наличии органа высшего уровня — также и после согласования с ЭК этого органа.

Описание дел длительного хранения не подается для согласования в ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения.

Передача отобранных для уничтожения документов организациям, которые занимаются сбором и заготовкой вторичного сырья, или при небольшом количестве отобранных документов уничтожение их путем шредирования

Только тогда, когда пройдены все предыдущие этапы, можно уничтожать документы, срок хранения которых закончился.

Дальнейший порядок уничтожения служебных документов предусматривает, что отобранные для уничтожения документы передают организациям, которые занимаются сбором и заготовкой вторичного сырья, по накладным, где указан вес макулатуры. В акте оформляют отметку, в которой указаны такие ведомости:

• дата передачи документов для уничтожения;
• вес документов;
• номер накладной.

Отметку удостоверяют подписью должностного лица, сдававшего документы для уничтожения. Рядом проставляют дату оформления отметки. Акт вмещают в дело архивного фонда организации, которое ведут согласно требованиям Правил № 1000 и сохраняют в архиве организации.

Если количество документов незначительное, их можно уничтожить с помощью специальных аппаратов — шредеров.

После окончательного оформления Акт включают в специальное дело под названием «Дело архивного фонда организации». Это дело должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Его ведут согласно требованиям Правил № 1000 и хранят в архиве организации на протяжении всего срока ее деятельности.