Журнал обліку особових справ працівників: рекомендована форма

Якщо на підприємстві облік особових справ ще не запровадили, оформіть Журнал обліку особових справ та зареєструйте в ньому всі особові справи, заведені на працівників.

Як підготувати особові картки П-2 до архівного зберігання

Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ

Виконайте вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві.

Алгоритм від експерта

Нумерація в Журналі обліку особових справ є наскрізною: починають із початку діяльності підприємства (з моменту реєстрації першої особової справи) і продовжують наростаючим підсумком за весь час існування підприємства.

Після реєстрації в Журналі обліку прийняття працівників запровадьте індексацію особових справ.

НАПРИКЛАД. Індекс особової справи працівника — 03-26/136, де 03-26 — індекс особових справ відповідно до номенклатури справ кадрової служби, 136 — номер особової справи працівника за Журналом обліку особових справ.

Якщо працівник змінив прізвище — відбийте це на обкладинці особової справи та в Журналі обліку особових справ.

Більше про Присвоєння рангу при прийнятті на державну службу

Журнал обліку особових справ зберігайте 75 років після його закінчення. У графі «Примітки» Журналу обліку особових справ робіть записи про передавання справ до архіву підприємства.

Вести окремий журнал для обліку особових справ звільнених працівників не потрібно.

 Зберігання особових справ: настанови експерта

Журнал обліку особових справ включайте до опису справ з кадрових питань.

Зразок Журналу обліку особових справ

СКАЧАТИ