Якщо на підприємстві облік особових справ ще не запроваджено, оформіть Журнал обліку особових справ та зареєструйте в ньому всі особові справи, заведені на працівників.
Нумерація в Журналі обліку особових справ є наскрізною: починають із початку діяльності підприємства (з моменту реєстрації першої особової справи) і продовжують наростаючим підсумком за весь час існування підприємства.
Після реєстрації в Журналі обліку прийняття працівників запровадьте індексацію особових справ.
НАПРИКЛАД. Індекс особової справи працівника — 03-26/136, де 03-26 — індекс особових справ відповідно до номенклатури справ кадрової служби, 136 — номер особової справи працівника за Журналом обліку особових справ.
Якщо працівник змінив прізвище — відбийте це на обкладинці особової справи та в Журналі обліку особових справ.
Більше про Присвоєння рангу при прийнятті на державну службу
Журнал обліку особових справ зберігайте 75 років після його закінчення. У графі «Примітки» Журналу обліку особових справ робіть записи про передавання справ до архіву підприємства, про знищення справ (якщо вели справи на працівників робітничих професій, що не підлягають архівному зберіганню).
Вести окремий журнал для обліку особових справ звільнених працівників не потрібно.
Журнал обліку особових справ включайте до опису справ з кадрових питань.
