Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Якщо на підприємстві облік особових справ ще не запровадили, оформіть Журнал обліку особових справ та зареєструйте в ньому всі особові справи, заведені на працівників.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ
Виконайте вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві.
Нумерація в Журналі обліку особових справ є наскрізною: починають із початку діяльності підприємства (з моменту реєстрації першої особової справи) і продовжують наростаючим підсумком за весь час існування підприємства.
Після реєстрації в Журналі обліку прийняття працівників запровадьте індексацію особових справ.
НАПРИКЛАД. Індекс особової справи працівника — 03-26/136, де 03-26 — індекс особових справ відповідно до номенклатури справ кадрової служби, 136 — номер особової справи працівника за Журналом обліку особових справ.
Якщо працівник змінив прізвище — відбийте це на обкладинці особової справи та в Журналі обліку особових справ.
Журнал обліку особових справ зберігайте 75 років після його закінчення. У графі «Примітки» Журналу обліку особових справ робіть записи про передавання справ до архіву підприємства.
Вести окремий журнал для обліку особових справ звільнених працівників не потрібно.
Журнал обліку особових справ включайте до опису справ з кадрових питань.
Більше про 
