Як затвердити спрощений обмін документами під час воєнного стану, якщо інструкції з діловодства на підприємстві немає, — роз’яснення експерта

Протягом дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій роботодавець може визначити самостійно, — пояснює Олена Петровська, провідний експерт Експертус Кадри. Єдина умова — забезпечити достовірний облік роботи, яку виконує працівник, та облік витрат на оплату праці (ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).

Пані Олена нагадала, що за загальним правилом особливий порядок кадрового діловодства на час воєнного стану закріплюють в інструкції з діловодства (кадрового діловодства) підприємства. Якщо ж така інструкція відсутня, складіть наказ про спрощений обмін кадровими документами у воєнний час.

Такий наказ визнають правомірним, якщо підприємство знаходиться у районі бойових дій і роботодавець самостійно визначив порядок організації кадрового діловодства.

Працюємо кожен на своєму фронті:

• Чи мають право працівники визначати місцезнаходження трудових книжок під час воєнного стану
• Чи можуть обмінюватися документами з працівниками у месенджерах підприємства не у районах активних бойових дій
• Як звільнити працівника за його заявою, якщо документи про страховий стаж, невикористані дні відпусток на окупованій території або знищені

Ірина Федорова,
головний редактор порталу «Кадровик-01»