Час від часу секретар або діловод на підприємстві стикається із проблемою перевидавання наказів. Коли це необхідно робити? Адже строку дії наказу безпосередньо в документі не визначають — лише строки виконання окремих завдань або наказу загалом
Строк виконання наказу чи його окремих пунктів не впливає на строк зберігання цього документа.
✔️ Приклад
Наказ про створення комісії для взяття в експлуатацію нового промислового об’єкта/виробничої лінії містить кінцевий строк, коли подавати на затвердження акт приймальної комісії.
Якщо підприємство вводить у дію нові промислові об’єкти, це характеризує розвиток підприємства або одного з його напрямів діяльності. Наказ належить до наказів з основної діяльності. Такі накази зберігають постійно — якщо підприємство належить до джерел формування Національного архівного фонду (далі — НАФ) або до ліквідації підприємства — якщо підприємство не є джерелом формування НАФ
Коли накази потребують змін
Не вказують строку дії й у наказах про створення колегіальних і дорадчих органів — комісій, рад, робочих груп тощо. Якщо переглядали склад або порядок роботи зазначених органів, документи потребують змін. Перевидавати накази на початку року недоцільно, якщо змін не було або змінився керівник підприємства, який підписав їх.
В останньому пункті кожного наказу, крім наказів з кадрових питань, зазначають посадову особу, яка контролює виконання наказу. Найчастіше це — заступники керівника підприємства з відповідних напрямів роботи, у деяких випадках — керівники структурних підрозділів.
Розподіл наказів за групами — строки зберігання та літерні індекси. Пам’ятка
Служба діловодства й відділ кадрів мають відстежувати зміни у керівному складі підприємства і готувати пропозиції стосовно внесення змін до наказів. Наприклад, якщо перерозподілили обов’язки, звільнили чи перевели на іншу роботу посадових осіб, що відповідають за виконання розпорядчих документів.
Якщо контроль за виконанням частини наказів попередній керівник підприємства «залишив за собою», перелік таких наказів подайте на розгляд новому керівникові. Якщо на підприємстві змінилися структура або порядок розподілу функцій між посадовими особами, деякі документи потребуватимуть змін — призначать нових відповідальних осіб.
