Время от времени секретарь или делопроизводитель на предприятии сталкивается с проблемой по переизданию приказов. Когда это необходимо делать? Ведь срок действия приказа непосредственно в документе не определяют — только сроки выполнения отдельных задач или приказа вцелом
Срок выполнения приказа или его отдельных пунктов не влияет на срок хранения этого документа.
✔️ Пример
Приказ о создании комиссии для взятия в эксплуатацию нового промышленного объекта/производственной линии содержит конечный срок, когда подавать на утверждение акт приемочной комиссии.
Если предприятие вводит в действие новые промышленные объекты, это характеризует развитие предприятия или одного из его направлений деятельности. Приказ относится к приказов по основной деятельности. Такие приказы сохраняют постоянно — если предприятие принадлежит к источникам формирования Национального архивного фонда (далі — НАФ) или к ликвидации предприятия — если предприятие не является источником формирования НАФ
Когда приказы требуют изменений
Не указывают срока действия и в приказах о создании коллегиальных и совещательных органов — комиссий, советов, рабочих групп и тому подобное. Если просматривали состав или порядок работы указанных органов, документы нуждаются в изменениях. Переиздавать приказы в начале года нецелесообразно, если изменений не было или сменился руководитель предприятия, подписал их.
В последнем пункте каждого приказа, кроме приказов по кадровым вопросам, отмечают должностное лицо, контролирует выполнение приказа. Чаще всего это — заместители руководителя предприятия по соответствующим направлениям работы, в некоторых случаях — руководители структурных подразделений.
Распределение приказов по группам — сроки хранения и буквенные индексы. Памятка
Служба делопроизводства и отдел кадров должны отслеживать изменения в руководящем составе предприятия и готовить предложения о внесении изменений в приказы. Например, если перераспределили обязанности, освободили или перевели на другую работу должностных лиц, отвечающих за выполнение распорядительных документов.
Если контроль за выполнением части приказов предыдущий руководитель предприятия «оставил за собой», перечень таких приказов подайте на рассмотрение новому руководителю. Если на предприятии изменились структура или порядок распределения функций между должностными лицами, некоторые документы потребуют изменений — назначат новых ответственных лиц.
