Особові справи із 2018 року ведемо по-новому

Порядок ведення особових справ визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених

(далі — Правила № 1000/5).

Що змінилося?

Мін’юст розширив перелік документів особової справи і уточнив, як її вести. Зміни до Правил № 1000/5 внесені

(далі — Наказ № 2277/5).

Новий порядок ведення особових справ застосовуйте з 25.07.2018. Цього дня набув чинності Наказ № 2275/5.

Особові справи державних службовців не потрапляють під дію Правил № 1000/5. Як їх формувати, визначає окремий документ — Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений

(п. 13 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Корисно для кадровика

• Фахові заходи
• Підвищення кваліфікації: оберіть свій варіант

Склад документів особової справи після 25 липня 2018 року

До 25.07.2018 перелік документів особової справи нараховував 12 позицій. Після 25.07.2018 їх стало 25.

Нова редакція Правил № 1000/5 прибрала з переліку два пункти й додала 15.

Віднині в особових справах відбиватимемо всі основні віхи кар’єрного поступу працівників: прийняття, переведення, сумісництво, звільнення. Щодо кожної має бути пара документів — заява + копія наказу або витяг.

Як вести табель

Ольга Догадіна керівник експертної групи «Експертус Кадри»

Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок

Перейти до оформлення

Порівняльний склад документів особової справи до та після 25.07.2018

Цей ланцюжок регулярно доповнюватимемо копіями документів про заохочення.

Увійшла до питань особової справи й зміна біографічних даних. Обов’язкових документів знов-таки два: заява + копія наказу.

Нові особові справи всебічно висвітлюватимуть і професійний вишкіл працівників. До копій документів про освіту потрібно долучати копії документів про науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, стажування, атестації.

В особових справах зберігатимемо й підстави для пільг — у копіях.

Особу працівника в особовій справі посвідчуватиме копія паспорта. До неї слід додати копію облікової картки платника податків та копію військового квитка. Однак, цих двох документів може й не бути — якщо працівник не є військовозобов’язаним або якщо з релігійних переконань відмовився від реєстраційного номера та має відповідну відмітку в паспорті.

Алгоритм для кадровика

1. Актуалізувати особові справи працівників — додати документи згідно з новою редакцією Правил № 1000/5. На допомогу — Чек-ліст.

2. Принагідно провести аудит особових справ. Вилучить документи, яких не має бути в особових справах.

У графі Примітки внутрішнього опису щодо кожного видаленого документа зазначити:

Вилучений як такий, що не підлягає зберіганню в особовій справі.

3. Вписати до внутрішнього опису додані документи.

4. Розмістити внутрішні описи на початку особових справ.

5. Надалі в доповненні до особового листка з обліку кадрів фіксувати не лише стягнення та заохочення, як раніше, а й виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади.

Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"