Порядок ведення особових справ визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Що змінилося?
Мін’юст розширив перелік документів особової справи і уточнив, як її вести. Зміни до Правил № 1000/5 внесені наказом Мін’юсту від 04.07.2018 № 2277/5 (далі — Наказ № 2277/5).
Новий порядок ведення особових справ застосовуйте з 25.07.2018. Цього дня набув чинності Наказ № 2275/5.
Особові справи державних службовців не потрапляють під дію Правил № 1000/5. Як їх формувати, визначає окремий документ — Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом НАДС від 22.03.2016 № 64 (п. 13 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).
Склад документів особової справи після 25 липня 2018 року
До 25.07.2018 перелік документів особової справи нараховував 12 позицій. Після 25.07.2018 їх стало 25.
Нова редакція Правил № 1000/5 прибрала з переліку два пункти й додала 15.
Віднині в особових справах відбиватимемо всі основні віхи кар’єрного поступу працівників: прийняття, переведення, сумісництво, звільнення. Щодо кожної має бути пара документів — заява + копія наказу або витяг.
Порівняльний склад документів особової справи до та після 25.07.2018
Цей ланцюжок регулярно доповнюватимемо копіями документів про заохочення.
Увійшла до питань особової справи й зміна біографічних даних. Обов’язкових документів знов-таки два: заява + копія наказу.
Нові особові справи всебічно висвітлюватимуть і професійний вишкіл працівників. До копій документів про освіту потрібно долучати копії документів про науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, стажування, атестації.
В особових справах зберігатимемо й підстави для пільг — у копіях.
Особу працівника в особовій справі посвідчуватиме копія паспорта. До неї слід додати копію облікової картки платника податків та копію військового квитка. Однак, цих двох документів може й не бути — якщо працівник не є військовозобов’язаним або якщо з релігійних переконань відмовився від реєстраційного номера та має відповідну відмітку в паспорті.
Алгоритм для кадровика
1. Актуалізувати особові справи працівників — додати документи згідно з новою редакцією Правил № 1000/5. На допомогу — Чек-ліст.
2. Принагідно провести аудит особових справ. Вилучить документи, яких не має бути в особових справах.
У графі Примітки внутрішнього опису щодо кожного видаленого документа зазначити:
Вилучений як такий, що не підлягає зберіганню в особовій справі.
3. Вписати до внутрішнього опису додані документи.
4. Розмістити внутрішні описи на початку особових справ.
5. Надалі в доповненні до особового листка з обліку кадрів фіксувати не лише стягнення та заохочення, як раніше, а й виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
