Штатний розпис підприємства: порядок складання та форма

Стаття 64 Господарського кодексу України містить положення про те, що організація самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Тож, розглянемо порядок складання штатного розпису разом.

Зразки до теми

Визначення організаційної структури

У більшості організацій недержавного сектора економіки питання формування і зміни організаційної структури, визначення чисельності персоналу належить до компетенції керівника, оскільки саме він відповідає перед власником за кінцевий фінансовий результат (а часто і сам є власником чи співвласником).

Розроблення системи оплати праці та схеми посадових окладів

Стаття 94 Кодексу законів про працю України (КЗпП) та стаття 1 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці) передбачають, що за виконану роботу власник або уповноважений ним орган (далі — роботодавець) виплачує працівнику заробітну плату. Заробітна плата залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності організації і максимальним розміром не обмежується.

Відповідно до статті 97 КЗпП та статті 15 Закону про оплату праці форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються організаціями самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. У разі якщо колективний договір в організації не укладено, роботодавець зобов’язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво органом.

Відповідно до статті 95 КЗпП та статті 3 Закону про оплату праці державною соціальною гарантією, обов’язковою на всій території України для організацій усіх форм власності і господарювання та фізичних осіб, є мінімальна заробітна плата — встановлений законом мінімальний розмір оплати праці за виконану працівником місячну (годинну) норму праці.

Пошук по класифікатору професій ➤➤➤

Мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум для працездатних осіб на 1 січня календарного року (ст. 6 Закону про оплату праці). Але розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінімальної зарплати (ст. 3-1 Закону про оплату праці). Роботодавець вправі встановити у штатному розписі й мінімальний посадовий оклад для певного працівника з огляду на його кваліфікацію та складність роботи, але нарахована зарплата має бути не менше мінімальної. Коригувати різницю можна надбавками і доплатами (хоча є з-поміж них і такі, що мають виплачуватися понад мінімалку, тобто не враховуються у мінімальний розмір), або доплачувати до рівня мінімалки.

Конкретні розміри тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок робітникам, посадових окладів службовцям встановлюються роботодавцем з урахуванням зазначених вище вимог.

Роботодавець не має права в односторонньому порядку приймати рішення з питань оплати праці, що погіршують умови, встановлені законодавством, угодами, колективним договором.

Розроблення системи доплат і надбавок для штатного розпису

Наступним етапом при роботі на штатним розписом є розроблення системи доплат і надбавок.

Детально про те, за що встановлюють доплати та надбавки та як їх розраховують — роз’яснюють експерти

Добір назв посад

Добираємо назви посад згідно з Класифікатором професій, необхідних для функціонування організації. Утім, лише збігу назви посади у штатному розписі з професійною назвою роботи, зазначеною у КП, недостатньо.

Назви посад слід добирати з урахуванням класифікаційних угруповань: потрібно орієнтуватися не лише на професійну назву роботи, але й на те, чи можна застосовувати її у тій сфері, в якій працює організація.

Як вводити до штатного розпису посади заступників — читайте в системі «Експертус Кадри»

Вводячи посаду до штатного розпису, слід зберігати в її назві порядок слів, прийнятий у КП: «Директор комерційний» (код КП 1233), «Нормувальник гірничий» (код КП 2412.2) чи «Статистик медичний» (код КП 3231), хоча і більш звичні є словосполучення «комерційний директор», «гірничий нормувальник», «медичний статистик».

КП містить професійні назви робіт «Секретар-друкарка», «Завантажувач-вивантажувач», «Хімік-аналітик», «Інженер-будівельник», «Інженер-проектувальник», «Інженер-програміст», «Бухгалтер-експерт», «Бухгалтер-ревізор», «Художник-конструктор», «Технік-лаборант», «Слюсар-ремонтник» та ін. Застосування у штатному розписі цих професійних назв робіт з урахуванням класифікаційних угруповань, до яких вони належать, є цілком правомірним.

Деякі професійні назви робіт у КП подано з використанням дужок. Ураховуйте, що у дужках зазначені:

• складова професійної назви роботи;
• загальноприйнятий іншомовний синонім професійної назви роботи, який може бути використаний як самостійна назва;
• споріднена професійна назва роботи, яка може бути застосована окремо у межах цієї класифікаційної групи;
• вид економічної діяльності або напрям використання професійної назви роботи.

Аби полегшити собі роботу з підбору назв посад для штатного розпису, скористайтеся Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), випуски якого розроблено для різних сфер економічної діяльності.

Розуміючи, чим займатиметься працівник, за що він відповідатиме, передивіться кваліфікаційні характеристики декількох подібних професій, попередньо підібраних за КП, і оберіть найбільш підходящу.

Підготовка проекту штатного розпису

На цьому етапі керівник організації видає наказ, в якому доручає розробити проект штатного розпису.

Зразок наказу про розроблення проекту штатного розпису

Визначаємося з формою штатного розпису

Ви можете взяти за основу форму Типового штатного розпису, затверджену для бюджетних організацій наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Можете скористатися рекомендованою формою чи розробити свою.

Рекомендована форма штатного розпису

Заповнюємо форму штатного розпису

У лівому верхньому куті форми штатного розпису зазначаємо код організації відповідно до ЄДРПОУ і назву організації. Далі проставляємо номер документа.

Обов’язково оформлюємо гриф затвердження.

Дата затвердження штатного розпису у більшості випадків (за нормального перебігу подій) не збігається з датою його введення, тому варто передбачити рядок, в якому буде зазначено дату, з якої штатний розпис вводиться в дію. За відсутності такого реквізиту виникає необхідність у виданні наказу, яким буде визначатись дата введення в дію штатного розпису.

Для зручності всі графи форми штатного розпису пронумеровано. Усього їх — 12.

У першій графі зазначаємо Назву структурного підрозділу. Якщо йдеться про організацію недержавного сектору економіки, то, як правило, немає ніяких обмежень щодо найменування структурних підрозділів. Звертаємо увагу лише на вимоги термінології та загальноприйняті поняття й визначення (небажано називати структурні підрозділи, використовуючи малозрозумілі іноземні слова). Проте існують організації, в яких від назви структурного підрозділу, зазначеної у штатному розписі, залежить низка пільг, що надаються працівникам при виході на пенсію (наприклад, медичні та освітні заклади, організації, до складу яких входять виробництва зі шкідливими умовами праці).

Назви структурних підрозділів зазначають у штатному розписі відповідно до груп:

• апарат управління (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів тощо);
• виробничі підрозділи;
• допоміжні або обслуговуючі підрозділи.

У штатних розписах більшості організацій недержавного сектору економіки розташування назв структурних підрозділів відповідатиме саме такому порядку. Виняток становитимуть торговельні організації, оскільки в них немає виробничих підрозділів, а існують лише відділи збуту або комерційні відділи, які тісно пов’язані з логістичними підрозділами (останні у такому разі є обслуговуючими). Допоміжними підрозділами, як правило, називають відділ постачання, ремонтні служби тощо.

У другу графу вписуємо Код структурного підрозділу, який позначає місце конкретного структурного підрозділу в ієрархічній структурі організації (особливо це стосується великих організацій).

Засобами кодування позначають місце меншого підрозділу у структурі більшого.

У третій графі зазначаємо Назву посади (спеціальність, професію). Назви посад добираємо з урахуванням порад, викладених в Етапі 4 «Добір назв посад» нашого покрокового алгоритму.

Щодо послідовності заповнення цієї графи, то вона є індивідуальною для кожного структурного підрозділу і враховує специфіку конкретної організації. Як правило, спочатку розміщуються посади керівника структурного підрозділу, його заступників, далі — головних і провідних фахівців, потім — посади рядових виконавців. Якщо у складі структурного підрозділу є як професіонали, фахівці, технічні службовці, так і робітники, то їх посади зазначають саме у такій послідовності.

Оскільки штатний розпис є елементом планування робочої сили, то у ньому вказують усі посади — як наявні, так і ті, які планується ввести протягом відповідного року.

Четверта графа — Код за ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (КП).

П’ята графа — Кількість штатних одиниць.

Шосту графу Посадовий оклад (тарифна ставка) заповнюємо з огляду на вже сформоване бачення керівника організації і розроблену Схему посадових окладів.

У штатному розписі ми відображаємо оклад за посадою, а не суму заробітної плати, яку отримає працівник. Умови, на яких приймаємо працівника, — повний оклад за посадою, норму тривалості робочого часу і відповідний розмір оплати праці, — обов’язково прописуємо у наказі.

Наступні графи (у нашому прикладі з сьомої по десяту, а у вас їх може бути більше або менше) призначені для внесення відомостей про Доплати і Надбавки.

За бажання, до штатного розпису можна ввести і графу «Премії», у якій відображатимете у відсотковому вимірі, наприклад, щоквартальні премії, передбачені для всіх або певних категорій працівників колективним договором (положенням про оплату праці).

Для того, аби заповнити одинадцяту графу — Фонд заробітної плати на місяць, потрібно помножити посадовий оклад за певною посадою на кількість штатних одиниць за цією посадою, додати суми доплат та надбавок, якщо вони передбачені, а результат записати до відповідної чарунки таблиці.

Дванадцяту графу Примітки заповнюєте на свій розсуд.

Залишилось підсумувати загальну кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, а потім вписати отримані значення у відповідні чарунки таблиці. Далі підготовлений і вивірений проект штатного розпису подаємо на розгляд керівнику організації.

Заповнена форма штатного розпису

Затвердження штатного розпису

Останнім етапом — є затвердження штатного розпису.