Мін’юст роз’яснив, як має підписувати документи виконуючий обов’язки керівника

Як оформити наказ про делегування права підпису

Мін'юст у листі «Щодо підпису документів особою, яка виконує обов’язки відсутнього керівника» від 05.02.2019 № 4249/Н-539/7.1.2 нагадує, що у разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документи, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом до найменування посади додають символи «В. о.» (п. 53 розділу II «Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55, далі – Інструкція № 55).

Інструкція № 55 регламентує роботи з документами, створеними у паперовій формі, у Секретаріаті КМУ, центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

«Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

У відповідності до пункту 10 глави 7 розділу II Правил № 1000/5 у разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, яка виконує обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, ініціали (ініціал імені) та прізвище особи, яка підписала документ. Виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюють у разі заміщення керівника на підставі розпорядчого документа.

Отже, виконуючий обов’язки керівника під час підписанні документів перед найменуванням посади косу риску або прийменник «За» не використовує.

Мін'юст принагідно нагадує, що листи міністерств не встановлюють норм права, а мають інформаційний характер.

Неодмінно стануть у пригоді:

• Оформлення наказів, право підпису яких делеговано керівнику структурного підрозділу
• Спеціаліст тимчасово виконує обов’язки заступника начальника відділу: як проводити доплату?
• Чи може директор підписувати документи під час відпустки