У кадровій службі організації за встановленими формами складають описи справ тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу).
Якщо організація віднесена до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ) і згідно з рішеннями експертно-перевірних комісій державних архівів (центральних, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, областей, міст Києва або Севастополя) включена до списку комплектування відповідного архіву, тобто передає документи на постійне зберігання, в організації складають опис ще одного виду — опис справ постійного зберігання.
Форми описів справ визначені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5.
Описи справ кадрової служби складають у двох примірниках не пізніше 31 грудня року, наступного за роком закінчення справ у діловодстві. Перший примірник передається разом зі справами до архіву організації, а другий — залишається у кадровій службі як контрольний примірник.
Описи справ кадрової служби складає посадова особа, відповідальна за діловодство у службі, за методичної допомоги працівників архіву організації або особи, відповідальної за архів організації. Функція щодо підготовки описів справ має бути передбачена у посадовій інструкції працівника кадрової служби.
Розгляньмо покроково, як скласти опис справ кадрової служби при передаванні документів до архіву організації.
⚡ ТОП-5 консультацій ⚡
- Класифікатор професій
- Відсторонення невакцинованого працівника
- Зразок оформлення наказу за ДСТУ 4163:2020
- Звіт про квоту 2022
- Трудовий договір
Проводимо підготовчу роботу до складання описів справ кадрової служби, опановуємо правила складання описів та розподілу справ в описі
Складанню описів справ у діловодстві кадрової служби має передувати підготовча робота:
- уточнюємо повноту номенклатури справ, чи правильно визначені строки зберігання документів та статті за переліком документів зі строками зберігання;
- виявляємо справи, не передбачені номенклатурою справ і не внесені до неї, але реально сформовані;
- проводимо (шляхом поаркушного перегляду документів) експертизу цінності справ, які за номенклатурою мали позначку «ЕПК», з метою вилучення з них документів з різними строками зберігання, що підлягають включенню до описів справ постійного зберігання (виявлені документи постійного зберігання приєднують до однорідних справ або формують у самостійні справи) або тривалого (понад 10 років) зберігання;
- розподіляємо справи за строками зберігання (постійного, тривалого (понад 10 років), з кадрових питань) для включення їх до описів;
- уточнюємо заголовки справ перед внесенням їх до опису.
Перед початком описування перевіряють якість формування та оформлення справ, відповідність кількості справ, що вносять до опису, кількості справ, передбачених номенклатурою за відповідний рік.
Шість обов’язкових справ грудня-січня: чек-ліст для діловода
Річний розділ опису
Справи кожного року складають річний розділ опису. Номер опису кадрової служби складається з цифрового позначення (індексу) служби за номенклатурою справ, початкової літери назви категорії документів, що входять до опису справ (постійного, тривалого зберігання чи з кадрових питань) та чотирьох цифр року, у якому заведені справи, включені до відповідного опису.
7 обов’язкових операцій наприкінці року для діловода
Описова стаття
Основною складовою частиною будь-якого опису справ є описова стаття, яка містить такі елементи:
- порядковий номер справи;
- індекс справи;
- заголовок справи;
- крайні дати документів справи;
- кількість аркушів у справі;
- строк зберігання справи (крім описів справ постійного зберігання);
- наявність копій документів (за потреби).
Підсумковий запис опису
Обов’язковою складовою частиною річного розділу опису справ є підсумковий запис, у якому закріплюється сумарний облік справ. Підсумковий запис складається після останньої описової статті. У ньому цифрами і словами зазначають фактичну кількість справ, унесених в розділ опису. Наприклад: У цей опис включено 5 (п’ять) справ з № 1 по № 5.
Окрім цього, в підсумковому записі обумовлюють особливості нумерації справ в опису (наявність літерних та пропущених номерів справ). Як правило, ці особливості можуть мати місце, коли до опису включають значну кількість заголовків справ. Це характерно для зведених описів справ організації.
Опис справ кадрової служби підписується укладачем опису (як правило, це особа, відповідальна за діловодство в кадровій службі), із зазначенням посади та дати підписання, після чого опис погоджується з керівником служби діловодства організації (особою, відповідальною за діловодство) та затверджується керівником кадрової служби.
Порядок формування документів у справи
Онлайн-сервіс «Строки зберігання документів»
Опис справ постійного зберігання (в організаціях, що є джерелами комплектування НАФ і передають документи до державних архівів)
Опис справ постійного зберігання складається лише в організаціях, які є джерелами формування НАФ і включені до списку комплектування відповідного державного архіву, тобто передають документи на постійне зберігання.
До річних розділів опису справ постійного зберігання уносять справи, які відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (чинний з 01.01.2013; далі — Перелік № 578) мають строк зберігання «Постійно».
На практиці обсяг документів з постійним строком зберігання, які створюються у діяльності більшості кадрових служб, є досить незначним. Зокрема, до документів, які підлягають передаванню до державних архівів від організації — джерел їх комплектування, належать протоколи загальних зборів трудового колективу (за їх формування, як правило, відповідає кадрова служба), доповіді, огляди, звіти, довідки про стан та перевірку роботи з кадрами, особові справи керівників організацій, працівників, які мають найвищі ступені відзнаки (наприклад, звання «Герой України»), почесні звання, списки керівних працівників, ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни.
Дізнайтеся, яка відповідальність за передчасне знищення документів
Опис справ тривалого зберігання (понад 10 років)
Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у випадку створення кадровою службою документів, які, відповідно до Переліку № 578, повинні зберігатися понад 10 років.
Якщо кадрова служба діє в організації, яка належить до джерел формування НАФ та передає свої документи до відповідної архівної установи, і, окрім традиційних, кадрова служба не виконує додаткових функцій, то опис справ тривалого зберігання кадрова служба не складає. Це викликано відсутністю справ, які можуть бути включені саме до зазначеного виду опису.
Готуємо до архівного зберігання журнали реєстрації документів
У той же час такі описи обов’язково складають кадрові служби організацій, які не є джерелами формування НАФ і відповідно до рішення експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву включені до так званого Списку № 3 (список організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ).
До опису справ тривалого зберігання включають справи з документами, які відповідно до графи 4 Переліку № 578 мають строк зберігання «До ліквідації організації». Це, зокрема, протоколи загальних зборів трудового колективу товариства, оригінали правил, методичних вказівок, положень, регламентів з питань, що належать до повноважень кадрової служби (якщо зазначені види документів затверджувалися за допомогою грифу затвердження, а не наказом керівника і відповідно до номенклатури справ ці документи формує кадрова служба), приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни керівника кадрової служби. Якщо затверджені положення про структурні підрозділи організації групує у справи кадрова служба, то до опису справ тривалого зберігання також включають справу із зазначеними документами.
Опис справ з кадрових питань (особового складу)
Як скласти опис справ з кадрових питань (особового складу) — детально описано у консультації «Опис справ з кадрових питань (особового складу): складання та зразок».
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
