Посадова інструкція старшого інспектора з кадрів

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність старшого інспектора з кадрів.

1.2. Професія «Старший інспектор з кадрів» належить до категорії «Фахівці».

Старший інспектор з кадрів:

1.3. Приймається на посаду та звільняється наказом директора підприємства.

1.4. Безпосередньо підпорядковується директору підприємства.

1.5. У своїй діяльності керується цією посадовою інструкцією, а також:

1.5.1. З питань кадрової роботи:

Нормативно-правовими актами (Конституція України; Кодекс законів про працю України; Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України вiд 29.07.1993 № 58, інші нормативно-правові акти з трудового права та кадрового діловодства);

локальними актами підприємства (статут; правила внутрішнього трудового розпорядку; колективний договір; положення про кадрову службу; накази та розпорядження директора підприємства);

1.5.2. З питань захисту персональних даних:

Законом України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI, іншими нормативно-правовими актами у сфері захисту персональних даних;

Типовим порядком обробки персональних даних, затвердженим наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08.01.2014 № 1/02-14;

положенням про захист персональних даних працівників та контрагентів підприємства;

наказами та розпорядженнями директора підприємства.

1.5.3. З питань військового обліку — організаційно-розпорядчими документами підприємства з відповідних питань, вказівками військового комісаріату, нормативно-правовими актами:

Законом України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 № 2232-XII;

Законом України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» від 21.10.1993 № 3543-XII;

Положенням про військовий облік військовозобов’язаних і призовників, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 09.06.1994 № 377;

Переліком спеціальностей, за якими жінки, що мають відповідну підготовку, можуть бути взяті на військовий облік, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14.10.1994 № 711;

Інструкцією з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженою наказом Міністра оборони України від 15.12.2010 № 660 (далі — Інструкція з військового обліку);

Інструкцією щодо бронювання військовозобов’язаних за підприємствами, установами, організаціями на період мобілізації та воєнного часу, затвердженою постановою Міжвідомчої комісії з питань бронювання військовозобов’язаних за підприємствами, установами і організаціями на період мобілізації та воєнного часу від 22.05.1996 № 1.

1.6. Мета діяльності — забезпечення обліку працівників підприємства, організація кадрового діловодства, контроль за дотриманням кадрових процедур, облік військовозобов’язаних та призовників, що працюють на підприємстві.

1.7. У разі відсутності старшого інспектора з кадрів на роботі (хвороба, відпустка, відрядження тощо) за наказом директора його обов’язки виконує інший працівник підприємства у порядку, встановленому законодавством.

2. Завдання та обов’язки

2.1. Веде згідно з уніфікованими формами первинної облікової документації облік працівників підприємства, його підрозділів; облік військовозобов’язаних та призовників, що працюють на підприємстві.

2.2. Забезпечує відповідність кадрової документації законодавству у сфері праці, у сфері захисту персональних даних та вимогам системи управління якістю підприємства.

2.3. Оформлює прийняття на роботу, переведення, переміщення і звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій, а також наказів керівника підприємства.

2.4. При прийнятті на роботу:

2.4.1. Перевіряє наявність і правильність оформлення документів, які працівник в обов’язковому порядку має надати (паспорт, облікова картка платника податків, трудова книжка, документ про освіту, свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування тощо).

2.4.2. Роз’яснює претенденту на посаду порядок оформлення прийняття на роботу, у т. ч. підстави для обробки персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», інші питання, пов’язані з обробкою персональних даних.

2.4.3. Повідомляє, що володільцем персональних даних, які збираються, є (назва підприємства), роз’яснює склад та зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних та осіб, яким передаватимуться персональні дані після укладення трудового договору.

2.4.4. Повідомляє претендента на посаду про його права як суб’єкта персональних даних, визначені статтею 8 Закону України «Про захист персональних даних», шляхом ознайомлення претендента з витягом із Закону.

2.4.5. Отримує від претендента на роботу заяву про прийняття на роботу (або у випадках, передбачених Кодексом законів про працю України, оформлює письмовий трудовий договір).

2.4.6. Перевіряє у осіб наявність військово-облікових документів (у військовозобов’язаних — військового квитка або тимчасового посвідчення, у призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці), встановлює, чи перебувають працівники на військовому обліку за місцем проживання.

2.4.7. Готує проект наказу про прийняття на роботу, оформлює особову картку, особову справу (у випадках, визначених законодавством).

2.4.8. Якщо посадові обов’язки прийнятого працівника передбачають обробку персональних даних інших осіб, отримує від прийнятого працівника зобов’язання про нерозголошення персональних даних за формою, наведеною у Положенні про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів, реєструє у Журналі реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних.

2.5. Зберігає картотеки особових карток (типова форма № П-2) з обмеженням доступу до них згідно з вимогами законодавства у сфері захисту персональних даних.

2.6. Формує і веде особові справи працівників, забезпечує їх зберігання з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту персональних даних.

2.7. Бере участь у роботі комісії по соціальному страхуванню підприємства як член комісії — представник роботодавця.

2.8. У листках непрацездатності зазначає страховий стаж для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності.

2.9. Бере участь у розробленні перспективних і поточних планів підприємства з праці та кадрових питань.

2.10. Готує необхідні матеріали для атестаційної, кваліфікаційної комісій, проекти документів щодо нагородження, заохочення працівників, застосування до них дисциплінарних стягнень.

2.11. Веде облік особливих категорій працівників (неповнолітні; інваліди; «чорнобильці»; ветерани праці; сумісники; працівники, які працюють на умовах неповного робочого часу або за індивідуальними графіками; працівники, які працюють за строковими трудовими договорами; особи, які зараховуються у квоту для працевлаштування відповідно до Закону України «Про зайнятість населення» тощо).

2.12. Веде облік трудових книжок, забезпечує їх зберігання згідно з вимогами законодавства у сфері захисту персональних даних.

2.13. Вносить до трудових книжок працівників записи про роботу, заохочення і нагородження.

2.14. Веде облік надання відпусток працівникам, складає графік відпусток, контролює його дотримання.

2.15. Визначає страховий стаж для надання допомоги з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів за трудовими книжками, іншими документами та даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

2.16. Не пізніше ніж за місяць письмово повідомляє працівників про настання у них права на пенсію за віком (у т. ч. за вислугу років та на пільгових умовах).

2.17. Оформлює документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства та їхнім сім’ям; надає працівникам практичну допомогу щодо збору документів, необхідних для призначення пенсії.

2.18. Після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для передання їх до архівного підрозділу підприємства.

2.19. Контролює стан трудової дисципліни у підрозділах підприємства та дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.

2.20. Веде облік порушень трудової дисципліни.

2.21. Складає встановлену звітність про роботу з кадрами.

2.22. Відповідно до Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу», Інструкції з військового обліку, правил військового обліку громадян тощо виконує обов’язки з обліку військовозобов’язаних та призовників, що працюють на підприємстві.

3. Права

Має право:

3.1. Одержувати в установленому порядку від усіх структурних підрозділів підприємства інформацію, потрібну для виконання своїх посадових обов’язків.

3.2. Вимагати від працівників підприємства надання до кадрової служби у встановлені строки необхідних документів (заяв, пояснень, документів про освіту тощо).

3.3. Вимагати від військовозобов’язаних та призовників подання військово-облікових документів для внесення змін в особові картки (типова форма № П-2), а також для подання військово-облікових документів до військового комісаріату.

3.4. Подавати директору пропозиції щодо підвищення ефективності кадрової роботи на підприємстві.

3.5. Підписувати або візувати документи у межах компетенції.

3.6. Засвідчувати копії документів (наказів, дипломів, свідоцтв про народження дітей, довідок до акту огляду МСЕК тощо) для внутрішнього користування (особові справи, справи бухгалтерії тощо).

3.7. Засвідчувати записи у трудових книжках працівників.

3.8. Засвідчувати довідки працівникам на підприємстві про теперішню і минулу трудову діяльність, засвідчувати копії (витяги) трудових книжок, наказів з кадрових питань, що подаються стороннім установам.

4. Відповідальність

Несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або неякісне виконання своїх обов’язків відповідно до цієї посадової інструкції.

4.2. Розголошення інформації з документів з грифом «Для службового користування» та розголошення персональних даних, які довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням обов’язків на посаді старшого інспектора з кадрів.

4.3. Завдання шкоди діловій репутації підприємства, а також матеріальних збитків з власної провини (у межах, встановлених законодавством України).

4.4. Недотримання правил і норм охорони праці, протипожежного захисту, виробничої санітарії.

5. Повинен знати

5.1. Конституцію України, законодавчі та нормативно-правові акти у сфері праці, захисту персональних даних, з питань військового обліку.

5.2. Методичні матеріали з обліку та руху персоналу.

5.3. Порядок подання документів для призначення пенсій, ведення і зберігання трудових книжок та особових справ працівників.

5.4. Структуру підприємства та його підрозділів.

5.5. Діловодство, стандарти організаційно-розпорядчої документації.

5.6. Вимоги системи управління якістю, що впроваджено на підприємстві, щодо оформлення документації, а також регламентації процесів та процедур, у яких бере участь кадрова служба підприємства.

5.7. Порядок складання установленої звітності.

5.8. Порядок визначення назв посад відповідно до Класифікатора професій.

5.9. Порядок визначення страхового стажу (усіх видів), надання пільг та компенсацій працівникам.

5.10. Порядок проведення атестації та підвищення кваліфікації працівників підприємства.

5.11. Порядок проходження виробничої практики учнями професійно-технічних та студентів вищих навчальних закладів.

5.12. Порядок проходження стажування учнями професійно-технічних та студентів вищих навчальних закладів, що здобули певний рівень освіти та продовжують навчання.

5.13. Правила роботи із засобами обчислювальної техніки і зв’язку, відповідне прикладне програмне забезпечення.

5.14. Правила і норми охорони праці, протипожежного захисту.

6. Кваліфікаційні вимоги

Базова або неповна вища освіта за напрямом підготовки «Управління персоналом і економіка праці» або «Правознавство», або «Документознавство та інформаційна діяльність», або «Діловодство» (бакалавр або молодший спеціаліст). Стаж роботи за професією інспектора з кадрів — не менше року.

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Для виконання обов’язків та реалізації своїх прав взаємодіє:

7.1. З усіма структурними підрозділами підприємства з питань отримання від них необхідної інформації та даних, які потрібні для ефективної організації кадрового діловодства, обліку військовозобов’язаних та призовників на підприємстві.

7.2. З іншими працівниками підприємства щодо забезпечення захисту персональних даних.

7.3. З представниками військових комісаріатів з питань, що належать до його компетенції.

7.4. З представниками служби зайнятості з питань реалізації Закону України «Про зайнятість населення».

7.5. З представниками органу статистики з питань подання статистичної звітності.

Назва посади особи, що розробила інструкцію, підпис, прізвище

Візи

З інструкцією ознайомлений(-а), копію отримано (підпис, розшифрування підпису