Держархів схвалив зміни до правил діловодства та архівного зберігання

Щоб удосконалити організацію роботи з документами в установах, організаціях та підприємствах усіх форм власності Нормативно-методична комісія Держархіву схвалила пропозиції та окремі зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Їх внесуть на розгляд Мін’юсту.

Серед змін і доповнень пропонують, зокрема, такі:

• відновити відмітку «Копія» на першому аркуші, документа, який скопіювали;
• подавати до держархіву чи архівного відділу довідку про фінансово-господарську діяльність у разі, коли підприємство подає акт про вилучення для знищення документів, строк зберігання яких сплив та визначено її структуру і порядок оформлення і підписання;
• визначити порядок внесення до опису справ з кадрових питань такого окремого заголовку справи: «персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески».

Окрім цього, пропонують низку доповнень щодо порядку організації діловодства в умовах особливого періоду, що настає з моменту, як оголосили рішення про мобілізацію. Приміром, запропонували дозволити не виготовляти на папері документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створені в електронній формі, до того як припинять чи скасують особливий період в Україні, але за умови, що дані збережені в безпечних місцях.

Пропозиції до Мін’юсту містять також положення стосовно порядку дій юридичних осіб, які здійснили перереєстрацію, зокрема, в частині повідомлення про це держархіву чи архівного відділу, забезпечення зберігання документів, які вивезли з тимчасово окупованої території, недопущення витоку інформації тощо.

Запропоновані зміни та доповнення наберуть юридичної сили після того, як їх затвердить наказом Мін’юст та зареєструє його як нормативно-правовий акт.

Для затвердження Держархівом внесли проєкт Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (далі — Збірник).

До Збірника включать 42 форми видів організаційних, розпорядчих та інформаційно- аналітичних документів. Так, серед форм розпорядчих документів — форми наказів керівника з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, зокрема — спільні кількох організацій, 9 уніфікованих форм наказів з кадрових питань.

У розділі організаційної документації містяться уніфіковані форми таких важливих документів як структура і штатна чисельність, штатний розпис, посадова та робоча інструкція, положення про структурний підрозділ, колективний договір, номенклатура справ, інструкція з діловодства тощо.

Збірником міститиме уніфіковані форми інформаційно-аналітичної документації, зокрема, автобіографії, протоколів зборів, засідань комісій чи структурного підрозділу, акта, довідок, графіка відпусток, службового листа, службової записки тощо.

Збірник склали з урахуванням Національного класифікатора НК 010:2021 «Класифікатор управлінської документації» та Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Він буде слугувати добрим помічником працівникам діловодних та кадрових служб підприємств під час складання документів, зокрема, кадрових.

Збірник оприлюднять після того, як підпишуть наказ Держархіву про його впровадження.