Чи дотримуватись строку зберігання особових справ у 75 років, якщо підприємство не належить до фондоутворювачів державних архівів, а місця для зберігання немає?
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік) поширюється на підприємства, установи, організації незалежно від форми власності і підпорядкування.
Відповідно до Переліку особові справи керівників, працівників підприємства, у діяльності якого не створюються документи Національного архівного фонду, і яке не передає своїх документів на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи, зберігають 75 років. Ці справи включають до річного опису справ з кадрових питань відповідно до року звільнення.
Отже, відповідь так, приватне підприємство має дотримуватись строків зберігання особових справ звільнених працівників.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникає низка питань: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Порядок зберігання особових справ працівників необхідно організувати так, щоб дотримати вимог законодавства про захист персональних даних та правил діловодства. Оскільки особові справи необхідно вести на державних, комунальних, а також приватних підприємствах, ця стаття неодмінно допоможе вам у роботі.
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
