Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
Внутрішній опис документів особової справи
Увага: внутрішній опис заповнює кадровик, коли формує особову справу нового працівника
Вимоги до складання внутрішнього опису документів особової справи:
- складайте на окремому аркуші за типовою формою;
- зазначайте документи в порядку їх розміщення в справі;
- вказуйте кожен документ окремим пунктом;
- заповнюйте графу «Примітка» тільки, якщо документ буде вилучено з особової справи, замінено оригінал копією чи навпаки;
- зазначайте про новий документ, що додаватимете до справи;
- робіть підсумковий запис (кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів опису) після звільнення працівника й експертизи цінності документів справи. У підсумковому записі зазначайте цифрами та літерами кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи. Якщо документів багато, внутрішній опис може містити кілька аркушів. У підсумковому записі вкажіть цифрами та літерами загальну кількість аркушів опису;
- проставляйте підпис і дату опису після того, як оформите підсумковий запис.
Чи можна внутрішній опис документів особової справи оформити на комп’ютері
Так, це не є порушенням правил діловодства.
Можна первинно оформити внутрішній опис особової справи на комп’ютері — зазначте документи, які долучаєте до особової справи прийнятого працівника.
Роздрукуйте опис. Надалі вносьте інформацію від руки.
Як продовжити внутрішній опис особової справи, якщо не залишилось місця для записів
Доповніть внутрішній опис особової справи аркушем, що містить графи, аналогічні тим, що має раніше вміщений опис.
Нумерація переліку документів особової справи є валовою, тобто на наступних аркушах вона продовжується.
Наприклад. Якщо попередній аркуш внутрішнього опису закінчено порядковим номером 24, то порядковий номер першого запису на наступному аркуші буде 25
Зразок Внутрішнього опису документів особової справи
(за ДСТУ 4163:2020)
Скачати зразок внутрішнього опису
