Внутрішній опис особової справи відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис документів справи, зразок якого заповнює кадровик, має бути створений при первинному оформленні особової справи. У статті Ви знайдете бланк внутрішнього опису документів особової справи та правила, з якими внутрішній опис документів особової справи буде швидким та коректним
Організація обліку внутрішнього опису нерозривно пов'язана із загальною системою ведення кадрової документації. Від правильності його оформлення залежить якість формування особових справ, оперативність роботи кадрової служби, можливість швидкого пошуку необхідної інформації та забезпечення доказової бази у разі виникнення трудових спорів. Саме тому кадровим працівникам необхідно постійно контролювати відповідність внутрішнього опису фактичному складу документів особової справи та своєчасно вносити всі необхідні зміни.
Увага: зразок опису особової справи заповнює кадровик, коли формує особову справу нового працівника
Правила, якими варто користуватися, здійснюючи внутрішній опис справи:
внутрішній опис документів особової справи (бланк) має бути на окремому аркуші за типовою формою;
зазначайте документи в порядку їх розміщення в справі;
вказуйте кожен документ окремим пунктом;
заповнюйте графу «Примітка» тільки, якщо документ буде вилучено з особової справи, замінено оригінал копією чи навпаки;
зазначайте про новий документ, що додаватимете до справи;
бланк опису документів особової справи має містити підсумковий запис (кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів опису) після звільнення працівника й експертизи цінності документів справи. У підсумковому записі зазначайте цифрами та літерами кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи. Якщо документів багато, внутрішній опис документів особової справи (зразок) може містити кілька аркушів. У підсумковому записі вкажіть цифрами та літерами загальну кількість аркушів опису;
проставляйте підпис і дату опису після того, як оформите підсумковий запис.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ
Вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві
Чи можна внутрішній опис документів особової справи оформити на комп’ютері
Так, це не є порушенням правил діловодства.
Можна первинно оформити внутрішній опис особової справи (зразок) на комп’ютері, зазначаючи документи, які долучаєте до особової справи прийнятого працівника.
Роздрукуйте опис. Надалі вносьте інформацію від руки. Відтак, особова справа формується за хронологічним або логічним принципом відповідно до вимог організації діловодства. До її складу можуть входити заява про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів або анкета, автобіографія чи резюме, копії документів про освіту, накази щодо прийняття, переведення та звільнення, копії документів про підвищення кваліфікації, матеріали атестації, документи про зміну персональних даних та інші документи, передбачені законодавством або внутрішніми нормативними актами роботодавця. Кожен із цих документів підлягає обліку у внутрішньому описі незалежно від часу його включення до особової справи.
Ведення внутрішнього опису має важливе практичне значення не лише для кадрової служби, а й для архівного зберігання документів. Під час проведення перевірок, передачі особових справ до архіву або видачі окремих документів у тимчасове користування внутрішній опис дозволяє швидко перевірити наявність усіх документів та встановити їх місцезнаходження. Крім того, він значно полегшує роботу архівних працівників під час приймання справ на зберігання та проведення експертизи цінності документів.
Внутрішній опис також сприяє дотриманню вимог щодо захисту персональних даних працівників. Оскільки особова справа містить значний обсяг конфіденційної інформації, чіткий облік документів дозволяє контролювати доступ до них, своєчасно виявляти відсутність окремих документів та забезпечувати їх належне зберігання відповідно до вимог законодавства про захист персональних даних.
Таким чином, внутрішній опис документів особової справи є важливим обліковим документом, який забезпечує систематизацію, повноту та контроль за складом особової справи працівника. Його правильне формування та постійне ведення сприяють ефективній організації кадрового діловодства, належному архівному зберіганню документів, захисту персональних даних та дотриманню вимог чинного законодавства у сфері трудових відносин і діловодства.
