Внутреннее описание личного дела отражает включение документов в дела и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, дат, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. Внутреннее описание документов дела, образец которого заполняет кадровик, должно быть создано при первоначальном оформлении личного дела. В статье Вы найдете бланк внутреннего описания документов личного дела и правила, с которыми внутреннее описание документов будет быстрым и корректным
Организация учета внутреннего описания неразрывно связана с общей системой кадровой документации. От правильности его оформления зависит качество формирования личных дел, оперативность работы кадровой службы, возможность быстрого поиска необходимой информации и обеспечение доказательной базы при возникновении трудовых споров. Поэтому кадровым работникам необходимо постоянно контролировать соответствие внутреннего описания фактическому составу документов личного дела и своевременно вносить все необходимые изменения.
Внимание: образец описания личного дела заполняет кадровик, когда формирует личное дело нового работника
Правила, которыми следует пользоваться, осуществляя внутреннее описание дела:
внутреннее описание документов личного дела (бланк) должно быть на отдельном листе по типовой форме;
указывайте документы в порядке их размещения в деле;
указывайте каждый документ отдельным пунктом;
заполняйте графу «Примечание» только, если документ будет изъято из личного дела, заменен оригинал копией или наоборот;
указывайте сведения о новом документе, добавляемом в дело;
бланк описания документов личного дела должен содержать итоговую запись (количество документов, включенных в опись, количество листов описания) после увольнения работника и экспертизы ценности документов дела. В итоговом записи указывайте цифрами и буквами количество фактически включенных в личное дело документов, а не количество записей (порядковых номеров), сделанных во время ведения личного дела. Если документов много, внутреннее описание документов личного дела (образец) может содержать несколько листов. В итоговой записи укажите цифрами и буквами общее количество листов описания;
проставляйте подпись и дату описи после того, как оформите итоговую запись.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ
Вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві
Можно ли внутреннюю опись документов личного дела оформить на компьютере
Да, это не является нарушением правил делопроизводства.
Можно первично оформить внутреннее описание личного дела (образец) на компьютере, указывая прилагаемые документы к личному делу принятого работника.
Распечатайте опись. В дальнейшем вносите информацию от руки. Следовательно, личное дело формируется по хронологическому или логическому принципу в соответствии с требованиями организации делопроизводства. В ее состав могут входить заявление о принятии на работу, личный листок по учету кадров или анкета, автобиография или резюме, копии документов об образовании, приказы о принятии, переводе и увольнении, копии документов о повышении квалификации, материалы аттестации, документы об изменении персональных данных и другие документы, предусмотренные законодательством или внутренними нормативными актами. Каждый из этих документов подлежит учету во внутреннем описании независимо от времени его включения в личное дело.
Ведение внутреннего описания имеет важное практическое значение не только для кадровой службы, но и для хранения документов. При проведении проверок, передаче личных дел в архив или выдаче отдельных документов во временное пользование внутреннее описание позволяет быстро проверить наличие всех документов и установить их местонахождение. Кроме того, он значительно облегчает работу архивных работников при принятии дел на хранение и экспертизу ценности документов.
Внутреннее описание также способствует соблюдению требований защиты персональных данных работников. Поскольку частное дело содержит значительный объем конфиденциальной информации, четкий учет документов позволяет контролировать доступ к ним, своевременно выявлять отсутствие отдельных документов и обеспечивать их надлежащее хранение в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.
Таким образом, внутреннее описание документов личного дела является важным учетным документом, обеспечивающим систематизацию, полноту и контроль за составом личного дела работника. Его правильное формирование и постоянное ведение способствуют эффективной организации кадрового делопроизводства, надлежащему архивному хранению документов, защите персональных данных и соблюдению требований действующего законодательства в сфере трудовых отношений и делопроизводства.
бланк описания документов личного дела должен содержать
