Внутренняя опись документов личного дела работника: формирование и учет

Внутренняя опись документов личного дела

Внимание: внутреннюю опись заполняет кадровик, когда формирует личное дело нового работника

Требования к составлению внутренней описи документов личного дела:

1. составляйте на отдельном листе по типовой форме;
2. указывайте документы в порядке их размещения в деле;
3. указывайте каждый документ отдельным пунктом;
4. заполняйте графу «Примечание» только, если документ будет изъято из личного дела, заменен оригинал копией или наоборот;
5. указывайте сведения о новом документе, добавляемом в дело;
6. делайте итоговую запись (количество документов, включенных в опись, количество листов описания) после увольнения работника и экспертизы ценности документов дела. В итоговом записи указывайте цифрами и буквами количество фактически включенных в личное дело документов, а не количество записей (порядковых номеров), сделанных во время ведения личного дела. Если документов много, внутренняя опись может содержать несколько листов. В итоговой записи укажите цифрами и буквами общее количество листов описания;
7. проставляйте подпись и дату описи после того, как оформите итоговую запись.

Як підготувати особові картки П-2 до архівного зберігання

Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ

Виконайте вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві.

Алгоритм від експерта

Можно ли внутреннюю опись документов личного дела оформить на компьютере

Да, это не является нарушением правил делопроизводства.

Можно первично оформить внутреннюю опись личного дела на компьютере — укажите документы, которые приобщают к личному делу принятого работника.

Распечатайте опись. В дальнейшем вносите информацию от руки.

Как продлить внутреннюю опись личного дела, если не осталось места для записей

Дополните внутреннюю опись личного дела листом, содержащим графы, аналогичные тем, что имеет ранее заключенный описание.

Нумерация перечня документов личного дела является валовой, то есть на следующих листах она продолжается.

Например. Если предыдущий лист внутренней описи закончено порядковым номером 24, то порядковый номер первой записи на следующем листе будет 25

Образец внутренней описи документов личного дела

СКАЧАТЬ