Перелік документів особової справи та порядок її формування регламентують пункти 12-13 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Зверніть увагу!
На особові справи державних службовців не діють норми Правил № 1000/5. Як їх формувати, визначає окремий документ
Кількість документів особової справи
В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами № 1000/5. Максимально — 25 видів документів. Якщо в Правилах № 1000/5 немає певного виду документів, до особової справи такі документи не долучають.
Чи долучати до особових справ подяки та грамоти
Перелік документів особової справи
1 | Внутрішній опис особової справи |
2 | Заява про прийняття на роботу або письмовий трудовий договір (контракт) Один із документів залежно від форми трудового договору — усна чи письмова |
3 | Копія наказу про прийняття на роботу (витяг зі зведеного наказу) |
4 | Особовий листок з обліку кадрів |
5 | Доповнення до особового листка з обліку кадрів |
6 | Автобіографія |
7 | Копія паспорта |
8 | Копія облікової картки платника податків За наявності. Працівник із релігійних переконань міг відмовитися від реєстраційного номера та має відповідну відмітку в паспорті |
9 | Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва |
10 | Копії документів про освіту |
11 | Копії документів про науковий ступінь, вчене звання |
12 | Копії документів, що є підставами для надання пільг |
13 | Заява про переведення на іншу роботу (посаду) |
14 | Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) (витяг зі зведеного наказу) |
15 | Заява про прийняття за сумісництвом |
16 | Копія наказу про прийняття за сумісництвом (витяг зі зведеного наказу) |
17 | Заява про зміну біографічних даних |
18 | Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові) |
19 | Характеристики |
20 | Копії документів про підвищення кваліфікації |
21 | Копії документів про стажування |
22 | Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання) |
23 | Документи з атестації |
24 | Заява про звільнення |
25 | Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу) |
Коли долучають документи до особової справи
Документи долучають до особової справи впродовж усього часу роботи працівника — у хронологічному порядку в міру поповнення.
Що вносити у доповнення до особового листка з обліку кадрів
Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів (абз. 3 п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).
Чи обов’язково вклеювати фото до особового листка з обліку кадрів, якщо законодавство не передбачає навіть типової форми цього документа?
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
