Відповідь
Експертизу цінності документів на підприємстві проводьте у поточному діловодстві, коли складаєте номенклатури справ, формуєте документи у справи, готуєте справи до передавання на архівне зберігання (п. 1 гл. 2 розд. 5 Правил № 1000/5).
Перевірте себе ➤ ТЕСТ «Експертиза цінності документів»
За підсумками експертизи цінності складайте відповідні види описів справ, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі— акт про вилучення документів). Скористайтеся формою, встановленою у додатку 15 Правил № 1000/5. Ця форма містить вступну частину та вісім граф. У вступній частині вкажіть підставу для вилучення документів для знищення.
Закони та інші нормативно-правові акти не мають зворотної дії в часі. Виняток — коли вони пом’якшують або скасовують відповідальність особи (ст. 58 Конституції України).
Дізнайтеся, як провести експертизу цінності й передати в архів електронні документи
Коли затверджували номенклатуру справ на 2009 рік та визначали у ній строки зберігання документів, чинним був Перелік типових документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 № 41, зареєстрований у Мін’юсті 17.09.1998 р. за № 576/3016. Проте коли готуєте 2020 року акт про вилучення документів, керуйтеся нормативно-правовим актом, чинним на момент складання такого акта, — Переліком № 578/5.
Повну назву нового Переліку № 578/5 зазначайте у вступній частині акта, а у графі 8 посилайтеся на номери статей цього Переліку.
У номенклатурі справ на 2009 рік для документів про встановлення персональних окладів, ставок, надбавок строк зберігання 10 років визначено відповідно до ст. 523 Переліку № 41. Але коли складаєте акт про вилучення документів для знищення 2020 року, у графі 7 зазначайте строк зберігання 10 років, але посилайтеся на ст. 502 Переліку № 578/5.
Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578/5, є мінімальними. Їх не можна зменшувати.
Якщо в акті про вилучення зазначено документи, строк зберігання яких минув кілька років тому, то це не є порушенням, оскільки підприємство має право збільшити строки зберігання документів (п. 1.7 Загальних положень до Переліку № 578/5).
Перелік № 578/5 змінив строки зберігання окремих видів документів, які були зазначені у номенклатурах справ, затверджених до 2012 року включно. Коли проводите експертизу цінності, ураховуйте нові строки зберігання документів.
Алгоритму продовження на підприємстві строків зберігання документів, передбачених Переліком, чітко не визначено. Щоб юридично обґрунтувати збільшення строку зберігання документів, схваліть акт на засіданні експертної комісії (ЕК) підприємства і подайте для схвалення до експертно-перевірної комісії (ЕПК) державного архіву чи ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради. А розгляд акта на засіданні ЕК підприємства, а також ЕПК (ЕК) архівної установи є обов’язковим.
Олександр Денисенко,
експерт у галузі діловодства та архівної справи, Київ
