Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву підприємства за описами, складеними за вимогами, визначеними Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 № 1000/5.
Державні та комунальні організації, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), передають їх на постійне зберігання до державних архівів, архівних відділів міських рад після закінчення строків зберігання в архіві організації.
Юридичні особи приватної форми власності, а також об’єднання громадян, релігійні організації, документи яких віднесено до НАФ, мають право постійно зберігати їх у власних архівах, а також можуть передавати їх до державних та інших архівних установ на підставі угод.
Державні наукові установи, музеї та бібліотеки мають право створювати архіви для зберігання документів НАФ, а також поповнювати свої фонди і колекції профільними документами.
За рішенням керівника підприємства, у разі наявності вільних площ в архівосховищах, до архіву можна передавати й документи тимчасового строку зберігання, тобто справи, які мають зберігатися до 10 років включно. Такі документи передають за номенклатурою справ або на розсуд керівництва за здавальними описами.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передаються до архіву за номенклатурою справ або, на розсуд підприємства, за здавальними описами довільної форми.
Справи передають до архіву підприємства за графіком. Графік передавання справ до архіву погоджується з керівниками структурних підрозділів і затверджується керівником підприємства.
Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.
Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником підприємства.
Справи до архіву доставляють працівники структурних підрозділів зв’язаними (упакованими) належним чином.
Приймання-передавання кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи.
Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві підприємства.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
