Для зберігання документів необхідно зробити п`ять кроків:
- створити оптимальні умови для зберігання документів;
- належно впорядкувати документи;
- організувати облік справ і документів;
- створити довідковий апарат до документів;
- додержуватися порядку користування документами архіву.
Вимоги до облаштування архіву і збереження архівних документів визначаємо за нормативним актом загальнодержавного значення — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 № 1000/5.
Окреме приміщення для архіву
Щоб створити оптимальні умови для зберігання документів, архів розташовують у спеціально побудованому або пристосованому приміщенні.
Спеціальне приміщення для архіву підприємства доцільно передбачити ще під час будівництва або переобладнання адміністративних будівель. Якщо ж таке приміщення відсутнє, для архіву виділяють пристосоване приміщення в адміністративній будівлі підприємства. Таке приміщення підлягає експертизі, під час якої визначають придатність приміщення для розташування архіву — перевіряють його вогнестійкість, довговічність, міцність конструкцій. Також оцінюють стан приміщення і перевіряють наявність та стан опалювальних і вентиляційних систем.
До експертизи залучають представників архівних, пожежних, будівельних, охоронних, санітарно-гігієнічних та інших профільних служб. Результати експертизи оформлюють актом.
Правила зберігання документів забороняють приймати в експлуатацію старі, сирі, неопалювані приміщення та приміщення, що не мають природної вентиляції повітря і надійної теплоізоляції, не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам.
Архів спільно з керівництвом підприємства несе відповідальність за:
- недотримання вимог до забезпечення збереженості документів;
- утрату та несанкціоноване знищення документів;
- необгрунтовану відмову в прийманні на зберігання документів постійного зберігання та з особового складу підвідомчих організацій у разі ліквідації останніх;
- порушення встановлених законодавством правил користування документами і доступу користувачів до документів
Архів має складатися з комплексу приміщень, до яких, зокрема, належать сховища для документів, робочі кабінети для працівників архіву, читальний зал або кабінет для роботи користувачів, тобто дослідників, працівників та інших.
Документи постійного та тимчасового (до 10 років) зберігання бажано розміщати в різних сховищах.
Сховища архіву мають бути ізольовані. Сторонні особи допускаються до них тільки з дозволу завідувача архіву і в присутності працівника архіву.
У сховищах необхідно забезпечити належний протипожежний режим та повністю усунути ризик затоплення. Обов’язкова наявність запасного виходу. У приміщеннях архіву не повинно бути газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів із них у сховища. Заборонено розташовувати сховища поруч із харчоблоками, а також складськими, виробничими, лабораторними приміщеннями, де зберігаються вогненебезпечні, хімічні речовини. Небажано влаштовувати архів у горищних або підвальних приміщеннях.
Зовнішні двері архівосховищ ізолюють металом. У неробочий час їх опечатують або опломбовують. Печатку, пломбір і ключ зберігають у чергового по організації або в місці, визначеному правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Якщо архів розташовано на першому поверсі, на вікнах установлюють відкидні металеві грати та охоронну сигналізацію.
Обладнання архіву підприємства
Сховища в архіві обладнують стаціонарними або пересувними металевими стелажами, які розташовують із дотриманням певних вимог.
Ширина головних проходів між рядами стелажів в архіві має становити 120 см, аширина проходів між стелажами — 80 см. Відстань між стіною й стелажами, паралельними стіні, — 50 см, а відстань між полицями по висоті — 40 см. Є вимога й для відстані між стіною й торцями стелажів, а саме 45 см.
Важливо, що відстань між стелажами та опалювальними системами в приміщенні архіву має становити не менше 110 см.
Конструкція й розміри стелажів і шаф для документів нестандартного формату залежать від розміру цих документів.
Якщо з певних причин в архіві встановлено дерев’яні стелажі, їх обов’язково обробляють вогнезахисними речовинами.
Стелажі розташовують перпендикулярно до стін з віконними прорізами, а в приміщеннях без вікон — з урахуванням особливостей приміщення і обладнання.
Для роботи на стелажах використовують сходи-драбини. Переміщають документи на бібліотечних візках.
Як допоміжні засоби для зберігання документів в архіві можна застосовувати металеві шафи, сейфи, шафи-купе.
Якщо архівних справ на підприємстві менше 100, допускається їх зберігання у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф мають бути тільки у керівника архіву (особи, відповідальної за архів).
У разі виникнення надзвичайних ситуацій (пожежа, затоплення, злочинне проникнення) вживають заходів для порятунку документів. Спеціальна комісія складає акт про події. Про втрату, псування, пошкодження документів, а також загрозу настання цих подій обов’язково інформують керівництво.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
