Вимоги до помічників керівників
Крос-функціональність — затребувана. Керівники в помічниках шукають: навички менеджера, психолога, організатора, кадровика і HR-фахівця, копірайтера та PR-ника, маркетолога, фінансиста і багатьох інших.
Високий рівень володіння програмами і сервісами, іноземними мовами. Від помічників керівники чекають, що вони аналізуватимуть дані, знатимуть 1С і чимало інших програм, інформаційно підтримуватимуть сайт компанії, писатимуть пости для соцмереж. Компанії прагнуть автоматизації роботи, і як наслідок — зменшується час на одну операцію. Конкурентоспроможність помічників і секретарів забезпечують soft skills (уміння вибудовувати комунікації, працювати в команді, керувати часом, проводити презентації) та digital skills (цифрові навички).
Що менша компанія, то більше функцій у секретаря. Секретар за функціоналом — помічник керівника
Володіти іноземними мовами — уже не перевага, а необхідність, оскільки збільшився попит на фахівців із двома іноземними мовами.
Психологічна сумісність із керівником та емоційний інтелект. Керівник хоче бачити поруч із собою розвиненого працівника, із широким кругозором, позитивного і комунікабельного, ерудита з високою загальною культурою.
Вимоги роботодавців зросли в бік більшої результативності й ефективності, робочий графік прямує до 24/7/365. Одночасно, особливо в малому бізнесі, з’явилися секретарі й помічники керівників на умовах віддаленої роботи й часткової зайнятості — технології нині це дозволяють.
Перспектива кар’єрного розвитку секретаря — у бік помічника, персонального та бізнес-асистента; персонального асистента — у бік управлінських і підприємницьких навичок.
Цінність помічників
Ми опитали 125 помічників і керівників. Виявили: в їхніх орієнтирах і установках є розбіжності. Найцінніша якість помічника для керівника — абсолютна відданість, відтак — старанність й інтелект. Натомість помічники ставлять на перші три місця інші свої особистісні якості: інтелект, комунікабельність й ініціативу.
Найбільші розбіжності в очікуваннях помічників і керівників у тому, наскільки потрібно володіти сучасними технологіями, піклуватися про репутацію компанії, а також у рівні заробітної плати. Сьогодні володіти цифровими технологіями необхідно не менше, ніж охайно і по-діловому виглядати. Від цього залежить, наскільки ефективно ви виконаєте роботу.
Також є розбіжності у помічників та керівників між очікуваннями цікавої роботи, кар’єрним зростанням і балансом особистого й робочого. Помічники керівника часто говорять про вигоряння: утому від графіка 24/7/365, високий темп роботи за великої кількості стандартних завдань тощо.
Вимоги до помічника керівника залишаються високими, оскільки він є партнером для керівника і знає про нього часто більше, ніж члени сім’ї. Тому величезне значення для керівників має абсолютна довіра до своїх помічників.
Недоліки помічників
Керівники не люблять, коли секретар або помічник нерозважливо витрачає гроші, не цінує їх, незалежно від того, чи бронює готелі, замовляє квитки, сервіси, послуги, продукти. Він має знати постачальників послуг і їх ціноутворення, а також як оптимізувати витрати компанії.
Не забувайте про діловий дрес-код, доглянутість і охайність в одязі й зовнішньому вигляді, але — без виклику. Трапляється, яскравий одяг секретаря відволікає від роботи, привертає до себе увагу не тільки керівника, але й усіх, хто потрапляє в коло ділового спілкування. Секретар і персональний асистент на роботі — ефективний медіатор, але не прима.
Керівника дратує, коли його помічник не вміє слухати і робить, як сам уважає за потрібне. Керівник висловив побажання і чекає, що їх виконають, а ініціатива в такий момент не потрібна.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
