Визначте процеси, які зобразити графічно. Діловодні процеси викликають найбільше запитань і конфліктів.
До уваги секретаря
Складіть їх перелік:
- створення,
- реєстрація та облік документів,
- рух і контроль виконання документів,
- зберігання,
- пошук і уніфікація форм документів.
Виберіть найпотрібніші вашим колегам процеси. Наприклад, як створювати і погоджувати документи, виконувати за ними завдання і готувати до відсилання — дії, які виконують працівники підрозділів. Приділіть цим процесам особливу увагу.
Потренуйтеся на справжньому документі. Основний і традиційно перший на підприємстві діловодний регламент — інструкція з діловодства. Подайте деякі елементи її змісту графічно, щоб працівникам, не досвідченим у діловодстві, було зручно сприймати. Під заголовками процесів у пам’ятках-схемах проставте пункти інструкції з діловодства, які описують процес.
Приклади пам’яток-схем
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
